论“互联网+”时代背景下秘书的素质

□邹金坊

(四川警察学院,四川 泸州 646000)

1 “互联网+”时代视域下的秘书素质

1.1 “互联网+”的时代特征

“互联网+”这个概念是李克强总理在2015年3月5日十二届全国人大三次会议的政府报告中提出的,以互联网资源为依托,以移动网络为抓手,着重推进移动互联网、云计算、大数据、物联网等现代业务的结合,推动社会行业的进步发展,促进经济的发展。简单地讲就是互联网+各类传统行业,当然并不是简单的相加,而是利用信息通信技术以及互联网平台,让互联网与传统行业进行深度融合,创造新的发展生态。

目前,“互联网+”已经在各个行业得到了初步应用,发挥着不可或缺的作用。随着网民和手机网民规模的不断扩大,“互联网+”已经渗透到了日常生活的各方面,方便了生活,提高了效率,“互联网+”的发展显然成为时代发展的必然。

1.2 传统秘书素质与“互联网+”时代秘书素质的比较

在不同时期,对秘书素质的要求不同。随着时代的变化,秘书工作的内容也日渐丰富,对秘书的素质能力也在不断地提出新的要求,这样才能更好地满足工作的需要,成为综合性、实用性的秘书工作者。“互联网+”时代是一个信息爆炸的时代,也是一个网络“横行”的时代,对秘书工作者素质提出了更高的要求。

1.2.1 工作内容形式更丰富、涉及领域更广

传统秘书的工作内容主要表现在草拟文件、会议记录、文件处理、电脑打字、档案管理、电话拨打、邮件收发等。在处理这些工作时主要的是依托纸质的办公材料,导致效率低,并且容易出现错误或遗失等情况。同时,传统的秘书主要集中在党政机关为主的行政领域,其他领域很少涉及专职的秘书。

“互联网+”时代秘书工作信息化和网络化,在掌握传统秘书具备的素质之外,还要具备办公自动化的能力素质。在这样的背景下,秘书的工作不再简单的是上述内容,而是还要具备文字处理编辑、板面编辑、图片处理、信息收集发布、熟练使用电脑办公软件等。作为领导的辅助者,必须掌握视频会议安排、“互联网+”宣传、“互联网+”活动、“互联网+”信息收集发布等技能。从过去的被动应对到当下的积极主动服务,提前为领导做好决策信息收集,主动提供各类可行的活动方案等。另外,秘书不再是集中在党政机关,各类企事业单位都有专门的秘书,涉及教育、金融、科技、文化、卫生等机构。

1.2.2 知识能力素质要求更高

随着时代的变化,工作内容也不断演变,对秘书的能力素质也不断更新。过去要求秘书能办文办事办会,能运用办公自动化,熟练使用打印机、传真机、扫描仪、相机等。现在,在满足这些素质的前提下,还需要具备对网络综合运用的素质,如办公无纸化、网络平台运用、互联网宣传等能力素质。这些办公软硬件的升级优化要求秘书要具备对电脑网络的操作技能,懂得如何运用和维护网页,通晓网页编辑等。对秘书知识结构的要求从单一化向多元化发展,要求具备的能力素质越来越全面,也更综合实用。

“互联网+”时代,各类业务都依托互联网发展,编织成了一张巨大的业务信息网,信息资源共享成为常态,单一的掌握本职工作的知识信息已经满足不了现实工作的需要了,这样的形势使得秘书工作者在熟悉本职工作的知识信息的同时,必须了解其他与自身工作相关的业务信息和新的技术能力,具备多元的知识储备,是高效处理工作的保障。

1.2.3 办事效率更高

传统秘书工作主要依托纸质化办公,书信文件主要靠邮寄,少有发邮件,会无大小重要,都得现身参加,获取信息更多的是靠查阅大量的纸质文档或书本,耗时且效率低。在“互联网+”时代,秘书可以通过电子档草拟公文,通过QQ、微信等社交工具发送信息,部分会议可以安排布置视频会议,查阅资料可以通过电脑文献检索,快速高效的查阅,既快捷又方便,大大提高了工作效率,节约了更多办公成本和办公时间。

在过去,秘书要安排布置一个重要会议的会场,通常采用的是现场多番布置实践,而在“互联网+”时代,秘书可以根据会场实地,在电脑上通过模拟会场,进行多方案的模拟布置,不仅能更精准的预算会议开支,也降低了秘书现场布置的工作量。传统的会议记录,秘书通常采用的是纸质的笔录,容易出错或遗漏,现在,秘书可以采用电子文档记录、视频、录音等方式,会后整理存档可以准确高效地还原会议精神。而会后的宣传报道,过去采用报刊、书籍、电视报道等方式,因为还需整理排版等,影响了消息的时效性,现在这方面的工作秘书可以通过微信平台推送、网页消息推送、会议重点视频剪接等方式传达会议精神。这些会议器材通常可以重复使用,极高地降低了开支,提高了资金的利用率,更主要的是这些方式手段能更好地迎合现代人的需要。

1.3 “互联网+”时代秘书素质培养的必要性

“互联网+”时代是一个虚拟世界和现实世界交织的时代,秘书工作者既要有把控现实中工作需要的能力,更需要具备驾驭虚拟世界的素质。随着“互联网+”时代的到来,网络已经成为社会生活的必需品,可以说,缺少了它社会甚至会出现短暂的瘫痪。秘书工作者要与时俱进,就必须去了解“互联网+”时代的本质,并去掌握对“互联网+”的运用,这是当下工作对秘书的要求,也是时代对秘书提出的要求。简单的假设若领导让完成视频会议、互联网课堂或者互联网就医等工作的安排,秘书工作者对这些不懂,不仅会耽误领导的工作计划,也会让自身的工作变得被动。显然,“互联网+”时代,秘书的素质决定着能否胜任一份工作,而具备“互联网+”时代素质的秘书已然是时代的必然性。

2 “互联网+”时代秘书的几个素质

2.1 信息的认知、获取、加工、分析、创造

“互联网+”时代信息刷新日新月异,而信息恰是科学决策的基础和依据。秘书作为领导的参谋、助手,信息工作地位日益突出,熟悉对信息的认知、获取和提炼,最终提供可靠有用的信息供领导决策参考。在这个过程中,秘书工作者要走出传统的从文件、书籍、报刊、简报等载体上获取信息的套路,要获得更多及时性的有用的信息,更应该学会从互联网、微信平台等新的信息平台上获取信息。在“互联网+”时代的今天,经常听到信息泛滥、信息灾难等关于信息的词汇,确实各种信息都加在互联网上进行宣传报道,甚至被个人用来表达自己的一些看法,例如,“互联网+医疗”“互联网+金融”“互联网+教育”“互联网+购物”等等,这些信息有正面的,也有负面的,有看到问题积极献策的,也更有无聊之人吐槽的信息。作为秘书,当领导需要关于某一个方面的现状信息时,该如何去从海量信息中提炼用价值的信息,这就是对秘书信息敏锐性的素质要求。“互联网+”时代网络信息刷新快,秘书的信息工作就体现的至关重要,这就迫使秘书在处理网络信息时形成了勤、全、细、敏的信息能力,即勤于收集,全面覆盖,认真细致,敏锐意识。

2.2 新媒体技术的掌握运用

传统的宣传,信息载体主要是报刊、展板、期刊、录音、视频等,但在“互联网+”时代的今天,显然这些宣传的效果无法达到微信、互联网为载体的宣传效果。移动互联网的普及发展,受众可以通过手机随时随地的查看消息,在这样的基础下,宣传工作可以做的形式多样,内容丰富,并且利于最大化的受众接受。所以掌握对微信平台、网页、视频剪接等技能,是“互联网+”时代秘书该具备的素质。“互联网+新媒体”利于辅助领导更好地完成工作,也迎合了时代的需求。在移动互联网飞速发展的今天,智能手机就是一个移动的信息平台,利用好这个移动平台,才能最大化的把信息传播。而简单的平台运营,网页操作,文章板块编辑等能力素质,是时代对一个秘书能力的考验。

2.3 舆情的处理、引导

伴随着“互联网+”时代的发展,自媒体越来越多,越来越多的人都可以在网络这个虚拟世界里“畅所欲言”。秘书作为领导的辅助者,看到不利于领导或者单位发展的负面信息,要有能力去处理,既要避免单位受影响,还得给别人满意的答案。秘书始终要坚定自己的立场,实事求是,政治思想要牢靠,坚持拥护党的领导,时刻保持清晰的头脑。对各类负面的信息、虚假信息、诋毁党和国家的信息不仅要学会抵制,更要学会去处理、引导,选择屏蔽还是与发布者沟通,努力去向社会传播多一点正能量的信息,少一些激发矛盾的负能量信息。

在具备辨别善恶是非的前提下,时刻要保持客观的心态,辩证全面地看待问题,明确自己的立场,能理智地看清舆论背后的本质,这是当下秘书具备的立场信念意识。面对正面的、负面的、虚假的信息扑面而来,秘书能更好地做好处理和引导,不能因为个人情感而去转发、散播各类过激的言语。

2.4 “互联网+”时代的办公室管理

传统的办公室管理,秘书工作者主要依靠的是纸质为载体,档案管理也主要的是纸质类的,办公自动化的运用主要就是对打印机、复印机、扫描仪、相机、传真机、刻录机等的使用及维护。在“互联网+”时代的今天,办公文档在除了纸质以外的,还有电子档的,对电子文档的接发、分类存档是秘书该具备的能力素质。熟练给电子档贴便签打备注、利用云空间安全有效备份文档,都是秘书要具有的能力素质。对办公室的互联网化管理主要也表现在办文办事中。在公文的草拟过程中,需要通过多次的修改排版,秘书需要对word文档熟练使用,会运用网络打印机,云备份等操作。工作中对ppt、excel 表格的选择使用,必须是要高效快捷。具备利用动态的电子档做电话、会议、行程安排记录的能力。在办会的准备时,在领导的要求内,会运用互联网进行模拟,预计开支,同时与互联网商家沟通商榷,在有限的经费内租用或者购买会议用品。工作中秘书会不断地研究摸索各类设备的运用和维护,形成一门附加的能力。

2.5 刷新办文办事办会的思维套路

“互联网+”构建了一个虚拟的立体世界,拓展另一个低成本的生产空间。在过去,秘书开展工作主要是依托客观的物质世界,大型会议的安排几乎总要进行现场的几次安排布置,耗时耗材。现在,可以轻松地利用互联网世界,模拟真实会议室进行布置安排,最终落实于真实的会场。不仅高效快捷,而且绿色环保,节约成本。秘书在办文办事办会的思维更多要结合“互联网+”,比如网购会议所需用品、通过互联网与客户联系沟通、利用动态图表管理信息、多平台宣传工作等,改变了过去办事“到处跑”,办会前期损耗大,办文内容呆板等现象。

灵活应变、方式新颖、内容精彩、受众易接受,这是“互联网+”时代秘书办文办事办会最显著的特点。面对快速发展的现实,要以人们喜闻乐见的方式开展工作,且让人津津乐道。秘书就要走在时代发展的技术信息浪潮最前端,不断刷新自我认识,刷新工作开展的套路做到旧事新办,旧理新说。

2.6 具有创新的思维

在“互联网+”时代,传统的工作方式正在慢慢走向网络化,看问题的眼光也要着眼时代的背景,跟上时代的步伐,在实践中不断学习进步。在“十三五”规划纲要里,习近平总书记提出的五位一体,明确提出了创新的重要性,企业、单位、个人,要进步发展,就必须进行创新。在这样的背景下,秘书工作复杂繁琐,处理问题的方法不能只是按照之前的套路,要勤思考,善分析,积极利用当下的互联网,探索新的方法,以求在保证原则的前提下达到效率最高。在工作中,秘书工作者要有这样的思维意识,积极把可行而又新颖的办事方案提供给领导参考。在继承优良作风的同时,也为工作注入新的血液,旧事新办,不断探索,以达到最优效果。

3 “互联网+”时代秘书素质的培养途径

3.1 培养敏锐的信息洞察能力

“互联网+”时代信息的数量和规模浩瀚如海,已经呈爆炸式渗透到日常的生活中,敏锐的信息洞察能力,是获取有价值信息的前提条件。这要求秘书工作者在日常的工作中要有信息意识,巧用各类媒体搜信息、在文山会海来淘信息、根据社情民意挖信息。时刻关注身边的时事和国内国际热点时事,做好信息的简单记录,找到较稳定的信息来源渠道,如可信度高的网站,或者是权威人士的发言。在收集到的信息中提炼对工作开展有价值的信息,加以分析创造再利用。“互联网+”时代信息内容丰富、量大、刷新快,秘书工作者在收集到的信息要懂得思考,具备信息的前瞻性,预测信息的发展趋势,为领导的决策计划提供参考。

3.2 掌握运用互联网的技能

“互联网+”时代要求秘书工作者必须具备一定的基础互联网处理技能,大概可以归为以下几类，如表1所示:

表1 互联网技能分类表

身处这样一个时代,对互联网技能的掌握,是秘书开展工作的有力保障。办公网络化、智能化已经是当下的大势,秘书要关注互联网科技的发展,主动学习掌握新的技能,不断提升工作效率。在工作开展中,秘书工作者要积极钻研,结合当下互联网和工作的需求,探索利于工作开展的新工具。

3.3 强化对“互联网+”高效运用

政府行政应依托“互联网+”,促进办事部门公共服务部门互相衔接,变“群众奔波”为“信息跑腿”,变“群众来回跑”为“部门协调办”,从源头上避免各类“其奇葩证明”、“循环证明”等现象,为群众提供更加人性化的服务。同样,秘书工作者,不管是政府秘书还是企事业单位秘书,强化对“互联网+”的运用,是必须要具备的思维意识。高效、快捷、方便这是每个行业都追求的工作目标。在打造服务型政务时,也应突出“互联网+”的重要性,对于秘书来说,工作性质本身就具有服务性,要打造秘书服务“一张网”也必须依托“互联网+”,强化对“互联网+”的运用,打造具有时代特征的服务型秘书。

从另一个层面来说,“互联网+”时代的今天,各类信息服务都依托互联网,强化对“互联网+”的高效运用,是必然也是要求。2016年9月国务院出台的《关于加快推进“互联网+政府服务”的工作指导意见》中提出将“互联网+政府服务”工作纳入干部教育培训体系,定期开展培训。在今后的工作开展中,“互联网+”的高效运用,具备“互联网+”思维,是秘书工作的必备技能,也是大环境的要求。

3.4 提升业务工作创新能力

“互联网+”时代是全民创新、大众创新的时代,这是国家提出的发展战略,更是时代的要求。在“互联网+”的今天,无论什么行业,一味地守旧、吃老本,只会被淘汰。对秘书工作来说,刷新自身的能力素质,具备创新意识,与时俱进,是迫在眉睫的需要。在开展工作中,要不断学习新的思想、科学文化知识,掌握新的办公技能,结合现实工作,创新工作方式。打开思维,绝不安于现状,充分运用网络资源自我学习,提升业务素质能力。秘书工作者作为领导的参谋者、辅助者,更要具备创新思维,做好业态创新和管理创新。主动吸收、学习新的知识,掌握新的办事技能,开拓新的办事通道,提高秘书的工作效率,适应时代的需要,做实用型、综合型的人才。

4 “互联网+”时代秘书素质的价值及发展趋势

4.1 “互联网+”时代秘书素质的价值

“互联网+”时代的到来,各个行业把业务加载在互联网上,行成了信息资源共享的一张网,即管理与运用基于一体。“互联网+”让秘书在辅助领导决策时,从“拍脑袋”到“用数据说话”的改变,决策更加科学合理。在办公室的管理中,“互联网+”让管理更精细化、精确化,改变了过去粗放的管理和人海战术的决策形式。具备“互联网+”时代素质的秘书,能打破办公碎片化,构建立体的办公体系,更高效地利用资源,提高工作效率,工作的内容也可以让人一目了然。秘书的素质与时俱进,体现的是政府、企事业单位办公智能化的和公共服务的个性化。具备“互联网+”时代素质的秘书,在智能化地展开工作的同时,也优化了工作效率。

4.2 “互联网+”时代秘书素质发展的趋势

“互联网+”时代的到来,具备互联网思维已经成为时代发展的大势,对秘书工作者来说,是否具备当下时代所需要的素质,是能否高效开展工作的保障。具备与时俱进的能力素质的秘书,才能满足社会的需要,创造价值,推动社会的进步。“互联网+”时代秘书素质在继承传统秘书素质的基础上必须要有刷新,这是时代发展的必然性要求。秘书作为当下必不可缺的岗位,其能力素质必须要迎合时代的需要,学习新的技能,掌握新的知识,形成多元化的知识结构。积极涌入“互联网+”这个时代的潮流中,成为当下势不可挡的浪潮。

5 结语

“互联网+”带来的社会的发展日新月异,各类人才若无法做到时刻地刷新自己,随时会落伍。秘书是领导的参谋和助手,尽管行业和性质不同,但都要跟上时代的节拍,与时俱进,这就要做到随时更新知识,加强实践锻炼。

秘书的工作内容和工作要求也反映了一个时代的特征,在“互联网+”为时代背景的今天,新的领域、新的行业融入日常生活,推动了社会文明的进步。对秘书来说,这样的变革,是对能力素质提出了新的要求。显然一味地封闭,不掌握新的技能,已经难以满足工作的需要。秘书在继承过去优良的工作精神、能力、素质、作风等的基础上,还要看到新的具有时代特性的要求,贴合现实工作的需要,不断地刷新自己,充实自己,努力打造实用型、综合型的秘书人才。

“互联网+”时代的到来,对“互联网+”素质的要求成了时代人才发展的要求,也是社会进步的必然要求。秘书作为社会行业中的一类工作者,无论是政府秘书,还是企事业单位、私人秘书,必须面对现实、看清现实,结合实际需要,学习新的技能,不断地提升能力素质,打造具有“互联网+”烙印的时代秘书素质。

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