浅析高校学报编辑初审工作流程

赵岩洁

一、引言

高校学报普遍采用“三审制”。初审是“三审制”的开始，是决定期刊学术水平和工作效率的基础环节，其质量直接影响稿件后续审理工作。编辑端正审稿态度，坚守责任意识，严把质量关，防止审稿失范，是保证审稿质量的关键。目前关于初审的研究主要集中在初审内容[1-2]、初审方法[3-5]、初审的重要性[6-7]等，对审稿完整流程的探讨较多，但仅针对初审流程进行的探讨较少。本文针对审稿流程中关键环节——初审进行深入探讨，从重要性、时段性出发对初审工作进行阶段划分，提出初审工作流程，以流程图的形式呈现各阶段的子工作。通过规范初审流程，提高初审效率，保证初审质量，为稿件的后续审理工作做好准备。

二、初审需要解决什么问题

首先，初审主要解决的问题是做好初步审查、评价和筛选，决定稿件退稿、修改或送专家评审。其次，规范稿件格式、内容，避免低级错误进入后续审理，帮助作者完善稿件，培养其良好的写作规范，提高写作水平。

三、初审的工作流程

初审工作具有一定的计划性和阶段性。虽然在实际工作中对初审流程没有明确的时间规定和内容划分，但是在不同期刊的实际操作中，编辑初审环节都具有自身的特点和规律。为了便于探讨，根据作者所在学报的自身特点（双月刊，邮箱投稿），现对编辑初审工作进行阶段讨论，将其划分为第一阶段和第二阶段，并分别制作了两个阶段的工作流程图（见图1和图2）。

（一）初审第一阶段

第一阶段分别是从两个角度确认稿件的走向，解决两个问题。首先是从编辑角度出发，对稿件核对和确认，初步判定稿件是否能继续审理；其次是从作者角度出发，对于确认可以继续审理的稿件，与作者进行沟通和提醒，确认审稿程序、审阅周期和刊发周期，编辑以收到作者根据格式模板进行修改的稿件为准，确定作者投稿，开始初审第二阶段。详细流程见图1。图中箭头指示的是工作流程，虚线内是对工作流程中稿件核对和确认以及提醒和沟通的具体内容罗列。

常规的初审一般只从第一个角度进行判断。大多情况下邮箱投稿的期刊都会设置自动回复，在收到稿件时告知审稿期大致1～3个月，如果在这几个月内未收到用稿通知，作者可自行处理；网络投稿系统也只能够看到审稿每个阶段预计完成时间，但大多时候并不保证在预计完成时间内完成。作者投稿时对期刊了解不足，而期刊也未给作者提供清晰的说明，导致作者对投稿期刊完整的审稿程序、每个程序审阅的时间、期刊的刊发周期等不了解。这点一直是作者同期刊之间的一个矛盾点，所以这一阶段非常重要。在初审时就解决这个矛盾，在双方都确认的基础上进行初审，既能提高编辑初审的效率，降低作者投稿疑虑，保证整个审稿流程的顺利完成；同时也减少了后续审阅中由于作者自身原因产生的退稿，避免做无用功。

图1：初审第一阶段工作流程图

1.稿件核对和确认。编辑在收到稿件后，主要从刊物要求和创新两个角度初步判断稿件是否符合要求，能否继续审理。

（1）刊物要求主要包括刊物宗旨、作者基本要求、基本学术规范等。刊物宗旨一般是从体裁、内容出发，判断是否符合本刊的刊发范围；对作者的基本要求包括学历、职称、单位等；学术规范涉及稿件的基本结构是否完整，是否符合学术论文的一般要求。

（2）创新性预判断。主要是从三方面对稿件的创新性进行初步判断。首先，通过CNKI文献检测系统，对稿件进行学术不端检测，依据检测结果判断稿件是否存在抄袭。同时要区分去除引用文献检测结果以及去除本人文献检测结果，避免因仅看检测结果而流失优质稿件。不能将其作为唯一的判定标准，也要根据具体内容进行具体分析，查看重复文字位置，判断文章的创新性。一般出现在引言、研究区概况、研究方法处的基本都是引用文献或综述，属于正常引用；如出现在结果分析、结论部分，且不是与已有研究进行的对比，则说明稿件基本属于抄袭，研究意义不大。通过对比检测系统得出的单篇最大重复文献，也可以进一步判断稿件是否具有创新性。其次，可以通过网络检测稿件创新性，充分利用数据库、搜索引擎等网络资源对稿件题名、关键词、作者姓名、基金项目等进行检索，进一步核对文章的创新性。最后根据稿件内容进行创新性预判断。从引言综述中直观判断稿件的创新性，从稿件的研究方法、研究范围、研究结果结论、参考文献上判断是否有创新。

对于不符合刊物要求和缺少创新性的稿件要第一时间做退稿处理，告知作者退稿原因，注意措辞，表达清楚、简练，态度坦诚、耐心。对于那些综合质量不错，但由于作者缺乏对刊物的了解，盲目投稿，编辑应抱着对作者负责的态度，详细说明退稿缘由，帮助作者了解原因，有针对性投稿。通过及时同作者进行沟通，珍视作者宝贵的发表时效，在作者群中树立良好的职业形象，[8]培养潜在作者群。

2.沟通和提醒。对符合刊物要求且具有创新性的稿件，需要同作者进行沟通和提醒，部分工作提前确认。平顶山学院学报是双月刊，其中自科版仅两期，分别是第二期和第五期，即上半年一期，下半年一期。两期之间间隔6个月，对于自科版而言大多数的稿件都具有时效性，特别是试验结果、时空变动研究等，需要及时将研究结果发布，指导实践。所以为了避免作者的研究成果失去时效性，丧失研究意义，需要编辑将稿件的审稿流程（每个稿件都要经过初审、外审和主编终审最终确定是否录用）、审阅周期（每个阶段大概的时间周期）、刊发周期（双月刊，刊发时间一般为4月和10月）在收稿时及时的告知作者，让作者清晰地了解整个审稿过程，做到心里有数，避免由于不了解稿件进展而产生的不安情绪以及频繁询问，根据实际情况合理判断是否继续投稿，避免耽误优秀科研成果的刊发；同时也避免了编辑和审稿专家做无用功，节省了编辑部审阅成本。集中主要精力确保初审质量，解决基本的常识性错误，避免将问题遗留到后期复审甚至是编辑加工和校对工作中。

每个学报对于稿件的书写规范在遵循国标的同时也有自身的要求，为了统一规范，也为了便于初审，编辑应该根据学报投稿指南的要求，制作投稿格式模板，详细标明、举例说明投稿论文的基本结构和格式要求，以便于作者根据模板对稿件进行修改。由于自科版的作者群中在读研究生占有一定比例，很多作者是初次投稿，写作经验不足，对学术论文基本结构和格式的把握欠缺，通过提供模板，可以帮助他们了解学术论文的基本结构，规范学术论文写作。

（二）初审第二阶段

这个阶段是初审的重点，稿件进入全面审读阶段。初审是期刊编辑流程中的一项严肃、具备高度责任感的工作，也是确定稿件刊发与否和确保期刊出版质量的一道最严格的编辑流程。[9]这个阶段需要认真精读原稿，边读边审、边分析边判断，只有如此才能全面了解稿件的各部分结构内容、语言表述、期刊出版格式规范、逻辑关系等，才有可能较好地把握和理解稿件，进而得出相对客观的初审意见，做出稿件处理。只有以严谨的态度精心对待稿件，用之有据，退之有理，既不埋没好稿，也不误用差稿，精读精审，才能保证稿件质量，复审、终审才能顺利、稳妥地进行。[10]

图2：初审第二阶段工作流程图

1.全面审读。初审工作的完备与否直接关系到稿件的后续审理效率高低。初审工作量较大，需要解决文章中出现的明显问题。

（1）政治性问题。政治性问题是初审第二阶段需要注意的首要问题。一旦出现该问题，无论是对于作者，还是编辑、学报都是非常严重的事情。自然科学的学术论文一般较少涉及政治性问题，往往容易因不明显而被忽视，需要编辑在精读全文时提高警惕，慎重对待。除了一般社会科学类学术论文中需要注意的政治性问题外，在自科版需要着重注意几点：第一，提到地理位置、看到地图时，要确认区域范围以及国界线、重要岛屿是否完整正确的显示，是否涉及国家主权和对外关系等，地图的绘制出版不仅涉及科学性和规范性，更关乎国家主权和民族利益，是具有重大导向性的政治问题。[11]因此要严格遵守《地图管理条例》（中华人民共和国国务院令第664号）的规定；第二，科技发展是否执行国家有关科技、出版的政策法令[12]；第三，政治性往往同保密性相连，要注意科技保密，以及重大的国家统计资料、数据等经济秘密的保密[13]。

（2）学术价值和创新性。第二阶段通过对学术论文基本结构[题目、摘要、关键词、引言（综述）、正文、参考文献、其他]的审阅，根据严谨性、完整性判断稿件的学术价值和创新性。

题目要简明且能反映下文的主要内容，避免使用非公知公用的外来语、缩写词、数学式、化学式等；摘要目的、方法、结果和结论4要素要齐全、清晰，不夸大事实，不笼统抽象的说明；关键词能集中反映稿件主题内容；引言要对相关研究现状、拟解决的问题、研究的必要性、研究思路或方法、预期研究结果、意义等[14]进行实质性的描述，需要一定数量的参考文献的支撑，不能同摘要、结论雷同，须与结论相呼应；正文中必须有对研究对象、数据来源、方法的具体说明，通过审阅这3部分内容直观的判断稿件是否具有创新性，研究价值如何，对结果的分析不是简单的数据罗列，对图表内容的重复说明，需要有判断、整合、归纳，体现条理性、逻辑性，结论部分不是简单的、不经概括的重复结果；参考文献的审阅不仅是在形式上查看文献数量、出版时间、来源、著录格式规范等，同时也需要在内容上审查引用的必要性，防止出现错误引用、无关引用；其他包括作者简介、单位、基金项目等，需要核对内容是否正确、完整、真实。

（3）语言表达。通过对结构的精读，从语言文字上了解作者的写作能力，是初审中的一项重要内容。基本要求是：语句与语句间的衔接通达，合乎语法和逻辑。语句简明、概念明确、结构严明[3]，语句通畅、用词准确、详略得当、层次分明。

（4）数据。数据方面，对文中出现的部分数据要进行核对，许多时候由于作者粗心或因文章内容多次修改调整，极易出现数值的偏差，所以编辑需要根据稿件所提供的基础数据、表格、公式等进行推导，对于简单的求和、百分比等结果进行计算核对，避免低级错误延续到后期编辑校对。同时还要注意对比图表和上下文，核对数据同文字的对应，对数据的真实性进行判定，防止出现不一致或矛盾的现象。

（5）格式。标点、数字、图表、量和单位等要严格遵循《标点符号用法》GB/T 15834—2011、《出版物上数字用法》GB/T 15835—2011、《数值修约规则与极限数值的表示和判定》GB/T 8170—2008、《标准化工作导则》GB/T 1.1—2009、《有关量、单位和符号的一般原则》GB/T 3101—1993国家标准，以国标作为指导。图表要清晰，有自明性。

2.做出初审判断。经过初审第二阶段的全面审读，一般会有3种结果：（1）直接退稿。凡是内容存在政治性问题、结构缺失、数据有误、语言表达和逻辑关系混乱的，需立即退稿，通知作者并告知具体退稿原因。（2）退修。存在一定问题，但通过修改可以达到外审的稿件，需要提供给作者详细的初审意见，并与作者进行沟通讨论，完善稿件后再次审阅。（3）进入外审。对于各方面都较好的优质稿件，可以联系相应专业方向专家进行外审。

实际的初审工作中并没有像图1和图2中区分的那样明显，部分内容在两个阶段也会有交叉，各部分紧密相连，是一个有机的整体。

四、结语

编辑初审是处理来稿的第一个重要环节，初审质量的好坏既关系到稿件的去留，又关系到后续审理、编辑加工和校对，要求编辑必须高度认真、负责，尊重作者的学术成果，对作者、外审专家、编辑部负责。虽然不同期刊有不同的要求，但利用初审第一阶段处理好期刊同作者之间的关系，让作者了解期刊，从被动变为主动，对于提高初审效率，保证初审质量，都是一个很好的尝试。初审第二阶段的审阅是初审质量保障的核心，规范的流程更有利于帮助编辑全面、准确的判断稿件的学术价值和创新性。通过对初审流程两个阶段的划分和说明，力图帮助编辑提高初审质量，节约初审时间，积累作者，保证优质稿件进入外审。

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