事业单位信息化平台建设的功能定位及实践

赵靓雯

中图分类号：G203 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2018）2-000-02

摘 要 随着事业单位分类改革进程的不断深化，信息化平台建设必须成为助力组织内部控制的重要载体。而信息化平台的使用价值主要从信息传递和信息整合等环节来体现，那么围繞着信息传递和整合的视角来考察功能定位问题，也就成为了本文立论的出发点。实践路径包括：多目标视角下规划内部技术组织架构、基于体制变革重塑单位内部组织生态、强调信息化平台各功能模块的标准化、以科室为单位强化部门信息管理考核。

关键词 事业单位 信息化平台 功能定位 实践

在建设事业单位信息化平台的过程中，需要厘清该平台建设的功能定位。之所以提出这样的观点在于，信息化平台在建设中需要投入大量的组织资源，若是定位不准而要求后期进行功能再造，则势必形成大量的资源浪费。那么，如何厘清事业单位信息化平台建设的功能呢。由管理学原理可知，信息化平台的使用价值应与事业单位发展的近期目标和远景目标相适应，所以沿着这样的逻辑便能细化出功能要件。随着事业单位分类改革进程的不断深化，信息化平台建设必须成为助力组织内部控制的重要载体。而信息化平台的使用价值主要从信息传递和信息整合等环节来体现，那么围绕着信息传递和整合的视角来考察功能定位问题，也就成为了本文立论的出发点。基于以上所述，笔者将就文章主题展开讨论。

一、事业单位信息化平台建设的功能定位

具体而言，可以将其功能定位归纳为以下两个方面：

（一）定位于信息传递

事业单位的组织形态呈现出直线职能型的架构，由这种组织形态所决定的信息传递模式主要体现在，上行和下行两个环节。事业单位信息传递活动的开展，又需基于单位目标管理的内在逻辑。因此，针对上行信息传递主要体现为，科室部门对目标任务完成情况向上级汇报，并反映在任务完成过程中所遭遇的问题。下行信息传递则表现为，上级对下级的任务完成情况进行反馈，并在目标分解的基础上协调各科室的任务结构。这里需要强调的是，在事业单位权威式管理传统中，上行信息传递具有强制性的要求。而建立起下行信息传递所内在的协调机制，则成为了推动组织内部工作效率的关键。

（二）定位于信息整合

信息整合的作用不仅反映在通过大数据分析来为管理层的决策提供依据，还反映在借助历史数据的均值表现来为科室部门的任务完成提供风险管控机制。这里的风险管控主要体现在财务风险管控之中，而这又与事业单位体制改革所追求的成本控制目标相一致。相对于信息传递而言，信息整合具有相对静态的特征，它通过储存历史数据来为今后的大数据分析提供支撑，且数据分析结果也具有相对的稳定性。

二、功能定位驱动下的难点问题解析

在功能定位驱动下，当前需要直面以下三个方面的难题：

（一）直面组织生态所表现出的问题

在事业单位中建设信息化平台，这不仅体现为一种技术路径，还体现为需要打破传统的组织生态环境。其中的原理便是，生产关系需要与提升了的生产力（信息化平台建设）相适应。但从诸多事业单位所表现出的现状中可知，管理层一般聚焦信息化平台应用的岗位培训，而缺少对组织工作文化重塑的考虑。这样一来，就会因人为因素（生产关系）而抑制信息化平台的有效应用。

（二）直面组织演变所表现出的问题

事业单位组织演变具有远景目标特征，而在近期的演变中主要体现在单位性质的改变中。随着组织演变路径的明晰，事业单位未来的目标任务和组织技术形态等指标都将发挥显著的变化。那么，若是信息化平台缺少功能再造的可能，或者在今后实施功能再造中存在着较大的沉淀成本。这样一来，便会增大目前信息化平台建设的风险。

（三）直面制度规制所表现出的问题

笔者发现，不少作者在讨论类似主题时往往存在着“只见物不见人”的弊端。实践表明，若是信息化平台应用主体存在着岗位意识淡薄，或者习惯于传统组织生态环境的工作模式，那么信息化平台仍难以充分发挥其功效。因此，这里还需要解决岗位制度规制问题。

三、问题导向下的实践路径

在以上问题导向下，实践路径可从以下四个方面来构建：

（一）多目标视角下规划内部技术组织架构

这里的多目标包括近期目标和远景目标两大类，而对内部技术组织架构进行规划的目的，便在于建立起与信息化平台建设相适应的生产关系。对于实现近期的目标而言，则需要在信息化平台两项功能的定位下，建立大部制组织架构。即，将业务范畴相关联的科室部门，在不改变科室结构的情形下统一设置信息数据共享平台。对于愿景目标而言，则需要打破上述科室的职能化壁垒，形成组织扁平化管理模式。

（二）基于体制变革重塑单位内部组织生态

我们不能仅从“互联网+”时代背景下来理解信息化平台的应用前景，还需要让职工意识到信息化平台在提升组织业务竞争力上的功效。因此，管理层需要基于体制变革进程的深入，将市场意识和技术服务竞争能力构建意识植入到组织文化中来。进而，打破职工群体所习惯理解的“互联网+工作”的认为。面对直线职能化组织架构，则要求中层部门管理者承担起组织生态重塑的宣传和考核任务。

（三）强调信息化平台各功能模块的标准化

只有实现个功能模块的标准化，才能确保今后在功能再造时能够有效降低原有平台的沉淀成本。为此，事业单位在信息化平台建设项目招标过程中，首先就需要选择具有较强市场地位的供应商，他们的产品往往具有市场标杆作用，进而为实现模块的标准化提供实力支撑。在满足近期使用目标的同时，管理层会同各科室负责人还需要对未来可能的应用需求进行梳理，并将信息汇总后交由第三方供应商进行技术处理。

（四）以科室为单位强化部门信息管理考核

正如上文所提到的信息传递和信息整合两大功能，而实现该功能任务的主体便是各科室部门。为了使科室部门能够认真完成信息传递的真实性，以及信息储存的完整性任务，在绩效考核体系的设计中，便需要围绕着信息化平台的有效应用进行创新和优化。对此，笔者将在本单位的实践中不断深入思考。

四、工作展望

这里，笔者在对今后工作的重点内容进行展望：

（一）建立各部门信息反馈考核机制

在办公室档案信息化管理实践中，影响档案管理时效的原因主要出在职能部门的配合上。为此，需要建立各部门信息反馈的考核机制。笔者建议，各职能部门应安排专门的信息员来与办公室档案部门保持联系，并根据事业单位档案管理的制度要求，合规及时的将部门有关工作信息反馈到办公室。以年度为考核时间单元，进而将考核与部门年度绩效评分相挂钩。

（二）着手培养档案信息化管理人员

为了突出办公室档案信息化管理的专业性，在不另设科室的情况下应安排专人专岗。理由在于，办公室档案管理的任务还涉及到传统领域，而实现纸质档案与电子档案之间信息上的闭合，则需要在分工协作下来实现。因此，可以在已有档案管理人员中选择适合的人选，参与到档案信息化的岗位培训中来。

五、结语

本文认为，信息化平台的使用价值主要从信息传递和信息整合等环节来体现，那么围绕着信息传递和整合的视角来考察功能定位问题，也就成为了信息化平台建设的出发点。通过主题讨论，实践路径可围绕着：多目标视角下规划内部技术组织架构、基于体制变革重塑单位内部组织生态、强调信息化平台各功能模块的标准化、以科室为单位强化部门信息管理考核等四个方面来构建。

参考文献：

[1] 张洪江.关于高校档案归档管理现状及改进对策研究[J].2016（12）.

[2] 褚继兰.对高校档案信息开发利用的几点思考[J].教育科学（全文版），2016（4）.

[3] 毛元青，刘梅玲.“互联网+”时代的管理会计信息化探讨——第十四届全国会计信息化学术年会主要观点综述[J].会计研究，2015（11）.

[4] 许汉友，姜亚琳，张蓓.“互联网+”时代管理会计信息化研究——基于财务共享服务视角[J].新会计，2016（1）.