铁路物资采购管理系统的设计与实现*

杨涛

（中国铁路西安局有限集团公司采购所 所长、工程师，陕西 西安 710054）

0 引言

铁路运输总成本支出中约30%为物料成本支出。近年来，随着铁路运营里程的快速增长，新技术、新装备的不断投入运用，物资采购、供应额逐年攀升。规范采购行为、提高采购效率、保证采购质量、降低采购成本、防控廉政风险是铁路物资采购部门面临的重大课题，也是铁路运输企业提升经济效益、实现经营目标的必由之路。

中国铁路总公司全面推广应用“铁路物资管理信息系统”，极大地提高了铁路物资管理水平，但在采购业务管理方面，其内置的功能还无法满足物资采购全过程管理的实际需求。中国铁路西安局集团有限公司（以下简称集团公司）采购所作为负责组织实施物资、服务集中采购和报废物资销售的执行机构，按照铁路总公司《铁路信息化总体规划》，以及集团公司《物资管理办法》《采购管理办法》和《智慧西铁建设规划》等文件要求，提出研发采购管理信息系统，借助信息化手段提高铁路物资采购管理水平，实现物资采购全过程管理、全流程卡控。

1 系统设计目标

联动物资管理信息系统、物资采购商务平台、局属企业产品目录管理系统、招投标代理管理、电商网购（办公耗材、劳保用品、低值易耗品等通用物资）等系统，建立集团公司集中采购管理、下属单位自主采购管理、评标专家库管理、供应商投标管理、廉政风险提醒、采购追踪分析六个支撑子系统，从项目的计划审批、采购执行到结项办理，实现全过程信息化闭环管理，达到每个环节均有记录，每步操作均有廉政风险提醒，每个项目均有详细的一项一档电子档案资料，实现采购各环节管理的标准化、精细化、透明化。

通过建立采购大平台，明确各部门职责，形成采购所牵头组织、业务部门和使用单位参与、物资处监督、纪检监察部门再监督的运行机制，实现规范采购行为、提高采购效率、保证采购质量、降低采购成本、防控廉政风险的总体要求。

2 系统总体设计

2.1 系统结构图及流程图

具体内容见图1和图2。

图1 系统结构图

图2 系统设计流程图

2.2 系统组成及功能

2.2.1 集团公司集中采购管理

根据集团公司《采购管理办法》的规定，满足集中采购条件的物资和服务由各专业处室汇总本专业同类物资、服务，统一提报采购项目，各基层站段不得越级提报路局集采项目。路局集中采购功能实现了从项目申请、审批、招标公告发布到开标办理、中标办理、结项办理等全过程的信息化管理。

Part 1：项目提报

在项目提报环节需填报项目的基本信息（包括项目名称、投资金额、经办人、资金来源、计划招标时间等信息），采购明细（包括物资编码、名称、规格、数量、到货日期、合同签订单位等信息），包件划分及资格、技术、商务条件设置，评审委员会组建方案等，并经9级审核，完成项目的流转审批（见图3）。提报过程中，在填写关键信息项时（如款源、建议采购方式、标的物描述、最高限价、技术要求、供应商资格条件等），系统自动进行廉政风险提示和操作说明。

图3 提报及审批流程

Part 2：采购办理

采购办理环节主要包括：招标公告及文件发布、供应商报名、专家抽取、开标办理、中标办理、流标办理等（见图4）。

图4 办理流程

招标公告及文件发布：项目流转审批完成后自动进入招标公告、文件发布环节。系统根据项目基本信息及招标公告、文件模板自动生成招标公告和招标文件，经办理人员确认后，通过系统与采购商务平台接口，直接发布至采购商务平台。

供应商报名：招标公告发布成功后，系统自动打开供应商报名功能。供应商可自主通过互联网进行投标报名，报名信息成功上传并经相关办理人员审核后，系统自动向投标人发送短信提醒；投标人至相应网站下载标书，报名完成。报名开始及结束时间系统自动卡控，超出时间系统自动关闭。

专家抽取：开标前24小时系统开启项目专家抽取功能，制订专家抽取方案，经操作人员确认后，由系统在专家库中随机抽取评审专家，并利用电话及短信方式进行通知。

开标办理：按照开标的先后顺序，对开标过程进行信息化改造，提高工作效率，防范廉政风险。该环节包括供应商签到、评标专家签到、投标报价、评标报告生成及采购方式确定等功能。

中标办理：系统根据采购明细、投标报价等信息自动生成采购结果及中标公告，经操作人员确定后，通过系统与采购商务平台接口，直接发布至采购商务平台，完成整个项目的办理。

流标办理：针对供应商报名不足或其他原因造成的项目流标，系统设计了流标处理功能。项目流标需要由操作人员确认，并输入流标原因，系统自动根据项目信息及流标原因生成流标公告，直接发布至采购商务平台；生成电子复审报告提交项目提报人、部门负责人进行审核。相关技术商务条件无需修改时，由办理人员操作系统生成二次采购；相关技术商务条件需要修改时，项目自动终止。

Part 3：结项管理

根据局纪委要求，“四项”经济活动结项表作为财务付款前的必要条件，已完成采购的项目在系统中自动提取项目相关信息生成四项经济活动结项表，主办单位只需填写结项主要内容，经流转审批、备案，完成结项（见图5）。同时系统提取该项目的所有必要信息归档，实现项目档案电子化（见图6）。

图5 结项流程图

图6 一项一档表

2.2.2 部门/站段自采管理子系统

此类项目占比较小，业务流程较路局集中采购作了适当简化，数据流及数据间的相互卡控要求与集中采购一致。

2.2.3 评标专家管理子系统

系统中按照主评、辅评设置了技术、经济、法律三大类共84个评审专业；专家入库自愿申请、逐级审核，并在线签署《西安铁路局公开采购评审专家廉洁承诺书》存档；每个项目的评审专家均由系统随机在专家库中抽取；每名专家的抽取记录和评审记录均在系统中存储，可随时查询、统计。

2.2.4 投标供应商管理子系统

通过设计项目包件与采购物资、招标文件、投标保证金之间的关系，建立电子化报名流程，实现投标报名流程的信息化改造。供应商通过互联网即可自助完成报名工作，简化报名流程、缩短报名时间、减轻报名的工作量。同时每个投标供应商的历史投标及中标记录可追踪查询。

2.2.5 采购追踪分析

系统设计了按照采购方式、资金来源、专业类型及综合条件等多种方式统计，实现对采购数据的全面统计分析。

2.2.6 廉政风险警示管理

此项功能内嵌在上述业务子系统内，在操作人录入/修改关键数据项、审批意见时进行显示提醒，系统后台提供精细化定位维护功能。

3 系统运用效果

3.1 实现全面覆盖，节约采购成本

路局集采范围由过去的批量30万元以上的大维修物资和设备采购，拓展至全部大维修物资，以及批量10万元以上设备、路局“两经”企业生产性物资、依法必须招标以外的建设项目甲供物资。还创新性地将委外服务的采购纳入管理范畴，实现了物资、服务有权采购管理的全覆盖，从根本上改变了多部门、多渠道、小批量分散采购的局面。

2017年全年，路局集中采购总额258 749.12万元；节支31 965.23万元，节支率11%。其中：物资、服务批量采购92 173.13万元，节约计划投资6 858.12万元；运营维修物资协议供货实际供应额166 575.98万元，节约成本25 107.11万元。

3.2 加快信息传递，提升工作效率

所有集中采购项目的申报、审批、办理、发布、结项环节均在网络上完成，在体现集体决策、逐级审核、过程留痕、阳光透明的同时，提升了工作效率。

3.3 明确主体责任，确保采购质量

采购信息系统实行实名制，为每一个用户都建立了账号，按照职责分工赋予其项目流转权限，记录了各用户的使用日志。在明确每个用户责任的同时，实现了所有环节的全员参与，汇聚了全员智慧，为物资、服务的采购质量提供了强有力的保障。

3.4 专家随机抽取，防控廉政风险

开标24小时前，由专家管理系统随机抽取采购项目评审专家，并通过语音电话和短信通知。专家现场签到前，系统自动屏蔽评审专家及评审的项目信息，避免了信息外泄，最大限度压缩物资采购中的权力寻租空间，运用科技手段降低廉政风险。

4 结束语

路局采购管理系统实现了采购信息的全面公开，通过技术手段合理分权明责，关键环节廉政预警，重点权力行使留痕，变人控为机控，采购效率、效果大大提升。在系统运用过程中我们仍在积极探索“制度+科技”模式下进一步优化和升级采购管理模式的流程和机制，创新“系统抓、抓系统”管理理念，不断提高业务管理水平和党风廉政建设。

采购管理业务在全路具有较强的通用性和复制性，应积极推动实现铁路物资采购管理的网络化、电子化，评审过程的远程化、可视化，采购数据的共享化、联动化。