档案跟踪服务在电厂技改项目中的作用

火力发电厂作为科技和人才密集的企业，每年都有技术改造项目。目前，技改项目主要包括立项决策阶段、设计阶段、施工阶段、竣工交付使用阶段以及后评价阶段。每个阶段任务的完成，又必须以大量相关的档案信息为依据。因此，档案人员可根据项目的实际进展情况，及时地、连续地向相关参与人员提供对对口的、准确的各种档案信息服务，直到项目完成。这种服务就是项目档案的信息跟踪服务，它在整个技改项目周期起着巨大的作用。下面以我公司超低排放技改项目为例进行阐述。

一、档案信息跟踪服务在立项阶段的作用

技改项目立项阶段主要工作有编制项目建议书，进行可行性研究和编制可行性研究报告，有的项目还要进行建设场地的地震安全性评价和工程项目的环境影响评价。

此次进行改造的机组容量为2×300MW，自然循环单炉膛。由于机组燃用煤质与设计煤质存在较大差异，含硫量大幅度偏离设计煤含硫量。2011年进行脱硫改造，2013年进行脱硝改造，2014年进行除尘布袋更换，同步进行了锅炉低氮燃烧改造、拆除脱硫烟气旁路、引风机改造等项目，使得烟气中固体颗粒物、SO2排放浓度低于30mg/Nm3、100mg/Nm3，通过环保验收。2016年，由于环保政策要求，电厂进行烟气脱硫、除尘超低排放改造，要求改造后烟气中固体颗粒物、SO2排放浓度低于5mg/Nm3、35mg/Nm3。

可行性分析是论证项目的理论意义、实用价值和经济效益的前期调研过程。它要求以经济效益为核心，围绕影响项目的各种因素，运用大量的数据资料论证拟建项目是否可行。在此过程中，需要档案人员开展档案信息跟踪服务，把过去的、现有的、本企业的、相关企业的档案信息汇集起来，包括试验数据、论证材料、计算图表、附图等，经过分析整理，提供给包括计划部、生产设备部、运行部在内的相关部门，使参与项目的人员能很快了解技改前的现状、技改需要达到的科技水平以及科技新工艺、新技术、新成果及市场动态等，从而确定拟立项项目要达到的技术水平、市场目标、成本目标和质量目标，进而完成项目的论证工作。

公司在立项期间，积极开展前期工作，委托专业的第三方公司编制《超低排放技术改造可行性研究报告》《超低排放改造技改工程环评报告》《超低排放改造工程节能评估报告》等相关文件，委托招标公司代理招标，发布施工单位、监理单位等招标文件，对技改项目的商务部分和技术部分分别提出规范和要求。并将在此阶段产生的所有前期文件都及时进行了归档。

由此可见，开展档案跟踪服务在项目论证中具有十分重要的作用，有利于参与者开阔思路，启迪创新。

二、档案信息跟踪服务在设计阶段的作用

设计阶段是对拟进行技改项目的实施在技术上和经济上进行全面而详尽的安排。分为初步设计和施工图设计。内容包括项目背景描述、目标确定、范围规划、范围定义、工作分解、工作排序、工作延续时间估计、进度安排、资源计划、费用估计、费用预算、质量计划、质量保证等内容。具体工作包括招投标工作、合同签订、施工图制作等。

公司委托内蒙古能源发电聚能招标有限公司就超低排放技改项目发出招标公告后，国内有二十多家公司有意向参与投标。在此期间，公司档案室向审查资质合格的意向单位提供项目相关的技术档案，方便意向单位按照招标文件技术部分结合的要求，进一步获取详细的技术参数，编制投标文件。

招标公司按照公司的要求，对投标文件进行审查，经过评标、议标、开标等一系列必须环节，确定此次超低排放技改EPC项目的中标单位为北京清新环境技术股份有限公司，并签订合同，合同内容包括设计、施工和设备供货以及调试。清新公司立即着手施工图的设计。在此阶段产生的招标、投标及评标文件以及合同都及时归档。

由此可见，开展档案跟踪服务在项目设计阶段中具有十分重要的作用，可为参与者提供真实的、详细的一手材料。

三、档案信息跟踪服务在项目施工阶段的作用

技改项目施工阶段就是技改项目一经批准开工建设，项目就进入建筑安装实施阶段。在此阶段，不仅需要查阅项目设计图，还要就细节问题查阅大量的曾经的档案信息，同时也会产生大量的施工过程文件，涉及到合同管理、物资管理、工程质量管理、安全管理、财务管理、人力资源管理以及进度控制、范围变更控制与环境保护等各方面内容。这些文件的产生单位一般为施工单位和监理单位。

在这个阶段，档案工作人员应主动下现场，对施工单位进行业务指导工作。在越低排放改造项目期间，我们对施工单位和监理单位进行档案业务指导，在工程进行初期召开会议，就需要立档的技术资料范围进行了说明。施工单位极其重视档案工作，指定各专业的专工进行档案的收集、保管工作，在工程期间随时接受档案业务指导，在工程结束前集中到档案室接受档案立卷规范的培训。

由此可见，开展档案跟踪服务在项目施工阶段中具有十分重要的作用，可为参与者提供细致的档案业务指导。

四、档案信息跟踪服务在竣工验收阶段的作用

技改项目竣工验收交付使用阶段是当项目实施完毕，具备验收条件后由项目所在单位向生产技术部门提出竣工验收报告（报告内容应包含验收方案和验收条款），生产技术部门组织相关科室和专业人员对项目进行验收，包括范围确认、质量验收、费用决算与审计、项目资料与验收、项目交接与清算、项目审计及项目后评价。项目后评价是对项目的立项决策、设计施工、竣工投产、生产经营等全过程进行系统评价的一种技术经济活动，是在项目投入生产使用一段时间后再进行的环节，此文不做探讨。

项目竣工验收是技改项目的最后一个环节，同时也是今后同类项目应用或推广的起点，它是整个技改项目活动中的关键工作。在项目验收前，档案人员要把项目的全部科技文件材料收集齐全，包括施工图、设计变更、竣工图、分项分部质量验评、施工过程管理性文件等，按照档案规范严格审查、把关，在确保归档文件材料质量的前提下，做到应归尽归。这对项目验收工作起着重要的作用。

项目竣工验收是从“立项”预期的目标值、安全、环保、工艺、投资、经济效益等全方位进行评价，并出具验收报告及评语，各参加人员会签，会签后的材料档案室存档备案。

在验收超低排放技改项目竣工材料时，发现有的地方只有项目单位领导的签字，却没有项目单位的公章；有个别设备有使用说明书无合格证；有个别竣工图章上缺少签字。在反映给施工单位项目组后，对方都及时给予补盖、补交和补签，使得项目验收手续齐全，214卷项目档案的顺利交接，整套资料系统、规范、完整。由此可见，开展档案跟踪服务在项目竣工阶段具有十分重要的作用，可规范性的接收各类竣工档案。

2017年3月，内蒙古自治区环境监测中心出具的《超低排放改造工程建设项目竣工环境保护验收监测报告》各参数显示，公司超低排放技改项目达到预期目标。

通过超低排放技改项目这个实例，不难发现，在技改项目中实行全程跟踪服务，尤其是在施工过程中对各施工单位进行档案业务指导是很有必要的，及时对施工单位进行业务检查及指导，能及时了解施工单位档案工作质量，及早发现了立卷中出现的问题，把业务指导和监督检查相结合，进而保证竣工资料归档工作的质量。

可见，在电厂技改项目中，档案人员通过各种渠道和途径不失时机地开展创造性的跟踪服务，前期可以起到“雨前送伞，雪中送炭”的作用，中期可发挥着保证项目水平、项目质量的作用，后期可发挥历史凭证和技术储存的作用，同时也能促进档案服务机制的转变，推动档案管理工作规范、持久的发展，从而为电厂自身的发展提供更多的知识支撑。

[1]朱红.试论档案信息跟踪服务与作用 黑龙江史志，2009, (7)

[2]顾晓玲.浅析档案信息的跟踪服务.机电兵船档案，2012, (1)

[3] 刘海敏等.档案信息为科研课题跟踪服务的实践与认识,会议论文2012年全国档案工作者年会2012

[4]姚娟 .加强业务指导主动跟踪服务哈尔滨市轨道交通3号线一期工程项目率先通过档案专项验收，黑龙江档案，2016, (6)

[5] 赵琪.项目管理成熟度模型的理论与应用研究,学位论文 南京航空航天大学2006