投标文件编制质量提升措施初探

陈海华

中铁二十四局集团有限公司

正文：

投标文件是投标人展示企业实力、信誉状况、投标报价及对招标文件响应程度的重要文件，是评标委员会和招标人评价招标人的主要依据。投标人在满足招标文件要求的前提下编制出高水平的投标文件是在竞争中能否获胜的关键。因此编制高质量的投标文件对经营人员来说是一项具有挑战的工作。

投标文件的编制一般历经三个步骤：

（1）项目信息的跟踪辨别及招标文件的购买。一条项目招标公告发布后，首先要确认是否满足资格条件，然后要了解项目情况，比如项目资金情况、业主是否有倾向性单位等，这些问题确认无疑后才能购买招标文件，否则只能是做无用功，白白浪费金钱和人力。

（2）购买招标文件后，经营人员首先要认真研读招标文件内容，摸清招标人意图，吃透招标文件的全部内容。其次要结合招标文件要求，对照自身条件，决定是否参加项目的投标。

（3）投标文件的编制。严格按照招标文件编制，对招标文件提出的实质性要求和条件逐条作出响应。

这三个步骤是做好投标文件编制的基础，如何做好这些基础工作，从而编制出高质量的投标文件，是值得所有从事经营工作的人认真思考的问题，下面笔者将根据自己几年的经营工作经验就投标文件编制要点做一些交流。

1、提高投标人员业务素质。

首先投标人员应是熟悉业务、专业知识扎实、现场经验丰富的工程技术人员。这样编出的标书才具有竞争力。其次投标人员应具备不断学习并善于学习的能力。商务人员既要对企业业绩、人员信息、信誉评价、备案情况等做到心中有数，还要对招标文件做到吃准读透，要掌握招标文件关键要点；施组人员要加强学习施工中应用到的新方法、新工艺、新材料，及时更新自己的知识储备；报价人员要熟悉施工技术和工艺，经常深入施工现场，做到理论与实际相结合，这样才能更准确合理地进行投标报价。总之编标人员既要对自身业务进行系统研究，又要对对其他方面（比如商务、施组或报价）的知识有所了解，不断完善自己专业知识体系。最后投标人员要有强烈的责任心，任何时候都要保持认真和细心，不得有半点马虎和懈怠，一次微小的疏忽和大意就可能痛失一次极好的中标机会。

2、重视投标组织，制定投标文件编制计划。

招标文件购买后，经营人员要认真研读招标文件，再根据投标文件编制难易情况制定投标文件编制计划，这样做的目的一是可以尽早落实商务、技术、报价编制人员，将责任划分出去，让大家各司其职；二是可以根据投标编制时间合理制定编标进度节点，包括商务、技术、报价文件终稿完成时间、打印装订包封时间、开标人员的行程安排等。时间安排上要合理，既要给编标人员留足编标时间，也要给文件的审核及修改留足时间。制定时间节点的目的是给编标人员适当的压力，所谓有压力才能有动力，否则编制进度会一拖再拖，最后标书的质量也就可想而知。

3、认真研读招标文件，编制投标文件编制要点，全面细致地梳理能导致废标的响应性条款和废标因素，以避免在投标文件编制和审核过程中出现疏漏。

招标文件由招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单、图纸、技术标准和要求、投标文件格式组成。招标文件拿到后，首先要认真研读招标文件的每部分内容，并摘录其要点。这样做的目的可以防止对招标文件重要内容出现疏漏，同时也为编标人员和审核人员提供了方便，因为在投标文件编制和审核过程中只要一一对照要点内容，就很容易检查出投标文件是否存在问题。

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4、做好职责分工，重视现场踏勘

按照投标文件编制要求，分商务、报价及施组三部分分别编制投标文件。商务人员除了编制商务文件以外，还要配合财务人员办理投标保证金（现金或包含）手续，以及跟踪招标文件补遗发布网站，一旦有新补遗，要及时将补遗书传达给报价及施组人员。如果在编标过程中对招标文件有疑义，商务人员要及时将所发现问题汇总并在招标人澄清截止时间前发至招标人，要求招标人澄清。报价人员要与施组人员做好沟通，不清楚的施工方法、施工工艺要及时请教施组人员。

要重视标前现场踏勘，尽量做到施组、报价人员都参加。踏勘现场时应查明以下方面内容: （1）现场的地形、地貌；（2）水文和气候条件；（3）实施和完成合同工程及其缺陷修复的工作范围、性质和所需材料采购和加工；（4）取土场、弃土场位置；（5）进场道路和水、电条件；（6）当地的乡规民约和风俗习惯；（7）对投标有影响或起作用的风险意外等的其它必要资料。施组人员只有把这些内容调查清楚，编制的施工组织设计才能结合项目现场实际情况有针对性地提出解决方案，以及应对复杂建设环境干扰的多种有效措施。

除此之外踏勘人员还应认真调查本项目当地建筑材料市场价格，尤其是地材价格情况，近年来由于国家环保更加严格，全国许多地方禁止违法采砂开山，从而导致地材价格成倍上涨，施工成本急剧增加。目前地材价格已经成为项目最大不可控风险，尤其对于地材材料价格不予调差的项目更是如此。因此在投标过程中要充分调查掌握当地工程材料、施工用电、用水的实际供应情况和施工现场的运输条件。报价人员只有较为全面的掌握项目现场情况及材料情况，项目成本分析才能更加贴合实际，投标报价也才能更加合理。

5、分析各区域投标特点，研究其评标办法，收集整理历年开标记录，从而制定相应的投标报价策略以防止盲目报价。

投标标价编制与最终报价是投标的关键性工作，也是整个投标工作的核心，投标报价策略运用是否得当，会直接影响施工企业是否中标。因此总结投标报价经验和教训，对于提高报价水平而言显得尤为重要。一般来说各个省各个行业都有其固有的投标特点，或者是评标办法，或者是基本固有的中标价降幅区间，平时注重对这些投标特点进行研究，无疑会避免盲目定价，从而增加中标的可能。

以公路为例，《公路工程标准施工招标文件》有四种评标办法，分别是合理低价法、技术评分最低标价法、综合评分法以及经评审的最低投标价法，这四种办法是公路项目招标文件中采用最多的四种办法。

（1）合理低价法。合理低价法是综合评估法中的评分因素中评标价的得分为100分、其他评分因素分值为0分的评标办法，这种评标办法的评标基准价的计算方法一般由招标人根据项目特点和实际需要制定，因此我们首先要认真研究评标基准价的计算方法，掌握其规律，其次更重要的是要掌握历次中标价的降幅区间，经这样确定的投标报价才能更贴合实际。

（2）技术评分最低标价法。评标委员会对满足招标文件实质性要求的投标文件的施工组织设计、主要管理人员、企业技术能力等因素进行评分，按照得分由高到低排序，对排名在招标文件规定数量以内的投标人的报价文件进行评审，按照评标价由低到高的顺序推荐中标候选人。这种评标办法的本意是让招标人能选择到质量好、信誉高、价格合理、技术强、方案优的施工单位，但是实际情况往往是沦为某些单位围标以及滋生腐败的工具。评标因素中的主要管理人员、企业技术能力、履约信誉等属于客观因素，而施工组织设计属于主观因素，因此施工组织设计打分的随意性大，容易给围标创造条件。

（3）综合评分法。评标委员会对满足招标文件实质性要求的投标文件，按照评分标准对施工组织设计、主要管理人员、评标价以及其他评分因素进行打分，并按得分由高到低的顺序推荐中标候选人。这种评标办法一般采用的较少，一般适用于技术特别复杂的特大桥梁和特长隧道项目主体工程。采用本办法招标的项目一般资格要求较高，因此在一定程度上避免了没有实力的单位参与，但是这种办法和技术评分最低评分标价法一样，也容易给围标创造条件。

（4）经评审的最低投标价法。评标审委员会对满足招标文件实质性要求的投标文件，按照投标价由低到高的顺序推荐中标候选人（投标报价低于成本的除外）。这种办法适用于规模较小、技术含量较低的工程，要求评标价不得低于成本价，但是在实际招投标过程中并没有得到严格执行，投标时往往只看报价，谁的报价低谁中标，从而导致一些企业不计成本，以低于成本价低价中标，最终在实际施工过程中只能偷工减料，继而造成一系列不良影响。因此对于采用这种评标办法的项目还是要守住成本底线，不能为中标而中标，避免给企业带来经济损失。

以上四种办法是公路行业最为常用的四种办法，实际工作中要注重研究不同区域投标特点，并研究其评标办法以及收集整理历年开标信息，从而才能制定相应的投标报价策略以防止盲目报价。

5、重视审核，建立严格的审核制度。

投标文件是否存在问题，审核是其最后一道关卡。在编标过程中，编标人员为了提高工作效率，往往利用同类型投标项目的投标文件进行修改（一般商务和施组就是如此），这就不可避免会出现“笔下误”和手工删改错误。对于这些错误，编标人员在自检过程中能发现部分错误，但由于其惯性思维的缘故，也有些错误编标当事人发现不了，因此其他人员交叉检查就显得更为重要，一般来说交叉检查的人员不得少于两人。商务、施组、报价定稿后业务总负责人还应该进行总体审核。

审核是投标文件编制的一个重要环节，应该将审核程序化、制度化。按照本人自检、其他人员交叉检查、业务总负责人总体审核的流程执行，切实落实审核人员责任，按照招标文件响应性条款和废标因素认真审核，从而避免因不必要的错误导致废标的产生。

6、收集、整理每次中标候选人公示信息，重点研究被否决单位的否决依据及原因，并从中汲取经验教训，防止犯同样的错误。

以公路为例，一般来说中标候选人公示内容包含被否决投标的投标人名称、否决依据和原因，因此研究类似项目的公示信息，可以从中吸取教训，得到警示，在很大程度上可以避免类似错误的发生。

结语：投标文件编制是经营工作中重要的一环，投标文件质量的高低有时直接决定一个项目是否能顺利中标落地，因为投标文件是评标委员会和招标人评价招标人的主要依据，因此提高投标文件质量是所有经营工作者必须直面的问题。提高投标人员业务素质、注重投标文件编制要点、做好投标基础工作是提高投标文件质量的重要方式。