论高校办公室秘书能力的提升

饶晗

[摘 要]教育是支撑国家稳步发展的基础力量，是培养各类高素质人才的重要渠道，是促进各行业进一步细分和向高、精、深发展的不竭动力。在高校教育体系之中，办公室秘书扮演着至关重要的角色，主要为就校园发展、建设、学校事务管理等提供辅助性服务，其直接影响着高校运行水平。文章在此就高校办公室秘书能力的提升展开了分析与研究。

[关键词]高校；办公室；秘书能力

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.16.123

早前，习近平总书记就秘书这项工作给予了总结。谈起“秘书工作的风范”，他提到，办公室秘书工作具有重、苦、杂与难的特点。[1]在刚刚过去的十九大上，要求秘书工作应全面坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，全面贯彻习近平总书记系列重要讲话精神与党中央治国理政新理念新思想新战略，并设立了相应的秘书处，可见，政府部门对高校办公室秘书工作给予了高度的认知，强调依法治校，构建平安校园，这对高校办公室秘书能力提出了更高的要求。因此，为提高高校办公室秘书能力，应结合十九大基本精神，重视对办公室秘书专业能力的培训与教育，分别从管理、政治、计算机等角度出发，从而提升高校办公室秘书能力。

1 高校办公室秘书能力提升的重要性

近些年来，我国高等教育得到了全面的发展，为全面推行高等教育工作，应发挥好办公室秘书人员的重要作用，其能为领导决策的制定提供参谋与系列服务，可见，办公室秘书人员的工作效率变得十分关键。当前，高校秘书工作应充分顺应新时代的具体要求，充分体会习近平在1990年时，就总结出办公室秘书工作具有重、苦、杂与难四个特点。[2]同时，针对办公室工作提出三点希望，即具备“高度责任感”，要“高效率开展工作”，实行“高水平服务”，[3]提出办公室秘书应增强角色意识，及时摆正自身位置；要增强办公室秘书的时间管理能力、沟通能力与协调组织能力，以便更好地胜任秘书这一重要工作。

高校规范化、法制化发展要求必须结合高校大学生的实际需求，促进大学生的健康成长，需要构建平安校园，让大学生生活在一个平安而健康的环境内，是提高高校运行效率的关键所在。为打造平安校园，高校办公室秘书人员责无旁贷。例如，在校园内，要组织人员张贴关于构建“平安校园”的条幅，还应组织相关人员开展平安校园宣传与教育活动，不断提高秘书的职业道德与责任感，为平安校园建设提供保障。就秘书问题，在十九大上也给予了高度重视，要求秘书应具备高度的职业责任感，处理好高校的相关事务，全面坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导的基本原则，贯彻习近平总书记的系列重要讲话精神与党中央治国理政新理念新思想新战略。

2 高校办公室秘书能力的提升策略

2.1 做好秘书角色定位，增强服务意识

新时期，高校办公室秘书工作的实施，应全面贯彻群众基本路线，做好秘书角色定位，增强服务意识，要求秘书要牢记党的核心宗旨，[4]主要为高校提供政治服务，从而凸显高校秘书的重要价值。

在高校运行过程中，党政办公室属于关键的机关职能部门，其也是重要的办事机构与综合管理部门，也是高校领导的重要参谋者。[3]对于高校而言，工作效率运行高低、成果好坏，从根本上取决于办公室秘书的基本素质的高低。在当下全面建设平安校园、大规模开展依法治校工作背景下，秘书人员尤其应该增强安全意识，及时将平安校园建设的基本理念传达下去，设置平安校园建设的相关事务，引导各系部将校园正常、平安有序的教学和生活秩序结合起来，共同营造良好的育人环境。这就需要秘书人员扮演好自身桥梁性的角色，发挥好联系上下级、高校内外的重要作用，积极发挥行政管理职能，成为高校领导者的智慧背囊，为领导提供辅助，全面承担参谋、督查、公文处理等事务。

2.2 结合服务对象类型，提供服务需求

要提高秘书服务质量，必须要全面了解秘书服务的对象。高校服务对象主要有广大学生、教职工与校外人员等，其中学生又有不同学历层次、专业类型和身心状况的划分，教职工有不同岗位、职称、研究领域等区别，校外人员亦有诸多类型。总而言之，在高校内，学生是高校存在的重要基础和条件，其发挥着主体性的作用。如今的高校基本以“95后”学生为主，他们的身心发展特点区别于一般“90后”和广大“80后”，学生事务因此呈现复杂性、多元化的特点，这要求高校秘书处工作中应与时俱进，不断进步，才能更好地处理高校事务与接待学生。还要掌握专业的法律法规知识，把握上级部门新政策并制定适合本校的应急方案。

办公室秘书时常会遇到多人办事的情况，此时，秘书应对事情影响范围、轻重缓解、延迟可能导致的后果等进行科学判断，对事务、服务对象等予以科学排序，若部分事务无法及时办理，需要请示相关领导或邀请部分人员来进行协助，必须做到对每个服务对象尽责、负责，从而提高服务对象的满意度。

2.3 提高办公室秘书的综合素質

办公室秘书应具备高度的政治品质、团队合作意识、基础知识，客观公正的态度、服务意识与进取精神。其中，政治素质是对秘书的首要要求。尤其学院办公室工作常常涉及教职工隐私、人事流动、重要文件等机密，这要求办公室秘书必须严格做好保密工作，有公德心和职业素养，生活中不谈工作八卦，废弃公文文件经粉碎后丢弃等。基础知识点主要涵盖高等教育管理、行政管理、写作知识、科技知识与统计知识等。业务能力主要包含基本业务知识、职业敏感度等；而基本能力则包含沟通能力、调研能力、创新能力、计算机实践能力、管理能力与应变能力等。身心素质则主要包含心理健康、仪表风度、思维敏捷、沉稳等素质。

高校办公室工作的全面性与开放性要求从业人员必须具备一定的服务意识，懂得妥善处理好各方面的关系，做好学院领导的服务工作。秉持学院“以质立校、以生为本、突出特色、崇尚创新”的办学理念，工作中围绕应用型大学建设需求，坚持实事求是原则，从而具备秉公办事、大公无私的基本素质。同时，秘书人员应积极开展理论学习，不断学习马克思主义、毛泽东思想与中国特色社会主义理论，尤其是习近平新时代中国特色社会主义思想，注重理论联系实际，养成终身学习的良好习惯。另外，还应开展教育事业，要求秘书人员应多学习政治、科技、法律、经济、管理等多元化的文化知识点，还要强调各项办公工作走向制度化、规范化与科学化，要求秘书人员要深度开展秘书专业知识点学习工作。作为一名秘书人员，还应不断地参与到社会实践之中，主要是通过社会实践来达到知识创新的目的，这成为检验真理的重要指标，从而促进秘书的快速成长。

3 结 论

综上所述，为全面弘扬与贯彻党的十九大精神，贯彻习近平总书记的重要讲话，设立秘书处，旨在负责党的各项事务。针对此项问题，应不断提升高校办公室秘书能力，提高办公室秘书的综合能力，分别从政治、管理等角度出发，定期对办公室秘书进行培训，让办公室秘书明确自身的职责与义务，合理分配各项工作，将各项工作分配得井井有条，才能提高办公效率，从而为高校相关事务的实施提供条件。

参考文献：

[1]侯庆.高校机要秘书工作能力提升路径研究[J].教育观察，2017，6（17）：21-22.

[2]江允英.高校办公室秘书工作能力研究[J].领导科学论坛，2017（15）：66-68.

[3]骆姝.高校办公室秘书工作中的沟通艺术[J].办公室业务，2016（4）：116.

[4]许拥旺，陈维泽.角色理论视角下高校办公室秘书的能力提升[J].求知导刊，2015（3）：108.