浅谈数字档案管理中的知识发现与知识服务

张艳芳

摘 要：数字档案出现在我国的档案管理体系的时间也已经很长了，管理数字档案时，管理人员需要革新原有的管理系统，应用更为先进的数字化管理技术，通过可靠的管理系统来达到整合数字档案资源的管理目的。在应用与管理数字型档案时，需要着重利用数字档案资源之中的知识，因此发现知识与知识型服务两项管理活动的价值就被提升。本文根据对数字型档案管理工作的了解，对知识服务与发现知识进行分析。

关键词：数字档案；知识发现；知识服务；档案管理

创建信息化的档案管理系统已经成为我国很多档案管理单位当前的主要任务。数字型档案逐渐融入到了我国的档案系统之中，使管理者可以借助信息资源来完成应用档案的任务。数字档案信息中包含着极为丰富的知识，这也就给档案管理人员提供了全新的管理思路，从知识服务与知识发现这两个角度出发，将数字型档案资源的根本价值发挥出出来。本文根据对数字型档案的已有管理经验，对这两方面档案利用活动加以研究。

1 知识服务与知识发现的基本内涵

在对知识服务与知识发现两方面内容进行分析时。需要先对这两种概念充分理解，以便于明确其重点。

1.1 知识发现

在数字档案中实现知识发现主要需要从档案资源之中寻找具有价值的知识要点，对知识进行整合之后，就可以对知识进行利用，档案知识具有的价值包括历史价值与记录性价值，数字档案主要是由数据构成，管理人员负责在多样化的档案库之中，找出具有利用价值的知识。同时完成数据向知识转换工作，借此来拓展数字型档案资源的价值。虽然知识发现属于档案利用环节之中一项比较基础的工作，但是其开展过程却比较复杂，各中的各种处理工作均是为了将数字档案信息的深层次价值被挖掘出来。

1.2 知识服务

知识服务属于后续工作，在发现了有应用价值的知识之后，还要以知识为核心来建设知识服务系统，将数字信息资源服务提供给需求者，在创建数字型档案服务系统时，可以适当地将新型智能管理技术应用到系统之中。从现有的知识服务工作开展的效果来看，知识型服务存在的问题主要体现在服务的片面性。因此在创新档案知识服务系统时，可以将扩展档案服务系统当做创新核心点。

2 知识服务活动的现有问题

如果想要改进知识服务工作，就必须要先找出知识服务的现有问题，从而使服务改进工作更为可靠而又有效。

档案信息化建设对档案信息的广泛利用提供了强有力的管理和服务手段，用户利用网络信息查询技术可以比较快速和准确的得到所需要的有价值的档案信息，数字档案信息资源的海量性和用户利用档案的专题性的矛盾得到一定程度的缓解。但是，用户若要根据自身的工作性质和信息需求，从浩如烟海的数字档案信息资源中，获取所需要的基于内容和解决方案的知识服务则缺乏相应的技术支持。用户得到的信息还存在冗余性和离散性，数字档案信息利用结果并不能完全满足用户的最终需求。换句话说，面对不断增加如潮水般的数字信息，人们将不再满足于数据库的查询功能，而是需要的是从数字档案中得到有用的信息或者知识为决策服务。

3 运行模式分析

3.1 扩展数字型档案信息空间

开展数字档案管理中的知识服务，首先要明确数字档案信息空间的概念。数字档案信息空间是宏观信息空间中的子空间，是由数字档案数据空间、软件空间、硬件空间、时间空间、技术空间、网络空间和服务空间等构成的空间集合。信息空间概念的运用始于对计算机应用系统的描述。对计算机应用系统而言，信息是对客观事物运动过程的描述，数据则是对信息的编码。应用系统运行过程中，系统的功能和信息管理是通过对数据的加工和处理来完成的。这时，包括硬件、软件和数据在内的计算机系统构成一个完整的信息空间。

3.2 完善知识服务系统

在应用数字化管理技术时，管理人员需要对具有结构化特点的档案信息进行整合。将需要应用的信息融入到信息储存系统之中，通过多种方法应用信息，进一步使各个方面的档案管理工作被充分联合起来。在优化知识服务系统时，需要抓住数字档案资源的基本特点，先将可应用的数字档案材料加以分类，使服务工作更具条理化。在完成分类工作之后，还可以建设处可靠的管理模型，对档案应用者的反馈信息进行反映，最后根据工作反映情况来完善知识推荐活动。在提供档案知识服务时，还要参照使用者的主观需求来给出合适的服务。之所以需要对应用信息进行反馈主要是因为用户会对获取的知识服务给出不同的反映，收紧这些反映信息可以帮助管理人员改进知识服务的不合理之处，在未来的知识管理工作之中可以改进这些缺陷，提升知识服务水平。

3.3 优化空间组织形式

数字档案信息空间的组织模式是指系统的运行环境、内部结构以及相互间的关系模式。数字档案信息空间的构建应当结合数字档案与知识服务的特点，构建网络体系、数据管理体系、应用和服务体系、标准体系和安全体系等，从而构成一个高效运行的有机整体。一般说来，数字档案信息空间应当包括数据管理空间、网络应用空间、知识服务空间三個组成部分。

现阶段，我国正在开展档案信息化建设，而建设是在我国现有的档案基础上进行的，其特点是拥有大量的信息资源。因为国家进行档案信息建设，因此人们对于档案的管理以及服务的方式都增多。整个社会在建设档案的时候，都是为了能够实现信息资源共享这个目标，而在这个目标的指引下，建设进程一直在进行，并且不断的在实现目标。本篇文章主要是研究了数字档案中的知识发现与服务，是众多同类型研究的一部分，由于资料有限，本次的研究还有不足，而且还有一些问题没有解决，例如技术方面的缺陷等。但是我国的计算机技术水平在不断的进步，而对数字档案的研究也会加深。档案中有着丰富的资源对其进行研究，可以使一些隐藏的资源被发现，而且还能成为促进社会发展的动力。

4 结束语

数字档案管理系统对于物质基础的要求比较高，应用计算机设备以及信息系统可以充分管理数字档案，然而受到应用资金的限制，一部分档案管理单位并没有配置完善的设备，这也给数字档案管理工作带来了一些技术方面的限制，基础性的管理任务难以完成，而高级的发现知识与服务知识活动就更难以被实现，因此管理人员在有了物质基础之后，还要针对数字档案的特点来寻找到更多的隐蔽性知识，切实提升数字档案的服务水平。

参考文献：

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