浅谈企业科技档案管理与创新

王魏英

【摘要】当今社会是一个高速发展的信息化社会，对于企业来说，档案信息被赋予了更加多元、丰富的意义，对企业的档案信息进行科学的管理是十分有必要并且十分重要的。然而，当前很多企业都不能很好的利用档案信息为企业提供快捷、方面、有效的服务，因此，对于企业来说加强科技档案管理的创新工作很具有实际意义。本文首先对当前企业的档案信息管理模式进行分析，探究其存在的主要的问题，然后对企业科技档案管理的创新进行探究，对企业的科技档案管理的创新具有一定的指导意义。

【关键词】科技档案：信息管理；企业创新；高效管理；便捷服务

随着互联网时代的飞速发展，当今社会已然是一个信息社会，对于企业来说，能否拥有最前沿的技术信息以及商业信息在很大的程度上决定了一个企业的发展状况，也就是说，企业必须拥有先进的信息档案管理机制，使企业能够对其所掌握的重要信息进行十分有效的整理、分析以及运用，更好地促进企业健康发展。企业档案管理的创新，就是要企业在思想上以及行动上都要做到对信息档案管理有着足够的重视程度，为企业探寻出行之有效得科技档案管理方法。使企业能够在激烈的商业竞争之中，占据先机、规避风险、把握机会，更加健康、快速的发展。

一、企业技术创新中的档案信息需求

企业对于技术创新中的档案信息量的需求是十分庞大的，因此，对于企业信息档案的技术创新是十分必要的，而要做好其创新工作，要做到能够根据企业的自身情况、每个部门的特点，具有针对性、目的性的对现有的信息档案管理技术进行创新以及更新，使信息更够最大限度的发挥其作用，做到清晰、准确、有条理、有层次的为企业提供服务。

二、企业档案管理现状分析

（一）管理模式陈旧

在当今社会，很多企业的档案管理模式处于仅仅对档案进行一定的收集、整理、分析以及初级的应用阶段，还没有认识到科学的对档案进行管理的重要性，管理模式一直没有改变，十分陈旧。在信息时代，所要整理运用的档案信息来源渠道更加丰富，内容所包含的种类也相对更多，因此，仅仅靠传统的档案管理模式很难十分高效的对更加丰富的信息量进行处理，而将档案由信息的方式进行处理，就能通过信息化办公的优势，建立合适的企业档案信息管理体统，为其提供更加多元、更加快捷的信息化档案服务，有助于提高企业日常工作的效率。

（二）档案管理方式单一

目前，多数企业的档案部门并未有能力聘用专业的计算机编程方面的人才，采购先进的计算机设备，开发出针对本企业的信息档案服务系统，并对其进行定期维护、修复。只能依照传统的手段，对档案进行管理，这样的弊端是无法为企业提高十分方便高效的服务，而且对于在管理档案过程中所重现的错误以及问题，不能做到及时的纠正，不利于企业的健康发展。

（三）档案管理工作态度被动

许多企业的档案部门并没有采用十分人性化的管理方案，使得档案部门的工作人员一般采取按部就班的工作态度，缺少工作的主动性，只有工作交到了自己的手上才会着手处理，并且由于管理制度的不健全，很容易导致工作效率低下。除此之外，档案部门与外界接触相对较少，容易出现和其他部门沟通工作出现问题的情况。

（四）缺少专业的管理人才

就当今很多企业来说，对档案部门的人事工作并没有足够的认识，由于市场的不稳定性，很多公司都有通过裁员来节省成本来保证公司能够正常运行的情况，基于以上的情况，把一些部门员工调动到档案管理部门也是十分常见的一种方式。而通过这种方式到档案管理部门工作的员工，往往并不具备关于档案管理方面的专业的知识以及技能。也很少会有员工对这项工作抱有积极地，学习的态度，导致工作效率低下。因此，档案管理部门的工作人员专业性不强，以及员工的工作态度消极在很大程度上阻碍了档案管理T作的发展与创新。

三、企业科技管理档案的创新工作

（一）在思想观念上创新

企业的决策层对于企业的信息档案管理工作，要改变之前的认为其不重要的消极态度，从思想上认识到信息档案管理对于企业发展的重要性。聘用专业的档案信息管理方面的人才来从事企业的信息档案管理工作，将员工的信息档案完成度纳入到对于员工的考核标准之中。除此之外，还要加大对于档案部门的财政支出，使其能够购买更加先进的专业设备，从而使信息档案管理T作更加高效便捷。同时档案信息管理部门也要将这笔款项用于与其他公司合作，使其帮助本公司建立健全信息档案管理系统，并提供定期的维护以及修复。只有在让信息档案管理的专业的人才，在合适的工作体系中，运用专业的管理设备来进行企业的信息档案管理工作，才能使企业的档案信息更够在信息化社会的大环境下，发挥其独一无二的作用。

（二）在组织机制上创新

为了使企业的档案管理部门能够提供高效、准确的服务，首先要做的就是改变档案管理部门的组织管理机制，除了要引进专业的编程人才以及档案管理人才之外，还有安排对于档案信息管理部门原有的员工进行配培训，并且要设置考核机制，提高员工对于专业知识的学习效率，只有符合企業要求的员工才能够继续就职。其次，就是要细化分工，以往的档案信息管理工作员工之前的工作范围的界定相对比较模糊，使工作不能及时有效地交给更加专业的员工进行专业的处理，针对这一现状，就要对档案信息管理方面的T作进行细化的分工，根据每个人能力方向的不同设置不同的任务分工，这样做可以使部门工作更加高效，也会减少员T一些不必要的工作，并且有利于提高员工的工作效率。

（三）在管理方式上创新

在管理方式上进行创新，要做到“统一领导，分层管理”的管理原则，保证企业每个子公司的档案信息管理工作都能得到保障，工作效率都能得到卜分显著的提高。除此之外还要设立奖金评定机制，传统的档案管理部门员工之间缺乏竞争性，也很少设置对于优秀员工的评定奖金以及晋升渠道，这种工作环境在很大程度上使得员工的工作态度并不是十分积极，并且工作效率低下。只有设置公开的、透明的奖惩机制，才能有效的改变这一现状，提高员工工作的主动性以及专业性。使得企业档案信息管理工作逐步走向现代化、智能化的发展道路。

（四）在服务方式上创新

传统的档案管理的服务方式多为人工服务，其不但工作效率低下，而且容易出现错误，在服务方式上进行创新就要由人工服务变为信息化服务，由专业的计算机工作人员建立企业的档案信息管理系统，将企业档案信息全部采用信息化的存储、管理模式，这样做便于对档案信息进行管理、分析，使得企业充分对系统中的信息加以充分的利用。当其他部门想要调用员工的档案信息时，只要有权限的人在此系统上进行查询就可以，节省了人力物力，加快了企业的工作效率，同时也避免了有于人工服务又可能…错的问题。

四、结束语

本文通过对当前企业的档案信息管理模式进行分析，得出了其在管理模式、档案管理方式、档案管理工作态度以及专业的管理人才这四个方面存在一定的不足或者缺失。针对以上的问题，对企业科学档案信息管理的创新进行了深入的探究，提出了其在思想观念、组织机制、管理方式以及服务方式这四个方面都应该加大改革以及创新，并且针对不同的方面，对于创新的方向进行了探究。为企业档案信息科学化、现代化的管理提供参考以及指导依据，促进企业高效的工作、健康的发展。

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