论城市规划档案管理的信息化建设

谭永红

[摘 要]在过去，由于传统的、低效率的档案管理模式束缚了管理水平的提高，导致城市规划管理难度大、任务多，不利于整个城市的发展，在新的历史发展阶段，必须通过信息化建设提高城市规划档案管理的水平，实现档案信息的作用最大化。本文通过分析城市规划档案管理中要注意的问题，旨在进一步提高城市规划档案信息化建设水平，希望能为相关的工作人员提供合理参考和借鉴。

[关键词]城市规划；档案管理；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.077

[中圖分类号]G270.7；G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）08-0-02

0 引 言

在整个城市建设的过程中，城市规划建设档案准确地记录了一个城市的发展过程，对于规划环节和管理环节等都有明确的记录。随着社会经济的不断发展，我国的城市建设和过去相比也有了突飞猛进的提高，越来越多的城市规划档案被传承下来，而在这一过程中，相关部门必须采用相关技术进行处理，提高城市规划档案管理的效率，实现城市规划档案价值最大化。在信息时代的大背景下，城市档案管理途径越来越多，而在实际的城市规划档案管理中也要发挥好现代科学技术的作用，在提高档案管理工作质量的同时，提高工作效率和档案管理的安全性，有利于更好地为我国城市发展提供必要的信息基础，下面是笔者结合自身工作经验进行的具体分析。

1 做好城市规划档案管理信息化建设工作必须遵循的原则

在城市规划档案管理过程中包含的信息比较多，这些信息一方面为城市发展提供了必要的信息资源，另一方面也给工作人员带来了很多难题。由于信息越来越多，档案管理的效率会越来越低，所以工作人员必须根据相关规定开展档案管理信息化建设工作，不断提高档案管理的工作效率和质量。为了做好城市规划档案管理信息化建设工作，在城市信息化管理的过程中必须遵循以下原则。第一，工作人员必须严格按照相关规定做好档案管理工作，通过利用信息技术提高其安全性。第二，如果在实际的信息化建设过程里遇到问题，那么就要通过软件来评断一些音频档案，更好地识别其性能。第三，严格按照实际工作流程开展相关工作。

2 档案管理信息化的发展方向

2.1 无纸虚拟化发展方向

近年来，随着科学技术的不断发展，城市规划档案管理也有必要应用信息化技术，进一步优化目前的办公方式，实现无纸化办公，有利于和时代发展相适应。在过去，纸质档案的应用不仅浪费了大量的资源，而且还很难提高工作效率，必将被时代淘汰。对于档案管理工作来说，其主要的作用就是实现资源共享，而要想实现资源共享就要确保档案馆有虚拟化的资源共享平台。除此之外，档案馆通过采用虚拟化的档案管理模式，并结合全球的网络体系，能够进一步共享城市的规划档案，从而实现档案资源的价值。随着互联网越来越发达，档案资源都会被输入互联网中，打破了时间和地域的限制，可以快速获得需要的信息资源，有利于突破传统档案管理中存在的问题，对于整个社会发展具有重要的意义。

2.2 微缩数字化发展方向

在城市规划档案管理信息化建设的过程中，档案馆要应用一些微缩摄影技术，有利于促进整个城市规划档案管理信息化建设，提高其数字化水平。对于档案信息数字化来说，就是运用一些现代科学技术将档案馆中的档案资源变成电子档案信息，经过这样的微缩处理可以在计算机上直接搜索需要的信息资源，有利于提高档案信息的搜索速度，而且储存的容量更大，覆盖的范围也更广。通过计算机存储相关的文件，在经过保存以后就可以多次输出信息，实现档案信息的数字化，一方面可以提高查找信息的速度，另一方面还有利于提高城市规划档案管理信息化的水平。

2.3 信息网络化发展方向

过去的纸质文件存在一些弊端，而现在通过电子文件签署可以更好地认证身份，一方面可以防止盗窃，另一方面可以提高其安全性能。对于一些接受文件的有关单位来说，可以通过电子文件更好地判断文件的可靠性。由于网络传输的成本不高，加上其成本也比较低，传播起来也比较广泛，极大地促进了城市规划档案管理的发展，加上网络建设水平不断提高，人们可以更好地分享信息资源，这也扩大了信息共享的范围，对于整个城市规划档案发展具有正面的促进作用。

2.4 多元智能化发展

在信息化时代，语音识别技术是一种比较先进的技术，极大地提高了城市规划档案管理工作的智能化水平。在未来，档案馆通过引入人工技能技术可以更好地记录信息，还能进一步提升档案管理工作的智能化水平，在提供城市规划档案信息资源时可以更好地为信息需求者服务。档案管理信息化通过和现在的大数据系统进行有机结合，有利于提升城市规划档案管理工作的科技化水平。

3 城市建设档案管理的信息化建设途径

3.1 更新现有的网络基础设施，为信息化建设提供良好的基础

要想让城市规划档案信息资源更加准确，充分保障其安全性，提高其可靠性，就要保障优质的网络质量。我国要加强网络基础设施建设，及时淘汰落后的设备，不断提升网速和安全性，不断优化当前的网络环境，进一步提高城市档案网络系统的技术水平，为信息化建设提供良好的基础。

3.2 加强信息化管理，做好城市档案信息资源建设

在信息化的大背景下，相关的城市规划档案人员必须要充分认识到电子文件的意义，了解其基本特征，不断加强信息化管理。事实上，电子文件的稳定性并不高，而且也会遭受破坏或者恶意修改，所以通过加强档案信息管理可以提高效率和安全性。事实上，一个城市规划档案信息化建设水平高低，主要受信息资源开发的影响，因此有必要加强信息化管理，做好城市档案信息资源建设，将纸质资源变成电子信息资源，进一步更新目前的数据库，利用网络设施进行信息资源共享，同时还要利用计算机技术进行城市规划档案信息电子化处理。

3.3 紧密依据城市规划档案的发展战略，构建数字档案示范馆

城市档案规划管理必须紧密依照经济信息化的总体要求，促进档案部门的职能转变，实现城市档案与本区域档案信息化建设同步有序发展。在推进城市规划档案电子计算机管理的前提下，积极稳妥地开展城市规划档案的数字化、运用的网络化和检索的自动化。档案馆要分步骤、分目标地构筑区域性城市档案管理信息中心，提高档案信息资源的共享度和普及度，以构建数据库档案管理系统为关键点，切实注重档案应用系统软件的开发和维护，扩大档案的应用范围，推动档案信息化建设走向健康、平稳发展的轨道。城市规划档案管理始终是一个动态的过程，是伴随着城市发展、科技创新和产业需求等诸项要素一起推进的结果。它的发展不是一蹴而就的，而是一个渐进的过程，眼下要做到的是构建若干个城市规划数字档案示范馆。具体而言，档案馆需要以构筑城市规划档案内部局域网和馆藏数据库信息系统为任务核心，利用人才优势构建多媒体档案信息库，完成规划档案官方网站的构建和测试，将目前的城市规划动态，包括房屋搬迁、区域封闭施工和项目完工等情况及时告之公众，发挥档案输送信息的强大功能。

3.4 提高城市建设档案信息化管理人员的专业素质

在城市规划档案管理中，信息化管理的一个重要内容就是进行分类管理，这类工作会直接影响档案管理的质量，而档案管理质量也受到档案管理人员综合素质的影响，所以要想提高城市规划档案管理信息化水平，就必须提高城市建设档案信息化管理人员的专业素质。第一，做好培训工作，不断拓宽员工的知识面，同时还要提高员工们的综合素养。第二，加强工作人员的技能培训，保证工作人员能够熟练操作相关设备，对于城市规划建设档案管理的发展具有重要的意义。

4 结 语

由于城市規划档案管理工作的难度比较高，任务比较复杂，传统的城市规划档案管理体系已很难适应时代的发展，而城市规划档案管理工作对于整个社会发展的意义不言而喻，因此有必要不断提高档案管理的信息化水平效率和质量。在新的历史发展阶段，随着科学技术的应用越来越广泛，城市规划档案管理必须利用信息技术不断提高其信息化水平，在实现信息共享的同时为社会发展作贡献。

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