基于企业云盘应用的办公模式探索与创新

王飞

[摘 要]随着烟草行业业务水平的不断提升，文件传输开始呈现出类型多、数量大、共享频繁等特点。面对海量且多样的数据，传统的邮箱、即时通讯、FTP等工具在辦公中具有不同程度的局限性，使企业共享文件方面面临着挑战。近几年，随着企业云盘技术的日益成熟，企业云盘的应用也逐渐进入各行各业，但烟草行业对企业云盘的使用却不多，本文基于企业云盘应用对行业办公模式进行了探索与创新。

[关键词]云盘；办公模式；创新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.025

[中图分类号]F273；TP317.1 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）08-00-02

随着知识在电子化时代的不断发展，企业内部文档每6～8个月以双倍或更快的速率急剧增长，传统的邮箱、即时通讯、FTP等工具由于其功能的局限性已经不能满足现代办公的需要，同时海量的无序文档为企业组织及系统硬件带来了沉重压力，从而会严重影响企业的运营效率。目前，企业在文档管理方面还面临如下问题：文档存储分散、文档管控困难、协作效率低下和知识分享不畅。企业云盘能够很好地解决此类问题，结合行业办公的特点，本文针对企业云盘进行了探索和研究。

1 办公模式的现状

目前，行业内普遍应用办公自动化系统（OA）进行办公，其中公文流转系统，主要进行红头文件等政策性、指导性文件的上传下达以及分发工作。电子邮件系统（E-mail），主要用于文本、图片、视频等资料的接收发送以及处理工作。部分需要即时通讯的部门，主要应用免费的飞秋软件，作为实时的交流工具。FTP系统主要应用于较大文本、图片、视频的分享与实时修改。

1.1 电子邮件系统存在的问题

一些电子邮件会有大附件，不但占用空间还占用网络，带宽压力较大，当全员进行接收时，空间会瞬间乘以N，从而会占用大量的空间。电子邮件来回多次，可能导致附件文档出现多个副本，会出现存在数据不一致的风险。目前，行业内每人分配30 M的存储空间，每次发送邮件大小不能超过8 M，因此大部分PPT、音频、视频和图片等文件无法使用电子邮件系统进行传输。

1.2 即时通信工具不顺畅

目前，行业普遍应用飞秋即时通信软件进行办公实时沟通，带来便利的同时也存在一些不足。该软件为免费软件，存在版本更新慢、兼容性差等问题，使用起来不够顺畅。同时，该软件仅限于局域网内使用，从而无法满足移动办公的需要。此外，局域网内搜索往往会由于网络质量等诸多原因，导致通信录更新不全，需要通讯时有时会找不到对方。

1.3 FTP系统存在的问题

FTP系统可以进行大文件的共享传输，但也存在诸多问题。具体包括以下几个方面：①容易出现文件混乱的问题：②每个人都具有上传权限，导致文件杂乱且没有任何组织分类；③找文件非常麻烦；④上传或下载的过程经常因为网络或文件限制导致中断；⑤当需要修改一个文件时，需要下载下来，在本地修改后再上传，会很浪费时间；⑥文件不安全；⑦每个人都有上传权限，因此都能够删除文件，往往会误删重要文档。

2 企业云盘概述

2.1 企业云盘的涵义

企业云盘是基于云计算理念推出的企业数据网络存储和管理解决方案，利用互联网或局域网后台数据中心的海量计算和存储能力为企业提供数据汇总分发、存储备份和管理等服务。与免费的个人网盘相比，企业网盘具有更好的数据安全性，非单位人员一般无法获得系统登录地址，更不可能进入。同时企业网盘与个人网盘相比具有更强的团队协同功能，在组织架构、共享权限上能适应企业的需求，在多人共享、协作日常办公文档时能有效地提高工作效率。

2.2 企业云盘的发展前景

企业云盘在国外已经发展成熟，也证明企业云盘模式的可行性。随着社会对云计算以及企业云盘的认知度不断提升，再加上两会提出了“互联网+”概念，推动企业要与互联网进行融合，因此企业云盘的用户也将随之增加，具有广阔的发展前景。

2.3 企业云盘分类

目前，云盘企业提供的产品主要有公有云、私有云、混合云3种模式。公有云通常指第三方提供商为用户提供的云盘，具有免费或成本低廉的特点。私有云（Private Clouds）是为客户量身打造的，能够对数据、安全性和服务质量进行控制。为了获得最佳的效果，混合云融合了公有云和私有云，能够达到既省钱又安全的目的。

3 行业企业云盘应用的探索和研究

3.1 企业云盘类型选择

鉴于行业内部的分办公数据具有不宜公开的特点，企业云盘可以选择混合云的方式进行存储和管理，将对公开安全程度要求不高、交互性不频繁、存储空间大的数据放置于公有云中，需要查阅时只需在互联网查看或下载即可。针对其他交互性频繁、存储空间相对较小的数据，企业可以将其放置于私有云端进行存储和管理。这种个性化的解决方案，能够达到既省钱又安全的目的。公有云产品有很多，如百度云、阿里云等，均为成熟产品，本文不再阐述。本文主要针对企业内部私有云展开研究。

3.2 功能简介

3.2.1 文档访问设置不同权限

企业云盘可针对不同用户为文件和文件夹配置不同权限，共享者可以基于不同权限访问和使用文档，而共享方式也有多种，如权限共享、内网链共享等。权限共享：企业云盘使用者可以把权限共享给使用人，让其拥有共享者的部分或者全部权限浏览和使用文档，属于共享者的文档，在不分享显示、预览、下载、复制、新建、修改和删除等权限时，其他人无法进行相应操作。内网链共享：共享者只是把链接提供给使用人，并不会像电子邮件系统一样产生额外的复制文档，这种文档分享方式可大大节省空间，从而节省成本。

3.2.2 快速检索功能

海量复杂的文档存储，需要一个强大的文档检索功能。FTP也可以通过Ctrl+F进行检索，但仅仅能检索到文档名称，却不能检索文档内容。企业云盘内部嵌入了一个小搜索引擎，通过输入关键字就可以检索到相关的文档列表。另外，企业云盘可以根据办公文档的自动标签、手工标签或者第三方应用系统的业务标签等功能，对文档进行快速分类，从而能够达到快速检索的目的。此外，企业云盘能够通过办公文档的自动摘要功能，自动提取文件主要和核心内容，概要性表达文档，方便用户预览。

3.2.3 移动办公

用户可通过多种途径访问企业云盘，除了支持Web网页和PC客户端访问外，还可以通过移动端访问企业云盘。企业云盘支持Windows、Mac、Linux、iOS、Blackberry和Android等操作系统，在多种操作系统的支持下几乎可以在任意的移动终端中进行操作。企业云盘也为PC端和移动端赋予了不同的权限，PC端囊括了云盘的所有功能，而移动端的功能则相对简化，这样也比较有利于在移动端对云盘进行操作。

3.2.4 回收站

企业云盘也提供了回收站功能。删除的文件可以从回收站中批量还原或者清空回收站中的文件达到永久删除的目的。回收站也提供搜索功能，可以按照文档名、原位置、删除者进行关键字搜索，为用户提供了快速查找并还原文件的功能。回收站很好地避免了由于误删除而导致的文档丢失，是文档保护的一项重要功能。

3.2.5 常用聯系人管理

企业云盘可对常用联系人进行分组管理，对共享文档进行权限配置时，可以快速便捷地添加常用联系人。同时，用户可以通过邮箱或用户名，添加组织外部的人员，实现跨组织的分享和协作。另外，企业云盘可以采用办公自动化（OA）中的用户域，使得企业云盘登录名与登录密码与办公自动化一致，这样使得企业云盘与办公自动化融为一体，从而可以更好地进行联系人管理。

3.2.6 在线或离线编辑

企业云盘还提供了在线或离线编辑功能。第一，企业云盘可以进行在线编辑，能够直接在线打开网盘中的文档，且经过编辑保存后可以直接上传到网盘中。第二，即使在没有网络的情况下，企业云盘也可以对文档进行编辑，等连接网络后再提交到网盘即可。

3.2.7 归档

企业云盘还具有归档功能。对于定稿的文档或长期不用的文档，用户可将其放入归档库进行归档处理，任何人（包括所有者）都无法对存放到归档库的文件进行修改。文件存放到归档库时需要记录创建者、创建时间（上传者、上传时间）以及该文件的MD5值，MD5值用于在读取时验证文件是否与存入时一致。企业云盘能够对归档库中的文件提供文件识别功能，调取出文件的初始MD5值和创建时间、创建者信息，供用户查看。在归档库中的所有文档操作都记录日志，不能进行修改和删除；在控制台新增对归档库的管理功能，支持查看、新建、编辑、配额设置，不支持删除。企业云盘的以上功能充分保障了归档文档的安全性。

4 结 语

由于企业云盘具有诸多优势，很多企业已经将其应用在日常的办公中。鉴于企业云盘应用的诸多益处，行业办公模式可以采用企业云盘混合云的模式进行创新，并结合企业云盘具有安全、易编辑的特点，可大大提高行业办公的效率，更好地为行业的健康持续发展提供动力。

主要参考文献

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