完善创新技工院校档案管理的实践举措分析及阐述

杨茗雅

【摘要】随着教育改革的不断进行，学校对教育的应用改革也逐渐提上日程。就技校而言，由于学校领导以及工作人员的不重视，在档案管理工作中，相关人员缺乏专业的知识，相应的档案管理设备、模式等也不能及时跟上步伐。文章主要从技工院校档案管理存在的问题出发，探究了合理的解决措施。

【关键词】技工院校；档案管理；创新措施

学校的档案管理工作涉及学校的方方面面，如学校的发展状况、师资力量以及学生的发展培养等，为学校开展其他工作提供了充足的条件。技工院校要实现长远发展，必须加强对档案管理的重视，以达到提高技校管理水平的目的。

一、技工院校档案管理存在的问题

（一）领导的重视程度不足

档案管理工作相较于技工院校的其他工作而言，具有冗杂性、琐碎性等特点，且日常的档案管理工作并不能为技校的活动、教学开展提供有效的帮助，因而学校领导等方面并没有形成对档案管理的正确认识，对于档案管理工作涉及的管理人员、管理手段、管理设备等大多采用人员调配的手段，并没有进行设备技术的采购更新，而是单纯地将其判断为档案收集的过程。随着技校教学以及其他各项工作的开展，管理人员等的工作负担也逐渐加重，但由于缺乏专业的知识手段，档案管理的设备技术等不能到位，技校的档案管理工作并不能及时有效地完成，档案管理工作发展日益落后。

（二）档案管理模式落后

档案的收集、整理以及检查、输出、归档等环节更多地依赖员工手动处理，工作效率自然不能实现有效的提高，耗费的时间等也非常多。由于手动整理的种种弊端，员工在长时间的操作过程中很容易出现操作错误等现象，这种错误在检查过程中很难发现。在确定档案归档以后，受档案中存在的各种错误的影响，档案查找的难度也明显增加，档案的利用效率明显下降。随着一轮又一轮的档案查找，错误也会越来越多，档案管理工作人员的工作负担也进一步增加。

（三）档案文件材料收集不完善

技工院校的档案管理工作人员在进行档案的录入等操作时，缺乏专业知识和能力，对工作不重视，甚至不熟悉《中华人民共和国档案法》等法律文件，对档案保护、档案收集以及档案移交等操作并不能及时进行，容易导致档案操作的延误。此外，受工作人员专业素质以及工作素养等方面的限制，在学期结束之后，档案管理人员并没有及时地归类整理相关档案，档案入库等操作的开展也只是浮于表面，更多的只是走流程，具体的操作过程中存在许多不规范的地方。在档案管理人员兼职以及临时调动等问题上，随着档案管理人员的不定期频繁更换，具体操作过程中受到各类因素的限制，文件材料的交接工作开展得并不完善，甚至会出现不交接等现象。新任的工作人员并没有形成对文件的重要性认识，不同种类的文件归档工作开展时也具有随意性，不利于合理分类工作的开展。

（四）档案管理设备设施落后

技工院校档案管理工作中多选择纸质档案录入，缺乏电子文件档案，对于保存不当、被损坏的档案不能及时修复，增加了学校的工作负担。档案分类等的不合理阻碍了学校其他相关工作的开展，不利于学校发展。

二、完善创新档案管理工作的措施

（一）加强对档案管理工作的重视

学校领导对档案管理工作的重视是促进档案管理岗位稳定、工作人员认真工作的重要保障。档案管理人员不能只是被动地等待学校领导主动认识到档案管理的重要性，而是应积极主动地解决档案管理工作中存在的问题，规范档案管理的各项工作，采用适当的手段对技校师生宣传档案管理的重要性和意义，促进学校整体对档案管理工作的新认识，提高学校领导对档案管理的重视程度。通过在学校领导面前的利益争取等操作，促进学校领导给予档案管理工作者以语言文件上的支持、待遇方面的激励，促进档案管理工作以更为积极的姿态展开。

（二）提高档案管理工作人员的专业水平

档案管理工作的冗杂性、琐碎性等特点，要求档案管理工作人员在开展工作时必须具备良好的专业知识素养和思想道德品质，可以耐得住寂寞，可以全心全意投入到档案管理工作中去，从内心培养对档案管理工作的热爱，而不是出于应付心理进行各类浮于表面的操作。工作人员要加强对档案管理工作的重视，及时发现工作中存在的问题和自身专业水平欠缺的地方，通过积极参加培训，请教资历较高的员工等，促进自身档案管理水平的提高。档案管理人员要端正自己的态度，针对档案管理工作开展时出现的各类专业以及非专业问题，及时加强与学校其他部门之间的联系，采用合理手段促进问题的解决，必须具备恒心和毅力，积极开展各项工作，促进档案管理工作的顺利开展。

（三）加强学校各部门的档案收集整理工作

通过多种手段，加强在学校中的宣传推广，促进学校各部门工作人员、师生等加强对档案管理工作的重视，及时主动地将档案管理部门需要统计收集的各项材料提交上去，促进档案管理工作的全面开展，真正覆盖学校发展的各个方面。对于学校召开各类会议，举行各种活动所产生的视频、音频、会议文档等材料，档案管理部门也应及时将其进行收纳整合，促进学校发展资料的完整全面收集。档案管理工作人员必须重视档案收集整理的各项工作，在专人整合收纳的同时，安排其他工作人员负责检查、归类等工作，以保证所收集的材料都是全面完善的，避免出现遗漏等现象。

（四）加强档案管理的设施设备建设

技工院校档案管理工作中也应逐步引入信息化技术设备，以实现档案信息快速录入，档案信息及时备份等要求。通过使用具有较高水平的智能信息设备，以提高档案工作开展的效率，减轻工作人员的工作负担，促进档案录入等工作的合理及时开展，而不是长期琐碎操作，耗费财力、物力。信息化设备的引入，使得技工院校档案管理操作过程中可以及时应用数据库等系统对档案进行查找，档案查找的速度和准确性都得到了明显的提高。工作人员还可以设置不同类型的防火墙以及防盗措施，有效保障学校档案的安全，促进学校档案管理质量的提高。

（五）档案管理集成标准化操作

借助网络信息技术，构建本校的档案资源数据库，采用其他技术，将档案收集输出与学校其他工作联系起来，开展档案管理的集成操作。通过建立学校专属的资源服务平台，可及时将学生信息、教師信息等展示出来。在本人授权登录的情况下，师生可以对自己的发展状况等形成准确的认识，促进服务操作的便利化。同时，在工作中，档案管理部门不可避免地会与学校的其他部门以及师生发生联系，从而促进各部门工作的全面协调开展。

三、小结

技工院校的档案管理工作并不是一蹴而就的，而是长期并且稳定开展的。档案管理部门通过加强与学校其他部门和师生之间的联系，提高领导的重视程度，及时引进先进的信息技术，打造档案管理特有的信息服务门户等，可促进档案管理工作深入人心，促进档案管理工作随着时间的发展而逐渐完善创新。

【参考文献】

[1]李拓.浅析档案管理的缺陷与完善[J].赤子（上中旬），2017（01）：169.