二孩政策实施下构建《出生医学证明》网络管理平台模型初探

徐震 毛鹏远 王长青

随着全面二孩政策的实施，我国新生儿数量不断飙升。《出生医学证明》是由依法许可的医疗保健机构出具的新生儿法定医学证明[1]，是新生儿获得户口登记的法定医学依据。如何利用网络化综合管理平台查阅《出生医学证明》信息，甚至鉴别《出生医学证明》的真伪，是值得我们探索和研究的课题。南京市妇幼保健院现拟在院内设计一套可供客户端自主查询的《出生医学证明》网络管理平台模型，以供日后面向全省甚至是全国推广。

一、《出生医学证明》档案的渊源

《出生医学证明》历经了四个阶段五个版本的变迁。1996年以前，我国不同地域各自规定使用着不同版本的《出生医学证明》。从1996年1月1日开始至2004年11月30日，我国规定实施了统一版本的《出生医学证明》，文件规定其内容根据新生儿出生医学信息必须由专业妇产科人员如实填写。此时的《出生医学证明》一式二联，分别交由新生儿监护人与户口登记部门（派出所）保管。医院并未保存《出生医学证明》存根，一旦遭遇原件丢失或信息查询等事项，只能选择到原接诊医院病案室查找原始病案或当年产科登记本，不仅耗时费力且效率低；另一方面手工填写的《出生医学证明》，极易导致违规签发、涂改、伪造、信息登记错误等情况的发生[2]。

为进一步加强《出生医学证明》的规范管理，确保出生信息资料的真实、完整，提高出生户口登记质量，原卫生部、公安部统一制发的三联《出生医学证明》从2004年12月1日开始使用，统一版本的《出生医学证明》由正本、副页、存根三部分组成，为避免篡改，一律要求医院使用计算机打印，并规定手工填写无效。证明正本由新生儿监护人保管[3]，副页和存根分别交由公安机关和产科医院保存。新版的出生证明还增加了新生儿父母双方的详细信息登记，不仅要求填写父母双方的身份证号码，还要求登记父母双方的住址[4]。为了有效地提高防伪性能，证明在副页户口登记机关保存联和签发机构存档联内增印了电子水印防伪条码。国家卫生计生委、公安部联合发出通知，从2014年1月1日起，启用新版《出生医学证明》（第五版）。新版《出生医学证明》采用竖版A4纸设计，不再提供硬壳封皮，同时添加黑白水印、光学水印、微缩文字等6项防伪标识。如在新证正页右上角烫印有圆形标志；在阳光下可见“中国妇幼卫生标志”中的亲子图案和“出生医学证明”字样等若干处隐形的防伪标识；在“编号”部位也增印有防伪标记[5]。新版出生医学证明与旧版相比信息登记程序更加严谨可靠；防伪设计手段更加科学安全，不易伪造且便于保存、携带。

二、《出生医学证明》档案的使用途径

《出生医学证明》是名副其实的“人生第一证”，不但包含婴儿出生状态、血亲关系，申报国籍、户籍等信息，也是取得居民身份证号码的法定医学证明[6]；户籍登记、申请移民、出国留学、儿童接受保健服务、入园入学等多个环节，都离不开《出生医学证明》。《出生医学证明》是依据《中华人民共和国母婴保健法》出具的，必须由国家批准开展助产技术服务并依法取得《母婴保健技术服务许可证》的医疗保健机构签发[8]。出生医学证明材料具有唯一性和不可替代性，其记载内容非法定程序不得随意更改、销毁；《出生医学证明》涉及個人隐私，一般只对当事人及其代理人开放，并且需要通过严格的程序办理。

申请办理《出生医学证明》可分为首次签发、换发、补发三种情况。首次签发《出生医学证明》需由申请人递交《出生医学证明》申领表；换发《出生医学证明》也需提交《出生医学证明》申领表及原《出生医学证明》等相关材料；补发《出生医学证明》需提供《出生医学证明》申领表、补领《出生医学证明》书面情况说明等相关材料[9]。近年来，随着社会的发展，《出生医学证明》也广泛用于社会保险及遗产继承等方方面面。

三、《出生医学证明》档案管理困境

1.缺乏统一管理规范

目前尚无文件明确《出生医学证明》在医院内该隶属于何部门管理。其本应属于病历的一部分，一部分医院规定其放置在妇产科保管；一部分医院放置在医务处保管；还有一部分将其放置在医院综合档案室保管；甚至也有医院将其和病历档案一起存放在病案室保管。由于管理权属划分不清，缺乏统一的管理执行标准，严重影响了《出生医学证明》档案材料的保管质量，更造成了其出现破损、霉变、丢失等不同情况的损害状况[10]。

2.尚未规定明确的保管期限

上级主管部门尚未对《出生医学证明》档案保管的期限作出明确规定，鉴于各大医院负责保管《出生医学证明》档案的部门有所差别，因此各家医院对于保管期限也存在不统一的执行标准。例如：根据国家卫生主管部门最新文件要求，1996年前的住院病历档案需永久保存，但实际操作中大部分医院只将病历档案保存30年，20世纪 80年代前随同住院病历一同保存的《出生医学证明》就很难再查询到。因此不仅仅是医院各级领导需要正确认识《出生医学证明》保存的问题，主管部门也亟待出台统一管理的规范标准。

3.未设立专业保存场所

由于《出生医学证明》档案没有规定保管场所、保管条件、查阅利用规范，绝大多数医院保管场所条件不佳，不规范的保存方式和地点极易造成档案的遗失、损坏，为准确有效地查询《出生医学证明》档案带来了诸多不便。

4.缺乏行业统一标准

多种原因造成了《出生医学证明》档案查询困难，究其根源：全国各地有权限出具《出生医学证明》的发证机构，缺乏明确的行业保管统一标准，因此对新生儿的《出生医学证明》档案的管理方式和存储形式不一，致使《出生医学证明》档案的查询尚停留在纸质或较为原始的检索状态，对民众查询个人信息带来了诸多不便，非常不利于《出生医学证明》档案的利用。

四、构建《出生医学证明》网络查询管理平台

据统计，2009—2013年全国《出生医学证明》换发数和补发数分别为60余万和近300万，可见《出生医学证明》档案查阅量大，是业务工作的支撑。以南京市妇幼保健院为例（见表1），南京市妇幼保健院2014—2016年活产数约占全市三分之一，且为全市唯一可以补办《出生医学证明》的单位，作为研究样本创建《出生医学证明》档案网络管理平台，为需要查阅《出生医学证明》信息或者有鉴别《出生医学证明》真伪需求的个人提供客户终端查询便利。

1.制定统一的《出生医学证明》档案管理规范

档案部门应当主动研究此事，早日出台档案管理办法。明确《出生医学证明》档案的保存科室与存放地点标准，并可以参照文书档案管理办法，要求管理人员于每年年初主动收集上一年度有关《出生医学证明》的信息资料，至年中时对相关资料进行规范整理、归档，年底前完成与保管科室之间的交接手续，以保证《出生医学证明》档案的归档质量[11]。

2.实施专人管理，清理遗留档案

《出生医学证明》檔案应该由专人、专地进行保管，不该与住院病历合并存放，更不该放置在妇产科或其他业务科室保管，笔者认为交由医院综合档案室或病案室实行集中统一管理为佳。医院可设置专人对历史遗留档案进行整理、去污、修复、扫描等，做好日常的维护保管。

3.构建信息管理平台

医院对于《出生医学证明》的管理，一方面保存纸质存根；另一方面，使用专门的管理软件，将《出生医学证明》的基本信息参照文书档案格式录入系统，查询时只需输入证明编号、产妇姓名或身份证号码等信息即可。

4.开放网络管理查询平台

将录入的电子数据收集并汇总，构建一套完整的《出生医学证明》档案网络化管理系统，并通过现有的互联网管理手段，实现基层与上级单位的数据互传，再按照特定的项目名称检索，设置客户终端查询，实现网络资源共享，便于民众查询个人信息，并能够快速提升民生档案的利用率。（详见图1）

随着二孩政策的放开，传统的纸质《医学出生证明》存档模式已不能适应极速发展的信息时代管理文件的要求，各级档案保管部门要转变观念，在传统管理模式的基础上不断拓展职能范围，确保信息化时代电子文件归档的准确性，并将业务性工作向文件创建阶段延伸[12]，提高民生档案利用服务工作水平。

*本文系2016年度国家自然科学基金项目“医养耦合视角下城市失能老人养老策略研究”（课题编号：71573139）、2017年度江苏省妇幼保健协会科研项目“全面两孩政策视域下三级妇幼保健机构高危妊娠预警协同体系构建及路径优化研究”（课题编号：FYX201723）、 2016年度南京市档案科技项目计划项目“南京市《出生医学证明》共享利用研究——以南京市妇幼保健院为例”（课题编号：KX201606）阶段性研究成果之一。

参考文献

[1]陈万军.罗江县妇幼保健院儿童保健管理信息系统的设计与实现[D].电子科技大学，2010.

[2][3][5][10][11]赖庆梅.新形势下《出生医学证明》档案的管理[J].城建档案，2014（9）.

[4]新版出生证明启用：无法核实母亲信息不予签发.人民网.2014-01-10.

[6]张哲慧.基于居民电子健康档案的区域卫生信息平台的设计与实现[D].电子科技大学，2014.

[7]出生证—百度百科：http：//baike. baidu.com/view/2128540.html.

[8]祝艳.管理与发放新版《出生医学证明》的问题及对策探讨[J].当代护士，2012（2）.

[9]王占伟.出生医学证明档案的归档范围与整理方法——以南乐县档案馆为例[J].档案管理，2016（01）.

[12]陈燕.信息化时代公安档案管理模式初探[D].天津大学，2009.