电力企业档案文化建设现状调查与发展对策研究

王啸峰 张颖

笔者对国网江苏省电力有限公司（以下简称“国网江苏电力”）的档案文化建设情况开展了调研，旨在深入了解实际情况，总结经验、改进不足，以更好地推进国网江苏电力的档案文化建设。

一、调研背景

1.调研目的

本次实际调研旨在了解和掌握国网江苏电力档案文化建设的实际情况，以便在后续研究过程中能够更好地将相关理论与企业实际相结合，从而形成对企业实际工作具有指导作用和参考价值的科学合理的研究成果。

2.调研对象及内容

本次调研包括问卷调研和实地调研两部分，意在通过问卷调研掌握省电力公司档案文化建设基本情况的基础上，再选择典型案例进行走访，以深入了解其实际情况。

其中，问卷调研对象为国网江苏电力下辖的13个地级市供电公司及51个县（市）供电公司的档案人员，主要内容涉及档案工作基本情况、企业档案文化建设基本情况和档案工作人员认知态度等三个方面。实地调研按照苏北、苏中、苏南的地区划分，分别选择了其中较有代表性和典型性的连云港供电公司、南通供电公司和镇江供电公司，具体的调研对象为：各供电公司分管档案工作的公司领导、地市及下属区县供电公司的档案人员和工程技术人员。主要调研内容包括：企业概况、企业文化建设成果、档案工作具体情况及企业档案文化建设现状等。

3.调研方法

（1）问卷调研

问卷调研于2017年12月11日开展，通过国网江苏电力办公室共计发放755份问卷，于2017年12月21日完成回收，共回收问卷305份，问卷回收率为40.4%。2018年1月10日，项目组对305份回收问卷利用SPSS进行了筛选，剔除了其中缺失值过高、重复率过高和自相矛盾的三类问卷，最后实得有效问卷221份，问卷有效率为72.5%。

（2）实地调研

实地调研所涉及三家地市级供电公司相距较远，共分两次完成：2018年3月22—23日，课题组前往连云港供电公司开展调研；2018年3月29—30日，课题组分别于镇江供电公司和南通供电公司进行调研。具体调研实施包括两个部分：一是集体参观公司档案室与陈列室（荣誉室）；二是分三个批次分别对公司领导、档案人员和工程技术人员进行访谈。

二、现状

1.基础工作

国网江苏电力档案工作升级始于20世纪80年代，1987年《档案法》颁布后，全省范围内各供电公司认真贯彻实施《档案法》及其实施办法，对文书、工程和会计档案实行集中统一管理制度。在管理体制方面，国网江苏电力实行双重管理，既接受来自系统内部上级公司的专业性指导，同时也受到同级地方综合档案馆的经验性指导，以确保档案工作的规范性和专业性。具体而言，其档案工作具有以下几方面的特点：

（1）室藏档案数量多且种类丰富

国网江苏电力室藏档案数量较多，从调研结果来看，约60%的受访者表示其所在公司室藏档案数量在6万卷左右，部分分公司室藏档案数量超过10万卷，如国网扬州供电公司、国网徐州供电公司、国网南京供电公司、无锡协能农电有限公司等。

从国网江苏电力室藏档案的形式来看，所有221份有效问卷中有220份问卷显示所在档案室保存有纸质档案，比例高达99.5%，电子档案的比重略少于纸质档案，比重为96.3%，说明纸质档案和电子档案都是馆藏最基本的档案类型。声像档案和实物档案在江苏省电力公司的馆藏中比重也很高，分别为86.4%和90%，说明公司对声像和实物类档案的保存很重视。

从室藏档案类型来看，占比最多的分别是党群工作档案、经营管理档案、生产技术管理档案和财务审计档案，超过90%的受访者表示所在档案室存有此类档案。电力系统生产、调度档案和基建设备档案数量也非常高，占比约为89%。人事劳资档案、科学技术研究档案和设备仪器档案的占比约为48%，行政管理档案相比其他类型的档案占比要低，约为13%。

（2）定期归档，档案数字化程度较高

从国网江苏电力室藏档案的归档方式来看，大部分公司档案室实行定期归档，归档时间跨度从6个月至24个月不等，占比约为71.5%；有62位受访者表示其所在档案室为随时归档，占比约为28%；另，问卷中有一位受访者没有填写此项，原因可能是不了解公司的归档方式，占比约为0.5%。

国网江苏电力室藏档案的档案数字化程度较高，总体数字化率达73%以上。经统计，有98%的分公司开展档案数字化，其中23%全部数字化，有75%部分数字化，没有数字化或不了解数字化情况的仅占2%。

（3）檔案工作制度比较完善

根据问卷调研结果可知，国网江苏电力所在分公司均制定了档案工作保障制度，并有94%的受访者表示认可。对于重要档案和珍贵档案的区分保存，有75%的受访者表示所在公司制定了相应制度，有59%的受访者表示所在公司已经着手相关工作。

具体而言，在制度建设方面，国网江苏电力系统共制定22项管理规定和实施细则，并根据实际工作需要率先制定了电动汽车充电设施、招投标、白图三项档案管理办法。组织结构方面，国网江苏电力实行省、市、县“三级联动”的档案工作网络，以推进全省范围内各家公司档案工作的开展，在2015年国家电网公司档案职业技能竞赛中获团体二等奖，并且，已在全省实现了五星级档案工作的全覆盖。

2.企业文化

国家电网有限公司及其下属单位拥有统一的价值理念和企业标识，其中，价值理念涉及公司定位、公司使命、公司宗旨、核心价值观、发展理念、企业精神及战略目标等多方面的内容，并据此设计了表面有纵横交错的经纬线的绿色地球作为企业标识。

在具体的企业文化建设方面，国网江苏电力及其下属单位均根据各自的特色和需求，开展了多种多样的企业文化活动，主要包括志愿服务活动、职工文体活动和员工培训等三种形式。首先，在志愿服务活动方面，国网连云港供电公司组建了“连心电”志愿服务队，主要开展电力快修、电力宣传、关爱功臣、亲情保姆、无偿献血、希望工程等项目的志愿服务，在培育了一批优秀志愿服务团队的同时，也形成了以“连心电”为标志的志愿服务品牌。国网镇江供电公司也由党群和思政部门牵头，开展了健步走、献血等志愿活动。其次，在职工文体活动方面，国网连云港供电公司工会应省公司要求，组建了多个不同类型的职工文体俱乐部，包括网球、羽毛球、篆刻、书法、摄影等，还征集员工的书法、摄影作品等进行优秀作品评比和展览。最后，在员工培训方面，各供电公司均组织了新员工培训、道德讲堂微讲堂等企业文化培训与宣传活动。

然而，由问卷调研结果可知，尽管文化宣传工作内容丰富、类型多样，但各项工作开展频次均不高，平均水平在一年一次左右，以员工培训和网络宣传为主。

3.档案文化建设成果

国网江苏电力系统内的各家公司通过对档案信息资源的挖掘利用，在企业档案文化建设上已经取得了一定的成果。陈列室就是对档案文化建设成果最直观的一种展现。数据统计表明，近90%的受访者表示所在公司设置了档案陈列室，并根据本公司的实际情况进行策划、选题、设计、布局，各具特色。如国网连云港供电公司的陈列室将整个展区分为了历史回声、中流砥柱、爱心传承、规则治企、基础固企、人才强企、管理创新、技术创新、企业文化成果等八大部分，并配备了专门的讲解员，每一部分不仅以文字和图片展示，更有生动的视频音像和丰富的实物档案，如老版的电力仪器仪表、公司纪念品等。

《电力工业志》也是国网江苏电力各家公司的典型档案文化成果之一，作为各地地方志的重要内容，电力工业志基于大量历史资料，客观呈现了当地电力工业发展的全过程，在电力事业发展中发挥了资政、教化、存史的作用。迄今为止，以1987年为时间节点，国网江苏电力共经历了两轮修志。如南通市的第一本《电力工业志》记录了1899年大生纱厂利用蒸汽机带动发电机发电到1987年以来，南通电力事业一步步走来的艰苦历程。第二轮修志记述了1988年至2002年南通电力工业改革开放、自主创新、稳定发展的历史进程。《电力工业志》对电力发展过程中的重要人物都有传记，涉及创办人、重要管理者、机构沿革、领导变动、重要劳动模范等等，从人物到事件，从电网到设备、用电规模都做了详细记载，为了收集到完整齐全的资料，当时的修志办征集了各个时期各地的报纸、笔记、文物资料，修志人员四处走访、摘抄史料、录音翻译，过程中大量使用了档案。

公司的重要纪念日也是档案文化成果的高产时期，如2003年，镇江市供电公司为纪念镇江建电100周年编纂了《百年见证——热烈庆祝镇江建电一百周年》纪念册，整本纪念册分为了企业简介、沧海历史、激情年代、继往开来、走向辉煌、群音谱六大篇幅。其内容主要以图片形式呈现，其中包含了镇江供电公司前身、江苏省第一个公用电厂——大照电灯公司股票证件、营业执照等珍贵档案。同时，纪念活动期间还向员工发放了建电100周年纪念水杯、邮册等纪念品。除上述成果以外，国网江苏电力各家供电公司还形成了各类编研产品，如《企业文化故事汇编》《新型专利汇编》《群星画册》《新闻报道汇编》《利用效果汇编》《年鉴》《组织机构沿革》《大事记》等等。

三、问题与对策

1.提升公司整体档案意识，强化企业档案文化浸润

经调研发现，供电公司体量巨大，各业务部门的兼职档案人员只是按照下发的归档范围表收集归档文件，与文化建设相关的重要档案或是特色工作则未必涵盖在归档范围内，而专职档案人员不可能事无巨细地了解公司发生的所有事情，只能尽量收集一些重大事件的档案，有些重要活动中形成的重要档案，由于牵头部门和形成者缺乏必要的档案意识，档案人员不知晓，造成档案的缺失和遗漏。

强化档案意识对档案工作有巨大的推动作用。首先，要加强各级领导对档案工作的重视，这是做好档案工作，特别是档案文化建设工作的前提和关键。因为企业档案文化建设需要有良好的档案工作基础，且该项工作的开展牵涉到许多方面，如组织机构的设置、不同部门人员的协作、所需经费等。领导的重视和支持能够保证档案基础工作及档案文化建设顺利开展。

其次，要在公司内部大力开展档案文化宣传与培训，进一步强化企业档案文化浸润，使公司各级员工都能意识到档案及档案工作的重要性，在整个公司形成“人人都是档案员”的文化氛围。由于企业档案大多来源于业务部门，增强档案意识能够使其在日常工作中有意识地收集和保管好重要的文件资料，从而进一步提升档案基础工作水平，并为档案文化建设工作的开展提供有力支撑。

2.加强档案人员队伍建设

国网江苏电力系统内市、县供电公司档案人员配置存在以下四点问题：一是档案人员数量不足。实地调研的3家市供电公司档案专职人员为2—3名，县供电公司档案专职人员为1名。电力工业是一个技术密集型和知識密集型行业，供电公司在日常运转过程中产生的档案具有数量大、形式多的特点，因此现有的人员配置只能基本满足公司档案管理中基础的收、管、用，额外的工作量超出档案人员负荷。二是档案人员专业能力受限。电力系统内的档案人员大多是通过培训上岗，而业务培训内容围绕档案管理活动展开，基本不涉及进一步的档案文化建设，且目前国网电力不面向档案专业毕业生招聘，导致档案人员在档案文化建设上受到专业能力的限制，有心无力。三是人员流动性较大。国家电网采取新进员工轮岗制，虽然档案岗也在轮岗范围内，但因为上升空间较小、岗位级别较低等原因，少有新进职员愿意留在档案岗位上发展，造成档案岗位人员流动性较大。四是档案人员“老龄化”。国网江苏电力档案人员队伍中存在大批即将到达退休年龄的员工，老员工离职，新员工不能及时上岗，而档案文化建设是一项延续性较强的工作，新老交接不顺畅的直接后果就是档案工作的断层，更加不利于档案文化建设的持续推进。

人才资源是第一资源，企业档案工作的发展主要在于各级档案人员，因此，必须下大力气把握当前档案人员配置方面存在的各种问题，对症下药，抓好企业档案队伍建设。具体来说，加强档案队伍建设可以从以下四个方面着手：首先，合理充实档案人员队伍。企业档案文化建设工作是一个持续的过程，需要长期的人力投入。公司当前的档案人员存在数量不足、专业性不够的问题，可以考虑通过外部招聘和内部选拔等方式适当扩充档案人员队伍，并提升其专业性。其次，改进管理制度，保证档案岗位稳定性，从而避免因人员流动频繁而导致的“断档”等问题。第三，加强相关业务培训，提升档案人员工作技能。公司应根据需求定期开展相关培训，具体可以采用外部专家理论讲授和内部人员先进经验介绍等形式，不断提高档案人员开展各项业务工作的能力。最后，针对档案人员“老龄化”的问题，公司应首先从内部员工中选拔适当人员接手，并在此之后做好档案部门人力资源规划，从源头上加以解决。

3.开展企业档案文化成果深层次、系统化开发

从调研的三地市、县级供电公司现有的档案文化建设成果来看，除了陈列室、《电力工业志》以外，其他编研产品大都处于较低的开发层次，主要以汇编居多，属于“有编无研”的状态。同时，现有成果还呈现出零散、不成体系的特点，每年形成的档案编研产品数量不同、内容详略不一，且存在评级验收、复查期间“突击”以应对审查的现象，档案文化建设工作缺乏规范，尚未形成一个可持续发展的工作体系。

当前，各供电公司的档案文化成果还比较零散，可以考虑从“档案文化产品开发”“企业记忆构建”和“企业文化展示与传承”等三个方面构建江苏省电力有限公司档案文化成果体系，并根据这一体系制定具体的相关成果开发规划，增强企业档案文化建设的系统性。

此外，企业檔案文化成果的开发不能仅停留在简单的资料汇编，应当基于室藏档案，选择对公司发展有所助益的主题，开展更深层次的编研。具体而言，成果开发的选题可以从经济社会发展热点、服务社会以及公司本身的重大工程宣传等角度考虑，并在此基础上进行档案资源挖掘等后续环节。

4.拓宽内外部宣传渠道，充分利用档案文化成果

对内而言，除应对国网电力系统内外部审查外，编研产品鲜有人问津。在与业务人员交流过程中，有员工表示没有听说过某些编研产品，或者听说过但不知道到哪里借阅。有些专题的编研产品因为利用效果不佳，一段时间后就停止更新了。对外而言，服务文化早就成为国网电力文化的三大企业文化之一，但现有的建设成果并没有在企业的社会交往中发挥应有作用。

档案文化建设各项成果只有在利用中才能发挥其应有的作用和价值。因此，为了拓宽宣传渠道，促进企业档案文化建设成果的利用，应从内外两方面入手。对于公司内部，可以将成果直接下发，并通过内部OA、工作群等方式进行宣传，必要时也可组织专题会进行学习，以充分提高公司员工对相关成果的认知程度和利用水平。对于公司外部，有效的宣传推广能够帮助企业树立良好形象，增强社会影响力。江苏省电力系统应重视自我宣传，立足档案文化建设成果，选择适当的宣传途径，打造全面的、持续的企业宣传方案。具体而言，网络媒体较之于传统媒体拥有更加快捷的宣传能力和持续的推广效果，江苏电力有限公司及其下属单位可以选择其档案文化建设成果中有关服务社会的部分，在官方网站、微博和微信公众号上进行展示，并定期维护更新，从而达到提升企业社会形象的目的。