我国档案信息资源利用演变规律探析

李敏

[摘要]我国档案信息资源利用实践逐渐从封闭走向开放、从资政走向民主、从人治走向法治。论文围绕档案信息资源利用的演变规律，以档案利用相关的主体、提供利用的客体、提供利用的途径为着力点发现：利用主体中档案机构从握有绝对权力向分权转变，并且利用者与档案中介机构扮演着越来越重要的角色；档案提供利用的客体呈现内容平民化、范围扩大化、产品多元化的趋势；提供利用的途径则逐渐向多样化、智能化、个性化发展。

[关键词]利用主体利用客体利用途径中介机构

[分类号]G273.3

Research on the Evolution Rules of the Utilization of Archival Information Resources in China

Li Min

（Shanghai Science and Technology Museum Office， Shanghai， 200127）

Abstract： The practice of using archival information resources in China has gradually changed from closed to open， from management to democracy， and from rule of law to rule of law. Focusing on the evolutionary law of the utilization of archives information resources， this paper focuses on the subjects， objects and ways of the utilization of archives. It finds that the archives organizations in the utilization subjects have changed from absolute power to decentralization， and the users and archives intermediaries play an increasingly important role. The object of providing utilization presents the trend of civilian content， expanding scope and diversification of products， while the way of providing utilization gradually develops towards diversification， intellectualization and individualization.

Keywords： Using Subjects； Using Objects； Using Approaches； Intermediary Agencies

认识规律、利用规律是认识世界和改造世界的有效方法，我国档案信息资源利用实践的发展由来已久，历经古代、近代、现代及當代的发展，逐渐从封闭走向开放、从资政走向民主、从人治走向法治，服务理念从“官本位”向“人本位”转变，更具个性化、便捷化成为服务手段创新的方向，相关立法与监督机制也在不断完善。笔者主要从与档案利用息息相关的主体、提供利用的客体、途径三方面对我国档案信息资源利用的演变规律进行梳理与总结。

1档案利用主体的演变规律

我国档案信息资源的开放、开发及利用在漫长发展演变过程中，离不开档案机构、中介组织及普通公民等主体的努力与实践。而不同的主体在档案信息资源利用演变过程中扮演的角色、发挥的作用等均呈现出了各自不同的规律。

1.1档案机构从握有绝对权力向分权转变

档案是伴随阶级的出现、国家的建立而产生的，是阶级的产物，故古代档案的产生、开发、利用就不可避免地被视为统治阶级的特权，档案成为维护阶级统治的工具。伴随政治上专制主义中央集权的进一步强化，甚至出现了“百官莫敢望焉，史人无敢至其地”的境况。近代，在西方入侵、民主与科学思想传播及留学归国的有识之士的积极努力下，政府统治档案利用的状况被打破，档案编纂、以公布档案为目的的期刊出现；1949年中华人民共和国的建立，赋予了公民民主、自由的权利，档案利用虽已被视为公民的民主权利，但不管是档案开放范围，还是档案馆的服务理念都仍存在“重藏轻用”的情况。20世纪80年代以来，在我国深化改革开放，政治、经济体制改革，及西方公共选择理论、新公共管理理论、治理理论的影响下，我国传统的“全能型政府”的工作方式受到了挑战，服务型、参与型政府的构建成为机构改革的目标，也深刻影响着传统档案机构的角色定位。从拥有绝对权力向逐渐分权转轨，从占据主导地位到探索与社会、公民的合作转变，从被动等待服务变主动迎合公众需要，成为档案开放、利用工作中档案机构角色转变的表征。树立“以人为本”的思想，立足公民档案信息需求，深入群众生活，拓宽档案开放与利用渠道，寻求与报纸、电视、电影等媒体的合作，建立内容丰富的门户网站，引导公民积极参与，提供更多公众喜闻乐见的档案作品成为档案部门的追求。档案机构角色的转变，档案开放、利用方式与内容的革新，将营造更具文化休闲特征的档案利用氛围，同时，也可提升档案馆的社会认可度与竞争力，将档案馆推向更广阔的社会舞台。

1.2利用者从被动接受者向主动参与者转变

在我国，档案、档案馆长久以来被蒙上神秘面纱。当代，伴随国家经济、科技、文化各方面建设步伐的加快，民主与法制进程的发展，档案馆走向开放，档案与公众的距离不断拉近，以用户为中心的档案服务模式逐步确立起来。档案信息资源利用中公民主体地位的日益显现，成为档案利用主体演变的另一特征。公民在档案信息资源利用中的角色经历了从无权到有权，从被动接受到积极参与，再到占据主体地位的转变。伴随档案开放程度的不断增强，《政府信息公开条例》的颁布实施，各级档案网站、信息共享平台的设立及公民文化素养和信息权意识、主人翁意识的提高，公民主动参与档案信息资源开发、利用并占据主体地位成为可能。公民主体地位表现在：一方面，公民档案信息需求成为档案工作者档案信息资源开发利用的核心，基于用户需求的满意程度成为档案价值实现的标志，公民成为档案利用的主体；另一方面，将档案价值实现的主体——公民引入档案信息资源开发中来，不仅使档案信息资源开发更具活力与针对性，同时使其本身成为档案价值实现的一种形式。陈忠海也曾指出：用户作为开发主体，以其需求为导向、利用为目的的开发档案信息资源，是一种高效的档案价值实现的直接范式[1]。美国公民档案工作者项目（Citizen Archivist）、英国的档案志愿者（Archive Volunteer）、新加坡的公民档案员计划（Citizen Archivist Project）等都是成功的典范。

1.3档案中介机构扮演着越来越重要的角色

社会分工是人类文明进步的标志，21世纪，在市场经济飞速发展的条件下，社会分工取得长足发展，也深刻影响了档案利用工作的开展。要在市场竞争中提高档案服务工作的竞争力，就应该改善服务水平，提供多元化的档案利用服务。社会分工的发展催生着档案社会化服务需求的增长，而档案中介机构的出现及发展壮大，为更好地开展档案开发利用工作提供了一定的条件。传统理论认为，档案馆和档案工作者是档案信息资源开发主体，再加上局馆合一的管理体制制约，致使档案馆对档案资源的开发利用缺乏投入产出绩效目标的考量，造成大部分档案馆的档案利用响应政府号召多，围绕党政工作多，主观臆测公民需求多的局面。2005年，国家档案局颁布了《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，指出对已公开且存在广泛社会需求的档案信息资源，要充分利用社会力量和市场手段，对其内容进行加工和开发，形成档案信息加工业、咨询服务业等产业，增加社会就业，创造社会效益和经济效益。当前我国已有众多有能力进行档案信息资源开发、提供利用的营利性和非营利中介机构，如北京量子伟业、北京紫光慧图、信安达（中国）等营利性机构，科研院校、档案学会、协会等非营利性机构，同时，广告创意、影视制作、文化传播、文化礼品制作等商业性机构也是绝佳的合作对象。故我国档案馆可借鉴美国My Archives商店、英国“联合品牌在线服务”（Co-branded Online Service）等，运用合作开发、特许经营、合同外包等形式，将档案信息资源开发利用权在一定期限内出让给更具竞争优势的中介机构，实现公共资源的优化配置，进而提高档案部门社会服务和公共产品的供给能力。这样既可填补传统档案开发利用缺乏市场参与的空白，满足渐趋多元化的社会档案需求；又可通过其灵活的经营方式、专业的人才队伍、精良的档案设备、先进的管理经验为档案开放、开发及利用的发展注入新鲜血液。

2档案利用客体的演变规律

档案信息资源提供利用的客体主要是指国家机关、团体、企事业单位、其他组织及个人形成的，以保存在各级国家档案馆为主的档案信息资源。伴随档案信息资源开放、利用工作的推进，各级国家档案馆的馆藏内容，档案开放利用范围，档案开发利用产品等也都呈现出与时俱进的特点。

2.1档案馆藏内容趋向平民化

随着经济发展步伐的加快，个人收入的增加，公民的精神文化需求与日俱增，档案利用需求越来越迫切，利用范围也越来越广，既包括各种载体档案信息资源的利用，也涉及对馆藏档案的利用和对现行文件的利用等等。而传统上以党政机关公文为主要收集范围的馆藏档案结构，已显然不再适应新形势下公民的档案利用需求。故而，优化馆藏，构筑科学合理、平民化、大众化的馆藏结构，直接关系到档案馆业务的开展、档案价值的实现及公民档案利用的满意度。首先，扩大档案收集范围，从以文书档案为主，向科技档案、专门档案、民生档案、新載体档案等多门类档案扩展，将公民档案需求放在更重要的位置；其次，因时因地，注重特色档案的征集，构建特色馆藏，力求在满足公民档案利用过程中发挥独特优势；最后，为突出馆藏建设的人文关怀与以人为本的精神，可将与每一位公民息息相关、反映其个人及家庭、家族的档案列入馆藏范围。多元化、平民化馆藏结构的构筑，对档案信息资源开发提出了更高要求，因此探索多元化开发主体，成为新时期档案信息资源开发的必然选择，也必将给档案服务、档案利用注入新的活力。

2.2档案开放利用范围扩大化

档案利用权是国家赋予公民的一项权利，它是公民享有的了解、掌握、获取、存储和开发利用档案的权利，是信息权在档案领域的体现[2]。1948年国际档案理事会成立伊始，便确立了“使档案的内容更多地为人知晓，并使档案库具有更大的开放性，从而使档案库藏得到更频繁的利用”的目标。档案封闭期的长短、开放数量的多寡直接影响着档案信息资源开发水平及公民利用满意度。在我国档案信息资源开放利用从萌芽、发展至不断完善的演进中，呈现出开放时间渐趋缩短、开放范围不断扩大的趋势与规律。档案信息资源开放时间从永久封闭，秘不示人；到封闭期制度的产生，我国1987年《档案法》的颁布实施，以法律形式确立了30年的封闭期；再到2008年《政府信息公开条例》实施，以“随时形成，随时搜集，随时报送”方便公民查阅为特征的档案馆文件查阅中心的设立，档案利用工作业已延伸至文件现行，甚至生成阶段。与之相随，档案开放范围也历经了从古代的绝对保密，到1980年历史档案的开放，再到政务信息公开中部分待归档的“准档案”和已归档“现行档案”的开放，公民对文件（档案）信息时效性表现出了更迫切的需求，而政务信息公开环境下档案开放范围的扩大化，对我国现行的档案法规、档案开放政策都提出了严峻挑战。2016年颁布的档案“十三五”规划进一步指出：要坚持以人为本、服务为先，积极构建百姓走进档案、档案走向社会新格局，进一步深化和拓展档案利用服务。

2.3档案开发利用产品多元化

根据国家档案概念建立起的以司法——行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会——文化档案概念的变化是当前档案事业发展的趋势[3]。档案馆是国家的信息资源库，是国家的科学文化事业机构，在提供档案信息资源服务方面既拥有独特的优势，同时也肩负着重要的责任。档案自身所具有的文化属性、社会属性与社会信息化的发展相得益彰，档案信息资源开发、提供利用的相关产品日益丰富、多元，档案休闲利用、公共服务等新型档案利用观的建设提上日程。以社会的档案信息需求热点为导向，以自身馆藏资源优势为基础的档案编研[4]，作为档案开发、利用的重要形式呈现新的特征。同时，在信息时代，对传统的档案编研概念、编研形式等既提出了挑战，又提供了机遇。首先，编研主体多元化。档案馆与图书馆、博物馆、政府部门、技术部门、新闻出版机构等的合作常态化。其次，编研主题多样化。编研产品不再局限于传统的组织沿革、年鉴、大事记及档案馆指南等，转而重视公民的档案诉求与信息需求，同时，档案编研的选材范围也不再局限于单一的自身馆藏，更多的是借助网络平台实现跨馆、跨部门取材。最后，成果类型丰富化。传统以纸质书刊为主的单一化展现形式，向集图、文、声、貌于一体的多维立体化展现方式发展，极大地增强了观赏性、互动性与易获取性。

3档案利用途径的演变规律

档案利用途径作为连接档案信息资源客体与利用主体之间的桥梁，为紧跟时代步伐，满足不同时期社会档案信息资源需求的变化，在漫长的历史实践中呈现出从单一向多样、从手工向智能、从普适向个性发展的演变规律。

3.1从单一走向多样化

档案作为在社会实践活动中形成的具有保存价值的原始记录，档案信息资源的合理开发、提供利用可为国家政治、经济、文化及社会的发展提供参考与借鉴，同时也是满足公民精神需求的重要手段。而档案提供利用途径的多寡、便利程度直接影响档案价值的发挥、公民满意程度。傳统上受客观物质条件和社会档案意识的制约，档案提供利用途径单一，档案检索效率低，被动等待上门利用多，利用层次低。随着科技的飞速发展，社会档案需求数量与质量的提升，以及政务信息公开背景下档案馆自身建设的发展，档案信息资源提供利用途径向更加多样化的方向发展。一方面，档案利用途径不断创新，多渠道并存。除档案编研外，贴近生活，响应重大纪念活动的各类专题档案展览成为群众喜闻乐见的形式；与媒体合作，依托丰富馆藏优势，开办档案节目、拍摄各类专题片；强化档案馆公共服务能力，建立信息网站，开通档案馆微信、微博等，实现档案查询利用的“馆际联动、跨馆出证”；以深入调研为基础，在对档案信息资源深入开发的基础上，主动为用户推送情报信息服务也成为重要的档案利用途径。另一方面，与档案利用途径的多元化相伴随的是档案服务领域的扩展，确保档案信息资源配置的均等化，从被动等待用户进馆查档，向积极融入社会课堂、学校教育、市场服务、文化产品制作、融合多媒体技术等主动性开发转变，更加重视档案利用的休闲性成为档案利用途径发展的重要方向。顺应发展趋势，建立覆盖面更广，以公益性、服务性和开放性为特点的公共档案馆网，开拓利用途径，为每一位用户提供公平、精准、全面的档案信息服务是提高档案馆、档案工作及档案职业社会认同和地位的重要举措。

3.2从手工走向智能化

传统上，档案从生成到收集、整理、检索、编研及提供利用等都主要基于档案工作者的手工管理。手工制作的档案目录和档案馆指南是查找与利用档案的主要工具，致使档案检索速度慢，检索途径单一，档案的查准率、查全率低，造成公民档案利用满意度不高。档案开放、提供利用需要一定平台的支撑与保障，而现有档案馆条块分割和分级管理造成馆藏档案资源“支离破碎”，“信息孤岛”现象严重，同时《档案法》缺乏对国家综合档案馆主体地位的明确规定带来各级国家综合档案馆在所属行政区域内实际“话语权”的缺失、档案馆间没有形成实质性联系和网络体系的现状[5]。近年来，互联网、云计算等信息技术不断发展，这既给智能化档案开放利用平台的建设提出了要求，也为全国范围内档案信息资源的整合共享提供了新思路和新形式。2012年“中国档案云”的概念应运而生，2013年国家档案局提出在全国范围内建设“国家开放档案信息资源共享利用系统”，力求打造一个覆盖面广、数据量大、服务效能高的公共档案信息服务共享服务平台。大档案信息资源池的建设，能够打破档案服务、利用的地域限制，实现全国档案公共信息资源的互联互通、统一运营。同时，通过对元数据的转换、解释和翻译等功能，使用户可通过各种终端设备（PC、智能手机、平板等）在任何时间、任何地点访问档案云门户网站，为其提供精准的、智能化的、“一站式”的档案利用服务。

3.3从普适走向个性化

档案信息资源利用服务方式在古代、近代、现代、当代的发展过程中，实现了经由统治者的特权利用、“一刀切”式的被动等待服务，向更加多元化、个性化、便捷化的主动服务转变。一方面，伴随时代发展，新形势下公民档案信息需求的变革要求利用服务方式的个性化。其需求类型更加多样化，需求内容更加广泛化，需求时间、方式和地点更加个性化，用户希望在合适的时间、合适的地点得到更具针对性、人性化的档案信息服务。另一方面，一系列新兴信息技术的发展，使档案馆提供个性化的档案信息服务成为可能。传统上，以“普适”性为特点的档案开放与提供利用方式已无法满足当前公民的档案信息资源利用需求。首先，云存储、数据挖掘技术的发展与引入，为档案共享服务平台的建设与大规模收集用户数据信息提供了基础，进而可在对用户数据信息充分挖掘的基础上，及时、有效地预测公民档案信息需求，合理分配人力物力，化被动为主动，改善服务现状，提供用户感兴趣与个性化的服务。其次，档案网站及微信、微博等社交媒体技术的发展与普及，极大地优化了档案利用服务方式，便利公民档案利用，实现“足不出户，可查天下档”；同时，社交媒体所遵循的合作共享的开发理念，也激励着公民以主人翁的姿态参与档案信息资源开发，使档案信息资源开发本身成为档案价值实现及档案利用的重要形式。融合新兴信息技术，多渠道创新档案利用服务形式，是新时期适应公民档案信息需求多元化、个性化、及时性的必然选择。

档案利用工作不仅是档案管理的一项业务环节，更是档案部门维持其地位和声誉、检验档案工作的效益的客观依据。在系统分析的基础上，从多方面总结我国档案信息资源利用长期发展过程中的演变规律，既可丰富档案利用理论，又有利于进一步指导档案开放、利用工作实践的发展。

参考文献

[1]陈忠海，常大伟.档案馆在档案信息资源开发中的主体地位质疑——兼论用户在档案信息资源开发中的主体地位[J].档案管理，2015（2）：4-7.

[2]李扬新.论正确行使档案利用权[J].浙江档案，2001（4）：5-6.

[3]T·库克.1898年荷兰手册出版以来档案理论和实践的相互影响[A].国家档案局，中央档案馆.第十三届国际档案大会文件报告集[C].北京：中国档案出版社，1997：145.

[4]孙逊.浅议人物数字纪念馆建设特色——以钱学森数字图书馆为例[J].科技信息，2013（26）：2.

[5]曲正阳.档案立法中的几个问题[J].中国档案，2004（8）：36-37.