浅谈高校档案信息化资源整合服务研究

解云菲

【摘要】档案作为一种原始性记录的特殊载体，伴随着社会信息化的脚步，逐渐迈入了网络化、智能化的发展轨道，从而档案信息化及档案资源的开发与利用也就成为了现代档案工作的焦点与重心，要真正实现档案资源的全面共享和充分利用，其根本途径应在于对现有档案资源进行整合，走档案资源的真正共享之路。而网络环境的形成，赋予了档案信息资源新的内涵和形式，给予了档案资源一个前所未有的平台，档案信息资源的整合是当前信息化建设的重要内容。网络环境下信息资源的整合是档案界一个全新的课题。

【关键词】高校档案；信息；资源整合

一、加快档案信息化建设，实现档案信息最大化共享

2013年各地区档案局组织公务员、事业单位以及大型企业启动档案数字化建设，于2015年进行检查验收。2017年各市、区委组织部组织公务员、事业单位、各大型企业进行干部人事档案数字化工作，预计2019年全国档案事业将进入一个数字化的时代！

每一个高校都是信息资源的大型管理库，在校生达到1万人的高校均己成立档案馆，高校作为一个大量信息资源储存体独立存在着，高校的信息大都由自身内部产生，并且多半是教师的教学成果。如教师教学实施方案、科研成果、精品课程等教学档案等归为档案馆保存，但只是保存了下来，档案馆可能更多的是考虑知识产权的风险，并没有对这些科研资源进行有效的分析、整合和共享并实现广大利用，埋没了它的真正价值。

二、研究信息化整合的基本内容、方法、步骤

1.参加信息化整合的单位必须己完成数字信息化工作，并己建立数据库。2.判断能进行互联网共享的档案。对不涉及专利、著作权的一般性档案可优先采取网络共享，服务大众。3.档案馆根据《著作权限法》《专利法》中规定，对馆藏中专利著作进行甄别，并核定出各著作的保护期限，每年对有保护期限的材料进行一次梳理，对己解除保护期限的材料进行归纳、罗列。与著作权人进行协商，约定报酬，规避著作权风险后可进行网上共享。

三、档案信息资源整合的必要性

随着我国高等院校、大型企事业单位近些年来在社会事业发展过程中影响力的逐渐增大，高校档案馆不仅藏有丰富的馆藏资源，应肩负着传播文化、服务大众的重任。要把高校档案资源从“独立经营、自力更生”的模式解放出来，是档案资源共享的重要部分。因此打破“信息鸿沟”是档案事业需要解决的问题。

档案事业实现网络共享是国际化趋势，社会科学研究和人文交流领域需要高校参与其中并发挥重要的知识导向作用，国外高校在多年前己尝试把优秀教师课件共享在网上推广让群众受益。因此，高校档案馆要想实现网上共享，档案馆要做好科研人员的思想工作，给予他们优惠的约定报酬，科研成果的网上共享是高校档案馆积累的知识财富，檔案馆不仅要做好自己的网站，并且要做到让自己的网站充实、有特色。

四、网络环境下的档案信息服务研究

（一）需求手段的现代化和高效化。站在用户的角度我们不难理解，他们依靠档案工作人员手工检索查询获取档案信息资源的同时，更希望档案管理部门能通过网络提供各种功能强大、灵活实用的检索工具。如通过网络环境下档案信息资源进行检索导航等功能查阅到自己需要的资料、减少了繁琐的查阅档案审批步骤、缩短了时间空间的距离，又能快速让用户获取所需档案信息。

（二）需求对象的多元化和个性化。高校档案是综合反映学校历史面貌和发展变迁的原始记录，高校档案馆将越来越多的参与到社会服务中。如：提供学历学位认证服务、提供人事档案房产过户佐证材料服务、去世人员银行挂失佐证材料服务等等，高校档案用户需求对象也日益呈现出多元化、个性化的特征。

（三）更新服务理念，提高服务效率。档案需求是档案服务工作的基础，各高校档案数字化工作后都有自己的网络平台，但内容却不充实，只有简单的校史介绍、机构设置等等，远远满足不了用户需求。要想改变现状，档案分管领导要了解档案事业的发展趋势，以长远的眼光来看待对档案事业的投入。

五、网络环境下档案信息资源整合需解决的问题

在当今网络信息时代，高校档案始终没有真正进入网络电子化，笔者认为主要有以下几个方面的原因：

（一）传统的档案价值观对高校档案主体的影响。高校档案馆是高校管理机构的一部分，传统的管理观念、管理者始终认为它是机构内部活动形成的材料，主要以内部机构使用为主，相关人员为辅（外来人员：学籍档案、退休、死亡人员人事档案可供外来相关人员查阅）查阅。即使内部人员查阅也要办理繁琐的手续并且需档案管理员帮助查阅。这种传统的管理观念导致档案“养在深闺无人识”的现状。

（二）档案服务成本与管理服务效益的问题。近年来，各级档案局、市委组织部对各公务员、大型企业、事业单位档案馆（室）进行多次档案任务布置，各单位投入资金、人力、物力积极完成各次任务。并且接受了一次次大型检查来促进档案事业的发展，各基层档案事业在原有的基础上己经有很大的改善和提高。但想实现档案网络共享是远远不够的。档案事业是一项投入大、收益慢的工作，各高校、大型企业要想实现网络共享就要投入更多的资金和管理服务人员，更新服务观念，但收益眼前却还是一个未知数，这样一来投入与收益不平衡的现状是实现档案信息网络共享最大的阻碍。