强化四种意识 提升公文处理质量

吴鹏 张瀚文

【摘要】秘书人员的能力素质直接决定着公文质量。我们要以高度的责任心和使命感，以如履薄冰、如临深渊的警醒态度，扎扎实实、认认真真地做好公文处理的各项工作，为机关高效顺畅运转提供坚实保障。

【关键词】四种意识；公文处理

公文是具有法定权威性和规范体式的应用文体，代表着党委政府的形象。随着政务公开的全面推进，公文面向全社会公开发布已成常态。在信息时代，一篇存在瑕疵和错误的公文如果通过网络传播，造成的负面影响不可估量。所以，秘书要强化四种意识：

一、强化学习意识，提升办文基本素质

练就扎实的基本功是做好工作的第一步。“木桶效应”众所周知，公文处理头绪多、涉及广，办文的最终效果往往取决于秘书知识储备中最薄弱的环节。因此，我们要進一步加强学习，夯实公文处理的基础。一是在学习上下功夫。公文在文种、格式等方面有严格的规定，要坚持不断学习，及时掌握最新的公文知识。同时，各单位在实际工作中，对公文的具体应用还有细节上的差别，要学习本单位的范文，熟悉各种公文的规范格式、语言风格和写作手法。二是在积累上下功夫。注意学习党和国家最新的路线方针政策，确保正确把握工作中涉及到的相关方针政策和法规，确保吃透上情，避免公文带有“硬伤”。平时要捕捉领导讲话中的闪光点，积累领导在平时工作中的基本观点、重要论述、关键词等。此外，还要注意收集工作基本情况、工作计划、相关数据等，用来联系实际，确保吃透下情，避免出现空话、外行话。三是在练习上下功夫。重点是把握好多写、多改、多问三个关键词，主动争取练写机会，勤于动笔。撰写的文稿要反复修改，多向领导、同事请教，不懂就问，通过实战提高能力水平。

二、强化精品意识，提升公文起草能力

公文作为党政机关实施领导、履行职能、处理公务的重要工具，在传达贯彻党和国家的方针政策，指导和推进各项工作上，具有不可替代的作用。起草公文必须坚持质量第一的原则，做到精雕细琢，精益求精，确保文稿符合“高、准、深、实、新”标准。“高”，即站位要高，主动换位思考，以“身在兵位、胸为帅谋”的岗位意识，多出大主意、好主意，当好“智库”和“高参”；“准”，即定位精准，主要指吃透上级政策，把握基层情况，摸清领导意图，保证公文有的放矢、一语中的；“深”，即深度思考，能够多分析、多挖掘，善于透过现象抓住本质，将上级的有关部署和领导的工作思路清晰化、系统化、深刻化；“实”，即厚重实在，文字干净，言之有物，提出贴近实际、具有可行性的对策措施；“新”，即常写常新，杜绝照抄照搬等现象，以原有素材为基础，注重在思路、举措、文风上有所创新，进一步激发文字的活力，增强公文的执行效果。初稿完成后，事实清楚需要一丝不苟地加以修改，常用的方法有：通读修改法，通过朗读发现语句不通畅、衔接不紧密、表达不清晰及缺词丢字等常见毛病；冷藏修改法，对不急的公文先放一放，待思路进一步理清后再“复看”；互评修改法，邀请未参考起草工作的第三方参与审阅，明确问题与不足，为修改公文拓宽思路。

三、强化质量意识，提升公文审核水平

公文审核是公文制作过程中承上启下的关键环节。我们应当对照《党政机关公文处理工作条例》的相关要求，对每一篇公文的审核都做到准确、细致、严谨、周到，努力实现公文的高质量、零差错。重点把好三关：一是把好内容关，做好“五看”。一看行文的理由是否充分、行文依据是否准确。二看内容是否符合党和国家的路线、方针政策、法律法规以及上级机关的有关指标、规定。三看观点是否鲜明，是否准确体现了发文机关的意图。四看同现行有关公文衔接情况如何，即在同一问题上，各公文之间不能互相矛盾。五看内容是否完整，提出的政策、措施是不是切实可行。二是把好文字关，做好“三看”。一看篇章结构是否严谨，各层次之间是否相互连贯。二看语言表述有没有做到准确严密。三看文字是否精确、简练、朴实、庄重和规范。三是把好格式关，做好“三看”。一看行文关系和行文方式是否合理。二看文种是否正确，特别注意避免请示一文多事、报告夹带请示事项或者生造文种等常见问题。三看格式是否规范，重点审查有无漏项，还要特别注意跟《条例》出台前的老办法区分开来，严格按照国家新格式标准执行。

四、强化责任意识，提升公文运转效率

公文运转是一项常做常新、永无止境的工作。目前，有些机关公文积压、滞办、推诿等问题仍然屡见不鲜，文秘人员对此应主动担当，勇于创新，进一步提升收文办理效率，力求各项工作都能做得更细致、更扎实。一是完善签收机制，通过来电提醒、全天候值守、收发室催收等方式，保证公文即到即收。二是严把初审关口，主要有三方面：业务审查，即是否应当由本机关办理；规范审查，即是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签；法务审查，即是否符合法律法规和上级相关政策。经初审不符合规定的公文，坚决予以退回。三是提高拟办质量。充分做好提炼文件要求、熟知职能分工、对照先例比较等前期准备工作，提出责任单位、落实要求等工作建议，供领导审签时参考，保障公文得到妥善办理。四是主动协调办理。针对公文流转中易出现的“中梗阻”问题，坚持程序严谨性和细节灵活性的高度统一，及时提醒催办。对按正常程序流转，无法保证按期办结的，遵循急事急办、特事特办的原则，认真做好跟踪，最大限度地提高文件传递效率，确保事事有回音、件件有落实。