办公室行政人员的计算机文档管理工作探析

张祥臻

【摘要】在办公室行政人员日常工作中，主要是负责整理资料、传递信息、提供预案、辅助决策，促使企业能够正常稳定运行。所以，办公室行政人员作为企业内部重要组成部分，在日常文档管理工作中，由于工作量较大，工作效率偏低，借助计算机辅助文档管理工作，可以有效改善传统工作中的不足，尽可能降低人为错误几率，提升计算机文档管理工作效率和质量。本文主要就办公室行政人员的计算机文档管理工作进行分析，针对其中存在的问题，提出合理对策予以实践。

【关键词】办公室；行政人员；计算机；文档管理

在现代社会进步和发展中，企业市场竞争愈加激烈，面临着严峻的挑战，为了能够谋求长远生存和发展，应该在充分了解企业经营情况的基础上，才能作出最准确的决策。这就需要企业加强档案管理工作，整理好档案信息资源为后续的领导决策和管理提供参考依据。文书工作室档案的基础，同时也是文书工作的进一步延伸，文书工作质量高低将直接影响到档案工作质量。尤其是在当前企业大规模裁员的背景下，如何能够协调处理文书和档案工作之间的关系，成为当前企业首要面临的工作任务。所以，办公室行政人员在文档管理工作中，借助计算机技术辅助工作开展，可以有效提升文书工作质量和效率。

一、文档管理工作的作用

任何事件都需要在一定条件下相互转化和相互影响，尤其是办公室行政人员，在计算机文档管理工作中应该梳理清楚文书和档案工作之间的关系，只有做好档案工作，才能对文书工作起到积极作用，有效提升文档管理工作成效。只有保证文件资料完整，立卷归档完整，才能促使文档管理工作规范化开展，完善相配套的制度，确保办公室各项工作有序开展。

（一）凭证作用。文书档案的凭证作用较为突出，主要是在特定形式下将直接使用的公文转化而来，同时记录了真实、全面的社会活动情况，可以为实际工作开展提供充足的依据。档案材料中包括手稿、照片、印章和录音材料等等，这些凭据的真实性较高。通过对这些凭证资料的整理和归档，有助于加强文档资料的保护，尽可能避免文档资料丢失、损坏，为后续的相关工作开展提供查考和利用作用，查缺补漏，充分还原历史事实。

（二）情报参考作用。档案资料记录了社会活动进程，除了将人们各个历史阶段的社会活动真实记录下来以外，还记载了人们在社会活动中积累下来的经验和教训，有助于还原历史原貌，了解历史的同时总结经验教训，为后续各项工作开展提供充分的参考依据。但同时，由于历史条件的影响，人们对于事物的认知可能存在一定局限性，不符合客观事实，难以全面、真实地反映出当时的历史情况。所以，对于这些文档资料应该结合自身经验，积累经验教训，为后续工作开展奠定基础。

（三）档案信息资源开发利用基础。在社会的进步和发展中，科学技术水平得到了显著提升，文档资料的形式愈加多样，除了以往的文字以外，还包括录音、录像和照片等等，形成规律不同，但是各种文档资料之间的联系较为密切。所以，应该对记录方式进行充分整理，保护文档资料。

二、办公室行政人员的计算机文档收集和处理

（一）建立完善的制度。办公室行政人员的计算机文档收集和处理工作开展中，为了确保各项工作有序开展，首要一点是建立完善的配套制度，包括复制制度、阅览制度和外借制度，结合具体情况，实现不同层次人员的管理和监督，同时保证审批手续规范化，确保后续工作有章可循，避免文档资料丢失、损坏。

（二）提升人员专业素质。打造一支高素质的文档管理人员，就需要定期组织教育培训，提升文档管理人员的综合素质。要求文档管理人员具备较高的责任心和服务精神，提升政治素质；掌握扎实的专业知识，了解相关档案法律法规，提升业务素质；文化知识储备较高，可以深入总结工作中的经验问题，提升文档管理人员的文化素质。同时，工作人员能够严格遵循规章制度开展工作，具备较强的独立处理问题能力，确保文档资料的合理开发和利用。

（三）强化监督和管理。结合监督对象的不同，选择不同的监管措施，这就需要做好文档管理的制度完善工作，能够深层次与人员沟通和交流，了解利用目的所在；勤于观察和动脑，结合利用者实际利用情况，有针对性检查档案资料情况，查缺补漏，进一步将相关制度落到实处。

（四）计算机辅助文档管理。在文档管理工作中，为了可以有效提升工作效率，降低人工劳动强度和错误几率，应该充分发挥计算机技术优势，辅助文档管理工作的开展。一般情况下，文档管理工作中采用OFFICE办公软件基本上可以满足办公室工作需要，实现文字处理、表格统计和图纸生成等等，自动化检索需要的资料，构建一体化的管理体系。

三、结论

综上所述，文书工作是档案的基础，同时也是文书工作的进一步延伸，文书工作质量高低将直接影响到档案工作质量，借助计算机技术辅助文档管理工作开展，可以有效降低人工勞动强度，促使工作开展更加便捷，实现文档资料的高效开发和利用。

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