对政府档案管理信息化建设的思考与探索

梁仕梅

【摘要】随着国民经济的不断发展，办公自动化技术得到广泛的应用，政府上网工程和政府信息化的持续快速推进，使得电子档案管理成为一项迫切的政府档案管理现实任务，促进其信息化建设势在必行。下面就从政府档案管理信息化建设的重要性入手，探索促进信息化建设的策略，以助力政府部门提高档案信息利用率。

【关键词】政府部门；档案管理；信息化

最近几年，围绕应用信息技术的信息化建设浪潮席卷全球，信息化成为最强大的社会发展推动力。在该形势下，国家作出将推进国民经济与社会信息化放在优先位置的战略决策，档案管理信息化建设也得到重视，思考并探索政府档案管理信息化建设意义重大。

一、政府档案管理信息化建设的重要性

政府档案是记载政府部门工作的原始数据资料，对开展政府工作有重要的积极作用。而以应用信息技术为代表的档案管理信息化建设促使政府档案进入新的阶段，使信息化建设变得至关重要。一是信息化改变政府部门的档案载体，传统的纸质档案在信息技术的广泛应用下逐渐变成电子文件，抛弃过去手工管理档案的工作方式。二是信息化建设提高政府档案利用率，因为政府部门的档案管理归根结底就是为使用者提供便利，传统的档案管理从收集、整理到归档、利用的过程相当繁琐，要经历很长的周期，而信息化建设大大缩短档案的形成时间、利用时间，使档案利用率的提高获得新捷径。三是信息化促使政府档案从重保存变成重利用，用户只需获得账号与口令，就能随时随地使用档案，通过计算机实现人机对话，打破时空限制，方便档案信息资源的使用。

二、促进政府档案管理信息化建设的策略建议

（一）立足政府部门实际，构建长效档案管理机制。档案管理信息化建设在政府部门难以促进，主要原因在于使用者的计算机操作水平较低。如果在政府部门特别是基层政府部门实行档案管理信息化建设，由于政府部门与群众都习惯使用纸质档案、摘抄信息，导致很多信息使用者就很难得到所需信息，无纸化办公难以快速满足实际需求。与此同时，站在技术的角度，政府档案管理者很难保证档案实体、档案信息存储载体等的安全，阻碍政府档案管理信息化建设进程。因此，政府部门要针对归档的纸质档案和电子文件，实施双轨制管理方法，将两者编成一致的档案卷号与著录信息，完成数据备份工作，方便使用者查阅档案。如果条件允許，政府部门还可逐步促进数字档案室建设，将分散在不同地理位置和载体中的档案信息进行数字化存储，以有序的综合信息资源为档案管理核心，为各类政府工作提供规模大、信息量大的分布式数字信息服务，有效共享政府档案资源。

（二）建立档案管理系统，提高政府档案的利用率。一方面，政府部门要促进文档一体化管理系统建设。实施政府信息公开明确要求政府部门要及时主动为档案机构提供公开的政府信息的义务，而档案机构要整理、归档并保存政府部门的信息，这就要求政府部门要建成文档一体化管理系统，和政府电子政务系统、档案信息化管理系统与政务网衔接，构建统一整体。政府部门还要重视设计电子文件的归档、管理等功能，为公众有效提供档案利用服务，满足公众对政府档案信息的查询与利用需求。另一方面，政府部门要促进档案网站建设。如今，档案网站越来越多，但普遍存在内容和功能单一、更新速度缓慢等问题，总体建设情况不容乐观。所以政府部门要注意丰富档案网站的内容，完善其服务功能，不仅要宣传档案新闻，还要结合政府部门的信息公开工作，专门开设政府信息公开栏目，提供政府部门公开信息的检索功能与查阅功能，让公众及时享受查询和下载政府部门公开信息的服务，同时阅览现行文件，及时更新档案网站所提供的政府部门公开信息。此外，政府部门要在建设档案网站时基于馆藏资源特征形成针对性强的档案信息内容与服务，聘请专业人士协助设计档案网站，使档案网站发挥应有价值，不断提高政府档案信息利用率。

（三）发挥信息管理效能，提高政府档案服务质量。政府部门要注意了解自身开展档案管理信息化建设的状况，以便更直观地发现其中的问题，探索有效的解决措施，促进档案信息管理效能的发挥，提高政府档案服务的质量与水平。一般情况下，维系档案信息化建设的安全保密工作是重中之重，其技术通常涵盖信息加密技术、数字证书、网络防火墙技术等，把这些技术手段落实到档案管理信息化建设之中，能有效避免档案信息丢失。所以政府部门在档案管理信息化建设中应更好地利用长期保存的档案信息资源，并通过技术性的分析和处理提取有效信息，为公众提供更便捷、更安全的档案服务。在档案管理信息化建设实践中，政府部门还要对信息化工作人员实施科学的分类，区分出不同的档案信息化操作群体，其中的访问控制应严格遵循最小权限原则，尽可能细化到每一个用户、每一项任务、每一份档案，从而强化对政府档案的细节管理。但将信息技术应用于政府档案管理当中是一项科学的、长期的、系统性的工程，需要政府部门在档案管理信息化建设的执行中逐步完善档案信息管理效能，不断优化档案服务。

三、结语

在信息化浪潮下，政府部门要充分认识到档案管理信息化建设的重要性，并在档案管理中坚持与时俱进，不断促进信息化建设，利用信息技术创造性地开展档案管理工作，拓展档案信息服务领域，改革档案管理服务方式，更好地适应社会发展需求，为建设社会主义政治文明、物质文明与精神文明贡献更大的力量。

【参考文献】

[1]陈慧.档案管理的发展趋势——档案管理信息化[J].城建档案，2016（06）：52-54.

[2]崔国侠.政府信息公开背景下的档案管理工作研究[J].中国市场，2015（35）：89+98.