基于智慧校园体系下的高职院校学籍管理模式研究

陈铁军

[摘要]在信息化发展不断深入高职院校的过程中，学籍管理工作由传统的手工作业转换为信息化管理模式。但是由于发展过快，人员素质、系统功能、管理制度等一系列管理方向并未快速对接，导致学籍管理系统的真实效率不能充分发挥，也严重影响了智慧校园体系的全面构建。为此，本研究分析了当前高职院校当前的学籍管理工作现状，同时提出基于智慧校园信息化体系构建高职院校的学籍管理模式的发展策略。旨在支持高职院校学籍管理模式的更新与完善，达到预期的学籍管理时效性。

[关键词]智慧校园；高职院校；学籍管理

[中图分类号]C640

[文献标识码]A

[文章编号]1671- 5918（2018）05-0012-02

引言

智慧校园体系是利用软件技术与硬件支持，打造信息化教研管理工作的发展方向，而学籍管理工作更是其中最为关键的管理内容。在实际应用效果上是否能够达到学籍管理工作的时效性，也是构建智慧校园体系的必要基础与条件。针对高职院校学籍管理模式的进一步研究，也是基于智慧校园体系不断完善与发展的重要方向。但当前的学籍管理模式并未对接高职院校的快速发展，其信息化程度有待提升，从而本文就学籍管理模式进行深度分析，阐释如下。

一、高职院校当前的学籍管理工作现状分析

（一）未能构建完善的学籍管理系统

学籍管理系统是针对高职院校开发的档案类管理程序，可以通过资料上传、后台管理、信息下载等模式完成学籍档案管理工作。从多年来的应用效果分析，学籍管理系统提高了传统学籍档案管理工作的效率，同时降低了人为操作的失误率。但是目前普遍应用的高职院校学籍管理系统仍然存在应用效率较低的情况。多数类似系统在开发阶段与高职院校的联系较少，从而导致系统时效性较低，并未精准对接本校的学籍管理内容。而且由于存在格式絮乱的问题，也产生了信息孤岛的现象。总体而言并未发挥出学籍档案管理工作的现代化优势。由此可见虽然学籍管理系统初见成效，但并未以较高的工作效率应对学籍管理工作，同时也并未完善该系统的多项实用性功能。

（二）缺乏完善的学籍管理制度体系

目前虽然多数高职院校制定了自身的学籍管理制度，但长期应用该管理模式而并未及时更新，导致学籍管理工作重点弱化。同时多数学生并未完全了解学籍管理工作的内容，在本次调查中发现，在校2017级与2016级的学生中仅有12.5%的学生了解学籍档案的相关作用，而35.6%的学生仅知道学籍档案存在但并不知晓其具体的管理内容与方向，其余51.9%的学生则完全不了解关于学籍档案的相关事宜。由此可见，当前的学籍管理制度仍然严重缺乏完善的管理体系。虽然2015级75.5%的学生在离校实习阶段了解了学籍档案的相关作用，但是也严重缺乏关于学籍档案内容的相关性问题，以至于学籍档案管理工作于并未健全的制度体系形成影响因素，并不利于学籍管理工作的顺利开展与完善。

（三）学籍管理人员综合素质能力良莠不齐

目前本校学籍管理工作人员中12%属于专科以下学历，而本科和专科学历的工作人员占到总比例的78%，另外10%的学籍档案管理人员为硕士研究生学历。从整体学历水平分析，其学历水平较低，并不具备较为完善的综合素质能力。此外，在所有学籍档案管理工作中，25%属于计算机类专业，而52%的管理人员属于其他非计算机专业学科，仅有23%的学籍档案管理工作人员属于计算机类专业同时辅修了档案管理工作的相关专业内容。而现代化的高职院校档案管理工作，是以计算机软件应用为基础的工作内容，假设计算机专业能力较为薄弱，办公自动化效率较低，也并不利于广泛应用该系统完善其学籍档案管理的相应工作。在管理人员综合素质能力较低的情况下，部分管理人员薪酬较低且工作压力凸显，从而造成了档案管理工作的人员流动性，也同时增加了多项学籍管理工作的重复性，严重制约了高职院校学籍档案管理工作的稳步运行。

二、高职院校学籍管理模式的利弊分析

（一）发展过快，管理工作加重

近些年来在高职院校的招生率逐年递增，为了体系教育公平性，为更多学生创造学习与深造机会，高职院校的生源扩招比例增长过快。虽然对于学生而言相当于利好消息，但是也严重增加了高职院校学籍档案管理工作的任务由与工作量。自2015年本校学籍档案管理基数为5237，到2016年上升为6529，至2017年已经达到了7512分。平均年增长15%左右的工作量，为高职院校学籍管理工作带来了较大的工作负担，其任务量可见一斑。如果在短时期内无法从工作效率上有所突破，则会给学籍档案管理工作造成极为严重的遗留问题。因此，造成目前高职院校学籍档案管理工作效率并未稳步提升的主要因素在于，招生过快，发展速度过快，学籍档案管理工作并未实时更新与对接，造成了工作量积压与累积过量等问题。

（二）革新叠加，管理难度增加

目前多数高职院校拓展了智慧校园体系的学籍管理方案，但是在实际操作中，由于多数高职院校并未配备充足的计算机专业管理人员，但是其系统信息化程度并未充分体现。而智慧校园体系下的学籍管理系统，是基于计算机技术为主，学籍管理业务为导向的综合性工作。如果在实际运行过程中，缺乏计算机专业知识，其管理效果与管理效率也会受到严重影响，因此无法有效提升学籍管理工作的时效性。在此阶段，部分高职院校发现了信息管理工作中存在的漏洞。采取了系统更新升级等工作，但是更新频率过快，多数功能并未经过有效验证，以至于仍然存在功能输出的偏差性问题。在2015年至2016年之间，82%的高校常规使用的智慧校园学籍管理系统前后更新7次以上，而操作方式更新叠加之后，严重影响了多数学籍管理工作人员的掌握程度，也造成了对于学籍管理工作的严重影响。

（三）业务需求转化，多元化發展突出

在多元文化的融合发展过程中，部分高职院校已经意识到对应的业务需求转化情况。以往时期，学生的专业发展需求与学生个人学习基础存在较大的关联性，但是目前对于日后工作要求的比例，以及对于专业方向的工作内容等，多数学生的认可度并未完全一致。因此，多数高职院校的转专业需求逐年递增。但是由于受到多种相关因素制约，能够顺利完成专业学科方向调整的学生比例依然较少。以本校为例，2015年共收到转专业申请67份，顺利完成专业转换的学生人次为25人，其完成率仅为37.31%。而2016年共收到转专业申请85份，上升了12%以上的递升比例，但顺利完成专业转换的学生人次仅为17人，其完成率降低至20%。由此可见，由于受到管理制度条件限制，多数学生无法直接完成专业凋整，从而严重影响了学生自由发展的可能性，也限制了个性化教学的发展。因此，多元化发展的现状对于学籍管理工作的业务需求发生提出较大要求，但并未对接实际的业务总量，严重制约了智慧校园的积极发展。

三、基于智慧校园信息化体系构建高职院校的学籍管理模式

（一）补充完善学籍管理系统功能

学籍管理系统是完善智慧校园信息体系的功能载体，为了增强其信息化管理的时效性，必须首先补充完善学籍管理系统功能。一方面，高职院校需要与系统程序开发部门加强联系，总结学籍管理工作重点方向，并提出实用性功能更新要求，以便系统开发部门能够真实掌握高职院校的学籍管理工作针对性，提高系统相关功能的优化设方案。另一方面，虽然多次更新能够不断补充系统功能的细致化与精准化要求，但是反复更新过程中也容易造成多项操作内容的调整，并不利于所有学籍管理工作人员快速掌握。因此，在革新相关系统功能时，需要充分考量后期维护工作的时效性，以原有操作模式为基础，尽量保留操作程序的使用次序，通過其他辅助功能补充系统配置方案，则更有利于完善学籍管理系统。

（二）健全制定完善学籍管理制度

学籍管理工作本身需要不断完善与创新，在智慧校园体系下，是否能够达到预期的信息化程度，是完善与发展的根本。那么在其不断完善的过程中，势必要对应教学模式的管理内容，对接当前学生学习与专业发展的需求。在学籍管理制度上与时俱进，才能适应智慧校园的发展理念。因此，健全制定完善学籍管理制度并非一蹴而就，而是在不断发展的过程中逐步补充管理细则，完善管理职能与时效性的过程。在此基础之上，需要以每一学年度的工作量与业务执行效果评估当前的制度体系是否完善，同时以学生满意度作为衡量学籍管理工作是否达标的重要前提，最终通过不断更新管理细则，达到适应教学体制更新与信息化发展的实际需求，健全当前的学籍管理制度，支持智慧校园信息化的进一步落实。

（三）加强学籍管理人员普遍素质

从当前学籍管理模式的时效性分析，学籍管理工作人员的工作效率偏低，与多数人员综合素质良莠不齐存在较大的关联性。而智慧校园体系是否能够达到较高的信息化水平不仅需要硬件和软件支持，同时也需要以学籍管理工作人员的技术水平为支撑。那么定期培训学籍管理人员的办公自动化能力，同时将学籍管理系统的更新功能作为培养重点，才能让更多学籍管理人员掌握系统的更新或者拓展性功能，以最快效率完成学籍管理工作。此外，提高学籍管理人员的普遍素质也是加强学籍管理工作时效性的重点方向，其培养方向主要为针对计算机技术的应用学科。可以在合理规划工作时间与学习时间后，为学籍管理人员设置校园内培训课程与校园外培训课程。校园内的培训课程可以在工作时间允许下交替完成培训任务，而校园外的培训课程则需要合理对接较长的学习时间，以便保障培训效果能够达到预期的发展需求。

结语

综上所述，智慧校园体系下高职院校的学籍管理工作受到严峻挑战，是否能够达到信息化发展的具体要求，提高学籍管理效率成为当前亟待解决的重点问题。为此，本研究分析了高职院校学籍管理模式的利弊，并提出优化学籍管理模式的构建策略。一方面，需要补充完善学籍管理系统功能，支持针对性较强的业务管理范畴。另一方面，需要健全制定完善学籍管理制度，以便达到对接管理内容的时效性。除此之外，需要加强学籍管理人员普遍素质，进而配合硬件设施与软件应用的真实效果，达到预期的信息化管理效率。

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