地市级电大事务管理信息化建设探析

胡仁贵

摘要：信息技术在地市级电大事务管理中的作用日益凸显，并逐渐成为推进地市级电大事务科学管理、创新管理的主要措施和重要手段。文章结合地市级电大事务管理信息化建设现状，对地市级电大信息化建设在办公室管理中的重要意义、存在的不足及建设管理对策进行了分析研究，旨在提高地市级电大事务管理水平，推动地市级电大转型发展。

关键词：信息化；地市级电大；事务管理

地市级电大是以现代信息技术为支撑、办学网络覆盖本地区城乡的新型开放大学，是国家开放大学（中央电大）的重要组成部分，是地市构建终身教育体系、推进学习型社会建设的主力军，担负着培养应用型、技能型、实用型人才的重任。地市级电大作为学校组织机构的中枢部门，有着承上启下、综合协调、沟通内外、督查督办、办文办会等重要职能。数字技术、网络技术及现代教育技术的日新月异，给地市级电大事务管理工作带来了极大的冲击，对地市级电大事务管理理念、运行模式、工作方式提出了更高的要求。信息时代，如何进行科学化管理、规范工作流程、提高工作效率、降低运行成本、促进地市级电大有序发展，已经成为地市级电大迫切需要解决的问题。

一、地市级电大事务管理信息化建设的意义

（一）顺应时代发展的必然趋势

地市级电大日常涉及的数据信息来源广、数量多，尤其是云计算、大数据时代的到来，对地市级电大事务管理工作提出了新要求。从纵向来看，地市级电大事务向上要联系国家开放大学、省级电大，向下要联系县级电大；从横向来看，它要联系当地党政机关、教育行政主管部门及兄弟地市级电大。在学校内部，还要联系各处室，服务广大教职工。随着网络技术的飞速发展及互联网的广泛应用，地市级电大各种事务基本上在网络环境下完成。例如：公文传输不再是纸质文件的收发，而是通过电子政务内网传输电子文档；公文的起草、审核、签发、成文及归档主要在网络环境下完成；传递信息、汇报工作、各种统计报表采用QQ、电子邮件、传真等方式进行。信息化办公已取代传统的纸质化办公，成为地市级电大事务管理的主要方式。加强地市级电大事务管理信息化建设，实现办公的数字化、电子化和信息化是顺应时代发展的必然选择。

（二）提升服务能力的内在需求

随着现代信息技术的发展及办学业务的拓展，地市级电大发展面临着许多新问题。地市级电大办公室是学校机构的重要组成部分，是学校内部的中枢部门，是决策者的参谋与助手。为帮助领导科学决策和管理，办公室需要搜集、加工大量信息，并及时、准确、全面地将这些信息提供给领导以作参考，这就要求地市级电大加快数字化建设的步伐。地市级电大事务繁杂，相关工作千头万绪，并直接关系学校运转。加强地市级电大事务信息化建设，可极大节约人力、物力，高效、便捷地实现人机互换，提升办公室人员的服务管理能力，提高办公和管理效率。数字化可为文档的管理和检索节约大量的时间，还能防止文件丢失。实施数字化办公后，文件资料可直接以电子文档的形式传阅和修改，这样既节约了纸张、油墨，无需人工传递，达到了节约人力的目的，又节约了时间，优化了管理，使信息快速流转，避免积压，为地市级电大的科学管理创造了条件。地市级电大办公室是学校对外的一扇窗口，其信息化建设与管理水平的高低直接关乎学校形象，进而影响学校发展。

二、地市级电大事务管理信息化存在的不足

（一）认识不到位，重视程度不高

部分地市级电大领导和办公室工作人员对信息化建设在事务管理中的作用认识不够，观念滞后，忽视网络技术、数字技术等新技术。在具体事务管理中，没有意识到信息化在科学管理、综合协调、督查督办及公文处理等方面的重要作用，缺乏创新意识，甚至对信息化建设和管理有一定的抵触心理。比如，还是用纸对纸、面对面的老办法处理办公室工作，习惯于纸质化办公，文件的起草、修改等坚持手写。对信息化建设在办公室管理中的应用缺乏深入、系统的研究，没有从根本上解决“书面报告满天飞、文件收发跑断腿”的局面。同时，部分地市级电大對事务管理信息化建设投入不够，设备老化、陈旧，不能满足信息化办公的需要。有的地市级电大的计算机使用多年未及时更换，有的还没有建立办公系统，有的虽然购买了指纹打卡识别考勤系统，但没有投入使用等，这些都给地市级电大信息化建设和管理带来一定的难度。

（二）基础设施薄弱，信息化建设水平不高

由于历史原因，地市级电大财政投入渠道一直不畅，甚至有被边缘化的趋势，导致地市级电大主服务器信息系统处于低位运行状态，宽带容量小、网速较慢，信息化建设处于初级阶段。有的办公室的计算机仅具有简单的打字排版、上网功能，没有建立拟稿、成文、传输、立卷一体化的数字办公系统。在文件传阅处理上，没有建立数字签章认证系统，未能实现线上办公。有的地市级电大办公室虽建立了自己的网站，但许多子目录里没有实质性内容，网站点击率不高，利用效果不明显。总之，没有真正形成高效、高质量的信息化办公环境。

（三）工作人员素质不高，信息化应用效果不佳

在信息化建设与管理过程中，为提高办事效率、提升管理水平，需要大量的高素质技术型人才。但从目前地市级电大工作的实际来看，信息技术专业人才缺乏，远远跟不上信息化建设对人才的需求。地市级电大办公室工作人员文科专业人才偏多，而计算机专业人才较少，这给事务管理的信息化带来了一定的难度。有的地市级电大认为办公室工作就是打杂，因此将工作能力欠缺、年龄较大、不易接受新事物的人员安排在办公室工作，他们中的部分人员不懂公文写作，不懂电脑技术，不会利用电子屏发布信息，不会发送邮件等。办公室人员素质不高，将严重影响信息化建设与管理进程。

三、加强地市级电大事务管理信息化的对策

（一）提高思想认识，高度重视地市级电大办公室信息化建设

首先，通过信息化建设的实际应用转变地市级电大领导观念，让他们充分认识到信息化管理的便捷性、高效性和重要性，引起他们对办公室信息化建设的高度重视，从而在政策制订、资金投入、人员配备等方面给予关注和支持。其次，地市级电大教职员工要从思想上高度重视信息化建设及管理工作。地市级电大的信息化建设与管理需要各处室及全体教职工积极参与配合，如指纹电子考勤、网上个人事务办理、网上文件传输、网上工作交流、网上信息发布等，都需要全体教职工形成一种自觉。另外，还要提高办公室工作人员的信息素养，改变传统的纸质化办公模式，更新观念，树立信息化建设与管理的理念，用信息化的思维做好文件传输、档案管理、信息采集、督查督办、会务接待等各项实际工作，努力提升信息化工作能力和水平。

（二）加强基础设施建设，提高信息化建设水平

计算机网络技术的的飞速发展对地市级电大事务管理提出了更高的要求，地市级电大必须紧跟时代发展步伐，加大投入，扩大宽带容量，提高网速，安装各类办公操作软件，实现信息存储、查阅、检索的数字化。同时，要利用成熟的信息技术将原有的办公室各项工作进行整合，建立数据统一、功能齐备的综合服务平台，将人事系统、财物系统、档案系统、学校新闻等整合在平台内，这样通过平台不仅可以进行网上公文处理，还可以获取其他信息。另外，安排信息技术方面的专业人员对网络进行日常维护和升级，切实提高工作效率和办公室数字化服务水平。收到上级部门文件后，利用电子扫描仪进行扫描，再分发给领导和各处室，这样既方便传阅，又防止丢失。档案管理员要将传统的纸质文件档案数字化，便于档案管理人员在线把关，确保文档质量。利用计算机及网络技术不仅检索查阅更方便、快捷，还可以防止档案翻阅过程中的损坏，减少档案工作人员的工作量，提高工作效率。条件成熟的还可开发移动办公系统，建立数字化的督查督办系统。

（三）提升办公室工作人员综合素质

提高地市級电大事务管理信息化水平关键在于办公室人员素质。因此，建立一支责任心强、信息技术水平高、业务能力突出、具有创新精神的办公室人才队伍是重中之重。学校在人员配备上要挑选懂信息技术、会公文写作、具有创新能力的人员从事办公室工作。同时，要以人为本，采取多种培训与交流的方式，提高办公室工作人员信息化应用水平。例如，组织应用能力培训，让办公室工作人员学会使用word、excel等基本办公软件，不断提高办公室工作人员的信息技术水平和无纸化办公能力。另外，在强调可操作性、实用性的基础上，对全体教师开展网上办公、文件处理、个人事务处理等系统培训，让广大教师在短时间内学会并熟悉操作和应用，提高信息技术在学校管理中的应用效率。

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