高校推进公务卡结算探讨

王华欣

摘 要：自2016年2月1日起，高等学校中央财政科研项目严格使用公务卡结算，公务卡結算模式在高校中开始全面推行。此举为进一步深化预算体制改革，加强财政支出监管和提升财务管理发挥着重要的作用，也是进一步规范财政管理的必然要求。当前，高校推进公务卡结算从总体上来看，已取得明显成效，但是在公务卡的使用与结算过程中尚存一些问题，本文对此进行了探讨。

关键词：高校；公务卡结算；财务

一、高校公务卡结算存在的问题

（1）公务卡刷卡范围受到一定程度的限制。当前，我国刷公务卡的客观环境尚不完善，这就导致刷卡条件受到限制。当前，我国经济发展较弱的地区普遍不具备刷公务卡的条件，这就给公务卡消费带来了困难。如果教职工去不具备刷卡条件的偏远地区，只能先自行垫付现金，后凭借消费发票和无法采用公务卡支付的说明到财务部报销。另外，由于商户使用POS机需缴纳一定比例的手续费，个别商户在刷卡时会将手续费转嫁给持卡人，也就是说商户在刷卡时，其所购买的商品或服务的价格比用现金支付的价格要高，这就导致一些教职工不愿意使用公务卡。

（2）公务卡有申领条件的身份限制。高校一些科研项目参与课题研究的人员存在多样化特点，比如有长、短期聘用的非事业编人员，也有很多经常替老师办理采购、报账事务的研究生，这样在公务卡申领过程中，由于受身份限制，这些课题研究的人员不能实现百分百地办理公务卡。

（3）公务卡作为一种信用卡，其本身具有的特点造成一些不利的情况出现。从根本来说，公务卡本质上仍然是银行贷记卡，那么持卡人在消费以后，仍然根据银行所定的还款周期按期还款，但是持卡人在使用公务卡进行消费，需要及时还清所欠下的款项，公务卡就没有表现出免息还款期这一优势。而如果教师或者相关科研人员很久未能报销，倘若错过最后还款日，又会产生滞纳金，而滞纳金和罚息则需要由持卡人负责承担。另外，持卡人的免息期不同（比如有的相差2天，有的则相差28天），对于较短的还款期限，持卡人则很可能在出差途中就到了还款日期，则需要自己垫付资金还款，以避免因为逾期未还款影响到持卡人的信用和产生滞纳金，这就没有体现出公务卡的价值，并且影响持卡人使用公务卡的积极性。

（4）报销业务流程相对复杂。开展公务卡结算业务，持卡人（报账人）使用公务卡在外出时候实行消费以后，在报账环节中不仅需要消费交易凭条还需要留存报销票据，同时在持卡人（报账人）的消费信息由银行反馈到财务部以后，持卡人（报账人）再通过网上预约报销管理系统填报报账信息进行报账申请，再由财务部对报账信息申请信息进行审核，最后将持卡人（报账人）的报销费用打入相关的公务卡上，完成报销程序。在这个报销程序中，持卡人（报账人）往往需要等待银行和财务部的处理，迟迟不能完成报账流程，同时这个报账流程较为烦琐，一是给教职工报销程序上带来麻烦，二是可能会在这个报销操作过程中出现错误等，进而造成教职工对公务卡结算的不认可。

（5）增加财务人员的工作量。第一，实行公务卡结算业务，财务人员在审核完报销人员消费的原始凭证之后，还要逐笔、逐项地与公务卡平台的支出明细进行详细核对，这就给财务工作人员增加了工作量。另外，财务人员还需要按时对公务卡数据库系统进行日常维护，每月月末还需要与银行进行对账等相关工作，这些也导致财务人员的工作量必将大大增加。

第二，由于公务卡有固定的还款日，倘若持卡人超期未还款，就会产生相应的滞纳金，并且会影响持卡人的信用等，这就导致每月会有比较集中的报账高峰期，在这个报账高峰期，财务人员的工作量会出现猛涨。

第三，财务人员在对报账相关资料进行审核时候，不仅仅需要对公务卡刷卡记录原始凭证进行规范整理，这里就需要花费不少的整理时间；加上平时还会涉及教职人员公务卡申请办理、补卡、销卡等产生的相关业务，大大地增加了财务人员的工作量。

第四，当持卡人通过网络购买外出的机票、火车票等，这些是无法取得POS机的小票。当没有POS机小票时进行报销的时候，财务人员就需要与相关经办人进行反复地核实与校对，进而确定持卡人的消费发生时间、金额和地点等基本条件，这些都需要财务人员花大量的时间进行核对，从而增加他们的工作量。

第五，根据公务卡管理办法的规定，对于差旅费、住宿费等费用，需在公务卡支付系统查询确认持卡人消费详细情况以后，将相应的金额汇入公务卡之中。但是持卡人（报账人）在实际报销过程中，不仅仅包括通过公务卡所产生的实际消费，还包括交通费、出差补贴以及伙食补贴等等，而这些费用的报销是不能在公务卡上体现的。那么这就需要财务人员将这一部分报销费用分开，另行核实，这也给财务人员增加了工作量。

第六，当报销人员在录入报销信息时，需要根据是否为公务卡选择不同的支付方式，若为“公务卡”支付方式，则还需要手工录入验证信息这一道程序，这对于非财务专业的教职人员而言，相关操作是存在较大困难的，并且很可能会出现录入信息有误，或者最终支付失败等现状，当再进入支付失败处理流程，不仅需要时间进行处理，而且还给相关人员增加了额外的工作。为了能够有序地推进报销进程，教职工则往往需要积累多次报销经验以后方能够熟练地掌握，同时，也需要财务人员对教职人员进行跟进和操作指导，也给财务人员增加了工作量。

第七，财务人员在制单时，将凭证信息导入系统，审核修改完成后，需要进入“网银资金结算详细信息”中修改支付方式，收款人卡号为公务卡的情况下，需要将支付类型修改为“公务卡还款”；若不属于公务卡强制结算的范围则选择支付类型为“对私转账”。财务人员在制单时，也需要做出正确判断以避免出现误差造成支付失败，这些细枝末节需要财务人员花费大量地时间处理，给他们增添了较大工作量。

二、相关改进措施

（1）加大宣传和培训力度，提高教职员工公务卡结算意识。当前，一些教职工认为公务卡不方便，相关报账流程复杂，认为没必要使用公务卡。高校应该通过召开专题培训会、知识讲座、印发宣传册等多种方式，让广大教职工充分了解公务卡的特点以及推行的目的和意义。同时，对公务卡使用的相关知识，比如公务卡申办、使用、报销、还款等基本操作规程进行专题培训。这样让教职工充分地认识到公务卡进行消费结算的便捷性及优越性，进而提高教职工使用公务卡的积极性。

（2）建立约束机制，健全配套制度。要真正發挥公务卡消费结算作用，学校要建立并完善相关制度，具体而言，高校可以制定和完善公务卡结算制度，并且完善相关科研经费管理实施细则，明确和简化公务卡消费结算流程。同时，要根据实际情况对科研经费进行分类管理，对于不具备刷卡条件的，学校要制定出具体的地区范围，并且明确专门的财务审批流程和报销手续，制度中要明确规定；对于具备公务卡消费条件的，应该严格按照公务卡消费结算程序落实，确保提升公务卡消费结算使用率。

（3）学校与银行签订有利于促进公务卡使用的协议。为方便广大教职工使用公务卡，高校可以与银行积极地协商，并且制定促进广大教职工使用公务卡激励性措施的相关协议，比如取消公务卡的年费、免除相关消费手续费，再比如对于消费金额较大的情况，则可以适当延长还款时间或者进行免息优惠等等。同时，银行要加强公务卡使用的后续服务，比如对使用公务卡的教职工，进行抽奖活动或者开展相关活动，让使用公务卡的教职工参与其中，一方面让他们充分地了解使用公务卡的意义和掌握相关流程，强化银行、学校和教职工之间的沟通；另一方面为教职工提供丰富多彩的活动，减轻他们的生活工作压力，使职工能够从中受益，调动起使用公务卡的积极性。

（4）加快信息化建设，优化支持系统。公务卡工作的顺利开展，很大程度上依赖于信息化平台的不断提升，高效的信息化保障将会对公务卡的推行工作起到举足轻重推动作用。

第一，积极与财务软件公司及银行达成三方协作，通过解决公务卡消费报账等系统技术问题，进一步细化相关操作流程，将公务卡系统与无等候报账系统进行有效整合，进一步提高和保证公务卡支持系统的运行速度和稳定性，提升系统运行效率。

第二，由于银行系统为其总行统一定制，很难进行个性化更改，这就要求软件公司根据高校实际情况，在现有财务系统中增加公务卡支付模块和公务卡报销还款模块。在无等候报账系统已经比较成熟的前提下，软件公司应将公务卡支持系统中的消费验证环节设计在经办人预约时点，在无现金系统中添加“公务卡还款”的支付类型，这样将财务系统和银行的公务卡支持系统端口实现连接，实现款项的在线支付。公务卡合作的银行将持卡人的消费信息及时导入公务卡支付系统，持卡人在报销时候，对自己所消费的信息进行验证，那么财务人员就可以直接根据验证结果对持卡人（报账人）的报账相关信息进行记录，并且通过网上银行支付平台审核持卡人（报账人）还款的记录，确保报销的经费及时到账。

第三，在公务卡系统升级中，应该充分预判对账过程中可能会出现的相关问题，并且全面考虑公务卡消费报账中对账的各环节的衔接与匹配，实现批量对账，一方面提高对账效率，另一方面大大地减轻财务人员的工作量。

第四，创新支付方式，比如开发使用更为方便快捷的网上银行、微信公众号等支付方式，让教职工以在线打印回单的形式来替代POS机签购单，避免相关复杂程序。

综上所述，高校要以推行公务卡结算为有效工具，以构建预算执行监督体系为目标，不断加强相关单位和人员的通力合作，共同促进公务卡业务的全面顺利开展，有效提升学校的财务保障力。

（责任编辑：兰卡）