高校采购合同执行全过程的思考与信息化实践

杜云翔

摘 要：物资采购合同是高校教学科研活动中的重要环节，提高合同执行效率，降低执行期间的法律风险，对于强化高校合同管理有着重要意义。本文系统分析了高校物资采购合同执行全过程存在的问题与原因，在此基础上结合广东工业大学实际情况，探讨了信息化手段的引入对合同执行工作的积极作用，并对信息化技术在合同全生命周期中的作用进行了展望。

关键词：合同；执行全过程；信息化手段

一、引言

随着国家对高等教育投入地不断增加，高校在人才培养、科学研究、社会服务等方面的对外交流与合作需求也增加，这些频繁的交流与合作中，高校的物资采购量也在不断增加，相应出现了大量的采购合同。但一直以来，采购合同的签订是受关注较多的环节，而合同执行却不太被重视。所谓合同执行是指从合同签订，到供货、验收、付款的整个过程，执行流程环环相扣，需要多部门、多成员协同完成。但在合同的实际执行过程中，由于风险意识薄弱、缺少系统管理等问题导致的经济纠纷和法律纠纷也逐渐增多，使高校蒙受经济损失的同时，还影响了高校科研事业的发展。

合同执行过程的督办工作，通过对执行过程中的每一环节实施监控，能够及时发现问题，解决问题，最大限度地降低高校在合同执行过程中的风险，确保科研经费的合理有效使用，圆满完成采购任务，服务高校科研创新工作。

目前，高校中传统的合同执行模式已跟不上飞速发展的教学科研需求，建立高效可控的信息化合同执行方式已刻不容缓。

二、合同执行工作的现状

（1）执行效率低。由于合同执行过程中涉及多个部门，各部门之间没有建立有效的数据共享机制，各自为政，部门间缺少积极、动态的工作互动与信息交流，形成了一座座“信息孤岛”，这种封闭保守的状态导致下一个环节的相关部门无法获得合同执行的最新数据，阻碍了信息公开和下一步工作的有效开展。

（2）不能及时发现问题。在合同执行过程中，常出现某个环节耽误了较长时间但监管部门却不知道的情况。比如进口设备到货后，在安装过程中部分零件出现问题，需要从国外重新发货，由此耽误了设备的验收和付款，实质上是一种合同违约行为，也形成了一定的风险，因此这种情况需要监管部门及时发现。

（3）无法界定责任。对于涉及多部门需要多人员协同完成的工作，很有必要通过记录相关时间节点来界定责任。但在目前合同执行的过程中，由于怕麻烦或认为没有必要，各部门并没有特意记录各项工作的交接时间，导致在出现问题后各部门之间相互推诿的局面。

（4）数据统计不便。相关部门，尤其是监管部门常常需要知道校内合同的某些具体数据情况，比如逾期合同数量、预付款金额等信息，傳统的手工汇总统计或电子表格累计统计的方式，不但不方便各个状态之间的数据统计与查询，而且需要耗费大量的人力，一定程度上也与高校全力服务教学科研的工作宗旨相违背。

三、合同执行难的症结

（1）内控制度不健全。一直以来，高校的规章制度多重在监管科研经费和合同签订，缺乏对于合同执行过程的管理和约束，导致在实际的合同执行过程中存在一定的随意性，例如在项目立项时随意填写存放地，但相关监管部门未能及时核查，当设备到货后却发现最初填报的存放地已无法再存放设备了。因此，由于新设备没有固定的存放地，导致后期不能调试、验收，更无法付款，造成了合同违约。相应的，违约风险一旦发生，必然会对高校日常的科研活动产生严重影响。

（2）法制观念单薄。一般来说，在一份符合法律规定的合同中，会明确约定合同的供货期，以及验收和付款时间。但在实际执行过程中，部分老师在设备供货调试成功后就不再关心验收和付款过程，最终导致合同逾期，出现法律纠纷。这主要是由于合同执行人缺乏法律意识，对合同风险认识不足，这种行为的结果会损害高校的自身利益，阻碍整个科研工作的顺利开展。

（3）执行过程缺少监督。高校普遍存在一个误区，即重视引入资金的科研合同签订环节，忽视使用资金的合同执行环节。但实际上，物资采购合同执行的好坏直接决定着科研工作的质量，而在物资采购过程中产生的问题，又多发生在合同的执行阶段。合同执行缺少监控容易出现项目经费管理不规范最终导致无法付款。合同争议处理不当会导致货物无法正常到货，或到货后无法正常使用，而由此产生的法律纠纷还会使高校蒙受经济损失甚至影响自身形象。

（4）执行流程不规范。合同的执行是一个动态的过程，期间需要项目负责人、实际经手人、相关二级单位、合同立项审核部门、签订部门在各个环节各司其职，层层把关。但目前由于各部门之间没有建立有效的信息共享机制，又缺少统一的监管部门，导致各环节、各主体的职责不明确，这种情况势必会引起合同执行过程中的混乱。

四、基于信息化实践的合同执行有益实践

2015年底，广东工业大学启动了高水平大学的建设工作，教学科研物资的采购量增幅巨大，2016年达到8.6亿元，2017年也超过了4.8亿元。资产的大量购置伴随着数目庞大的合同签订量，传统的靠厂家催、二级单位催合同执行的方式已经不能适应高水平大学的建设要求，合同执行的规范化、数据化成为了解决我校合同执行难这一顽疾的当务之急。为此，我校进行了如下有益的实践。

（1）建立网络平台，规范管理。根据我校实际情况，在学校招投标中心主页设置了相应的合同管理模块，管理员登录后可浏览并登记校内合同数据基本信息（见图1），包括各个时间节点，方便必要时责任界定。同时，设置了短信模块，系统会根据合同的签订日期与供货期，自动发送短信给合同经办人查询合同执行进度，要求经办人根据合同执行的实际进度，及时回复短信。系统据经办人的回复，自动记录相应的到货、验收与付款日期与情况，期间无须人工干预，提高了工作效率。

图1 系统内合同信息登记情况

（2）建立相关部门间定期沟通机制，及时反馈数据。由招投标中心牵头，会同实验室与设备管理处，校内各二级单位，每月一次集中反馈校内执行中的物资采购合同执行情况新进展。实验室与设备管理处会汇总当月签订的教学科研合同编号、合同扫描件、当月通过验收的项目合同清单等数据信息，各二级单位会汇总本单位当月供货合同、付款合同的数据信息，统一交至招投标中心归档以备核对。

（3）明确分工，责任到人。我校招投标中心设专人专岗，负责校内政府采购合同督办工作。定期出版《合同督办简报》，供相关职能部门参考。各二级单位根据自身实际情况，设专人负责跟进本单位政府采购合同执行相关事宜。同时积极修订学校现有规章制度，如由审计处牵头组织修订《广东工业大学对外经济合同管理规定（2017年修订）》（广工大规字〔2017〕41号），重新明确在合同执行过程中各相关单位和项目负责人及合同经手人的责任，避免出现问题后的相互推诿。

（4）定期对执行异常合同发出督办通知。我校招投标中心负责对校内各二级单位反馈的履约异常合同的异常原因进行核查，涉及其他业务部门的则由招投标中心统一转交，答复后整理汇总。对于因非不可抗力原因造成的合同逾期，招投标中心会向相关单位下发书面督办通知，要求限期整改尽快进入下一个执行环节。对于整改不力、督办无效，又无合理证据证明合同确实无法执行的项目，将报送学校纪委进行处理。

五、信息化实践中还需要进一步完善的方面

通过更新管理方式并借助信息系统的帮助，我校目前已逐渐理清了物资采购合同执行督办的基本工作思路，使执行过程的各个环节逐渐清晰顺畅。通过短信模块的应用，实现了对合同执行过程重要时间节点的动态管理，极大提高了工作效率。

由于系統运行的时间不长，也没有符合我校校情的类似经验可以借鉴，因此该信息化系统还需要不断地开发完善。未来，我们希望能将合同管理模块与校内固定资产管理系统和大型仪器管理系统对接，实现共享数据，以形成对整个采购过程的全面监管；然后，和财务处的财务管理系统对接，使项目从立项预算到项目合同的付款情况均能有据可查，打通校内数据网络，进一步优化物资采购流程，最终实现合同管理的系统化，提高可靠性。

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