做好社会保险档案管理工作的对策

鲁星华

摘 要：为了更好地规范和完善新时期社会保险档案的管理工作，保持社会保险档案的完整性，真实性和准确性，我们应该在档案服务中发挥良好积极的作用。笔者分析了社会保险档案管理的现状，对如何建立专业管理队伍和依法管理档案提出了建设性建议。

关键词：社会保险；档案管理；对策

前言

在我国社会保险事业的高速发展背景下，深化改革社会保险制度，职工参与保险意识不断提高，越来越得到大家的认可，社会保险覆盖面日益扩张，同时，企业管理变革的真实记录和企业业务办理必不可少的原始数据都主要来源于社会保险业务档案，因此，社会各界越来越重视和关注社会保险档案。社会保险档案的规范保险不仅决定了社会保险发展的基础，而且保障了社会保险业务档案保持多年的沉默权，已成为这些变化的不可或缺的基础。结合自己的实际情况，针对怎样实现社会保障业务档案的规范化管理，确保社会保障业务档案的完整性，安全性和有效性进行了深入探究。

1.新形势下加强社会保险档案管理工作的必要性

众所周知，社会保险档案主要是针对社会保险机构在失业、养老、医疗、分娩过程中形成的各种形式的文件，是一种特殊类型的档案。有利于完善和优化档案管理制度，促进社会保险事业的顺利发展。传统档案管理改革必经之路是实施档案管理。在社会保险档案中记录信息是非常重要的。一旦原始数据不慎丢失，将很难找到，对于后续将造成很大的麻烦。因此，不断强化社会保险档案管理尤为重要。特别是在当前信息化的背景下，有必要将信息技术应用于档案管理，推进档案管理信息化管理和规范化，为后续档案管理奠定坚实基础。

2.社会保险记录管理状况

2.1社会保险档案管理没有统一标准。档案管理能否得到相关部门重视，实际工作还没有实现，目前仍然存在很多缺陷和不足。最主要问题是管理形式不统一，规范不强。在社会保险事业的发展中，会产生大量的资料保险。这些数据报告通常由多个部门完成，但也造成了一个不统一的管理体系。这样，管理工作的程度就有交叉重叠，严重制约了工作效率的有效提升。在互联网平台的帮助下，资源难以达到共享，阻碍了社会保险事业的蓬勃发展。

2.2缺少社会保险档案专业化管理

如果在档案管理中仍要沿用传统方法，那么很容易出现纸质数据的损坏和数据丢失，并严重影响着档案数据的查看和管理。如果文件管理部门发生火灾事故，文件将被损坏，无法恢复。计算机信息设备被广泛应用于社会保险服务的管理，但并没有广泛应用在档案管理中。系统中，不可能对文件管理进行明确的限制，而且管理内容混乱且不确定。在低层次的信息文件管理中，随着社会保险业务不断扩张，档案数据的使用频率越来越高，档案数据的数量也逐年攀升。如果不能及早分割，会增加后续文件管理的难度。

2.3管理手段落后。当社会保险业进行深刻改革时，其中档案管理是最重要的保障。但由于受到多方面因素影响，档案管理方式并没有实施，难以更好地适应社会保险改革和发展的需要。此外，通风设备不完备很容易造成纸质文件霉变现象。由于安全设施的原因，许多档案不符合所要求的标准。在严重的情况下，这些文件可能会被昆蟲损坏。

3.如何完善社会保险业务档案管理

3.1完善制度，规范程序，实现社会保障业务档案管理的规范化

要想切实规范社会保障业务档案管理，维护社会保障档案的安全性、有效性和完整性，实现统一规范的管理显得尤为关键和重要。根据《档案法》和《保密法》等法律法规，不但要制定社会保障档案的提纲和保留期限，而且还要建立完善的制度体系，遵循规章制度，同时完善保险业务档案管理制度，建立档案建设标准，规范整体标准等。对各类档案的收集、整理、保管、传递、归档有明确的程序，以满足工作流程，满足档案管理的要求，最终既可以实现社会的集中管理，又可以实现社会的规范化管理。

3.2加强建设档案管理软硬件设施

重点完善档案管理的软硬件设施，需要将档案查阅、档案库房、办公室三者分开办公，需要将相应专用设备配置齐全，比方说档案柜、灭火器、计算机等。与此同时，还需要设立一个不仅具有防光、防火、防盗、防尘特点，而且还需要具有防高温、防潮、防有害生物的档案室，切实保证档案室能够长期进行科学、系统、安全的管理。实现与商业信息系统的联系，统一数据格式，实现文件管理的早期干预和全面控制的目标。

3.3实施社会保障档案的动态管理

参保人在遇到失业、离退休时，常常享受社会保险福利待遇的同时，还需要进行许多重要环节的处理。这些环节的详细个人记录已成为今后社会保险利益支付的重要依据。为了达到“记录一生、跟踪一生、服务一生”理念，按照被保险人负责的原则，档案管理人员应及时查证和掌握被保险人的变动情况。及时做好档案记录，不断充实个人社会保障档案的内容，从而充分发挥社会保障档案的作用，做到有据可查。

3.4改变归档方式有利于社会保险档案信息化管理

从业务办理需求角度出发，社会保险经办机构在业务办理期间，常会出现大量的纸质材料或证明文件以及各类保险合同、复印件和需要保存的各类档案材料，数量庞大。纸质材料的保存受环境的限制。如果保存时间过长，很可能会流失。利用图像扫描功能将纸质文档转换为数字文档，使电子检索目录，备份数据也可制作成光盘，形成“电子档案文件”。同时，实施社会保障号码分配制度，将公民个人档案与身份证号码和社会保险号码统一起来。通过社会保障档案管理人员定期增加和更新个人社会保障档案的内容，可以随时查阅自己的档案信息，满足现代社会保险档案的新型服务形式。

3.5不断增强社会保险档案管理人才培养力度

社会保险档案既是一项业务性强的工作，又是一项政策性工作。因此，要求档案管理人员必须具备相关的业务知识和法律法规知识，同时具备娴熟的电脑操作能力。根据“政府领导，部门协调，基层落实”的要求，结合组织实际情况和条件，建立专门的企业档案管理部门。档案管理人员，计算机人员，法律人员等全部被吸收，档案管理部门必须积极挂钩，同时采取不同手段，利用业务培训、岗位培训、法律教育等，使档案工作者人员能够深刻理解社会保险政策，准确把握社会保障工作程序以及文件操作方法。此外，要加强档案管理人员的思想作风建设，稳定队伍，保证档案工作的连续性，努力打造一支具有专业化、科学化、电子化的社会保险档案管理专业团队。

3.6 加强预防和重视社会保障业务档案

充分反映被保险人履行支付义务的实际情况，享受社会保障的利益，个人信息的泄露可能会给当事人的名誉或财产造成巨大的损失。因此，在保险业务档案中在进行业务办理过程中，尤其要注重保护好个人隐私。力争从源头抓起，首先，档案管理人员应当具备必要的信息安全意识和综合档案管理意识，从源头上避免和消除信息泄露的安全隐患；其次，严格控制个人信息的知晓范围；再次，在使用时严格核准并登记使用信息；最后，禁止非法复制和使用个人信息。通过以上有效措施的践行，希望能够切实确保个人的合法权益不受侵犯。

结束语

总而言之，信息时代，社会保险档案管理应不断努力朝着规范化、网络化管理方向打造和发展，不断优化和完善传统档案管理中存在的不足和缺陷，跟上时代发展的步伐，不断提升档案管理的社会活力。

参考文献

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