利用信息技术加强高中学校档案管理

白玲

摘 要：随着科技的发展，现代化信息技术，因其储存量大、查阅方便、处理迅速、准确率高等诸多优点，正以极快的速度深入到高中学校的档案管理中。信息技术有独特的文字处理软件，加上表格和图形分门别类地归类和整理档案资料，使档案资料的管理更加规范、更加合理、更加科学，使档案管理工作尽快达到规范化、标准化的要求，真正为学校的教育、教学服务。

关键词：信息技术；高中学校；档案管理

学校档案室始终以服务师生为宗旨，积极配合各个科室，做好档案的日常管理工作，充分履行档案综合服务的职能作用，做到了各类事项安排合理有序，不断夯实档案基础建设、加强档案的深层次开发和利用、努力提高档案的利用效果，有效地保证了学校各项工作的正常运转。

根据《档案法》第三章《档案的管理》第十二条：按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得拒为己有或者拒绝归档。（中华人民共和国档案法实施办法（2017年修正版））。所以目前出现了各个单位加班加点集中人力、物力、财力来整理档案的现象，高中学校也不例外，为何出现这种费时费力的现象？与之前传统的档案管理有不可推卸的责任。今天就谈谈高中学校的档案管理及档案管理的今后发展。

一、高中学校档案管理的现状

许多高中学校都存在对档案工作了解不够或了解不深的现象，导致有许多档案资料收集有疏漏或从未收集的现象时有发生，即便收集了的档案资料也是不全面或没有规范整理的。而日复一日积累的档案资料，学校由于缺乏对档案的管理经验不足和重视程度不够，档案资料就会杂乱无章的堆积如山，既没有收集整理也没有组卷装订，上级文件如此，学校资料如此，教师和学生个人信息资料也如此。所以当教育部要求全国教师要完善自己的信息时，出现了许多教师在查找自己的分配文、工资文、职称文几经辗转都找不到的现象。笔者还知道一件更离谱的事情，有几位党龄5、6年的党员，党费也交了几年了，结果在整理档案时却找不到入党申请，上级领导说他还没有入党，不是党员，诸如此类的事情绝非巧合。我们进一步究其原因：

1.各个高中学校对档案管理工作不够重视。学校档案是学校发展的见证资料，记录着学校有怎样的过去，有怎样的教师团队，送出了一批又一批如何优秀的学生等等。如果这些档案资料管理得当，学校领导还可以根据这些资料运筹帷幄、很好的规划学校的未来。但遗憾的是，以前几乎所有的高中学校对档案管理工作缺乏认识其重要性，学校的档案资料也是常年束之高阁、无人问津、落满灰尘 。这样档案就成了一种摆设，当然也不能很好的发挥出它的利用价值，更不能给我们的工作提供任何帮助。

2.不能选用优秀的档案管理员。接触过过去高中学校档案管理员的人都知道，过去的档案管理员都是些快要退休的老教师、老同志，或者是些不在一线的教师担任。并不是说这些管理员不够称职而是档案管理绝非是件易事，不是随便什么人都能担此重任的。首先，高中学校每年流动的学生数量很大，再加上教职工，所以档案数据变动也很大。而过去的档案管理方式又很传统。所有的信息资料都要档案管理人员手工录入，且不说这样的方式带給管理人员的工作量有多大、工作效率有多低而且不免会出现错录或漏录，导致信息出现偏差、遗漏甚至张冠李戴，还有在录入过程中信息的保密性谁又能保证？

3.查阅不方便，更新更是难于上青天。高中学校每年档案的数据都要大幅度变动且信息量又多。如需要查找档案时，很是繁琐。在传统的手工档案管理模式下，高中学校档案因为长年累月的积累，产生的文件和数据是无法预测的，再如果用手工方式去查去更新，简直就是大海捞针。所以高中学校的档案现状就是用时很难找，不用时又嫌碍事。这样就会严重影响和制约高中学校档案管理的有效作用和使用效率。

鉴于以上种种几点，我们不难看出，传统的高中学校的档案管理工作基本处于瘫痪状态。那么，为何不利用信息技术来进行档案管理呢？

二、信息技术的特点

随着科技的发展，现代化信息技术不仅被广泛应用到教育教学当中，而且因为现代信息特有的处理技术，正以极快的速度深入到高中学校的档案管理中，利用信息技术来管理档案，可以解决传统档案管理中难以解决的许许多多问题。

众所周知，信息技术是用电脑来进行操作完成的，其最大的优点就是储存量大、查阅方便、处理迅速、准确率高。我们可以利用信息技术独特的文字处理软件，加上表格和图形分门别类地归类和整理档案资料，使档案资料的管理更加规范、更加合理、更加科学，那么无论是对档案管理人员还是需要查找档案的人员岂不是更方便更快捷？

利用信息技术来管理档案，就是要把档案资料完完全全储存到电脑固定统一的系统中，而输入过程由档案管理员来操作完成的，如果再使用电子加密技术，对不同类别的档案资料进行加密。这样一方面不会存在闲杂人员因为窥视机密档案而泄密的情况；另一方面也改善了档案资料储存的条件和环境，不会出现档案资料因被虫咬被水浸而损坏的情况，更不会出现档案资料霉烂，字迹褪变而模糊不清的情况，增加了档案资料的保存寿命；除此之外信息化档案管理实现了信息自动检索的同时也可以远程输送。这样既提高了学校档案管理的效率又保证了学校档案的质量。

三、使用信息技术管理档案需要注意的细节

高中学校档案信息化管理工作纷繁复杂、资料众多、保密性强，档案信息化管理工作就是要把管理工作做到最优化。所以对档案管理员的要求也相对较高。高中学校档案管理工作必须具备：一是实现科学管理；二是要掌握与档案信息处理有关的标准化知识。掌握档案计算机管理应用方式：即档案自动编目和自动检索，档案自动储存和检索；档案业务工作辅助管理；计算机辅助立卷；档案自动标引；档案资料的自动编辑、文档一体化自动管理；档案保管环境的自动控制；字迹褪变档案的信息增强和恢复性处理。

正因如此，高中学校档案管理员，必须要有较高的素质、知识储备量要大、工作能力强、熟练掌握信息技术，娴熟利用电子计算机来制作、使用和维护档案文件，否则无法真正实现档案信息化管理。也只有这样的人员才有较强的分析问题的能力和编研水平，才会把现代信息技术灵活地准确地运用到档案信息化管理之中，使高中学校的档案信息化管理工作趋于完善、优化，提高工作效率。其次，管理员还要有很高的人格修养和职业操守，以至于许多机密档案资料才不会被泄露。作为信息技术档案管理员，要善于学习，善于吸收新观念、新思想、新方法、新知识，及时更新自己的知识结构，拓宽知识面。力求把现代信息化技术最大程度的运用到档案管理中，使档案管理工作尽快达到规范化、标准化的要求，真正为学校的教育、教学服务。

高中学校档案牵引着学校的过去、现在和未来，高中学校档案管理是否到位，档案资料文件的使用是否得当有效，关乎着学校的未来发展和出路。科技是社会发展的第一生产力，所以要想使高中学校发展的更好、走的更长远，就要利用信息技术来管理学校档案资料文件，既做好档案信息技术管理工作。学校领导和档案管理员，只有转变思想、接受新事物，才会真正享受到信息技术对档案管理工作带来的便捷。也只有把现代信息化技术最大程度的运用到档案管理中，使档案管理工作尽快达到规范化、标准化的要求，真正为学校的教育、教学服务。

参考文献：

[1]《档案管理人员掌握计算机知识与技能的必要性》周丽萍、斯日格楞.2001年12月， 豆丁网

[2]《计算机技术在档案管理中的运用》.樊莉丽.《中国管理信息化》.2014年底2期

[3]浅谈信息技术在中学档案管理中的应用[J].陈燕.科技信息.2009（15）