新时代下如何构建现代企业人事档案管理工作

李晓维

摘 要：随着现代企业制度的推进，人事档案管理是企业人事工作中的重要内容，是由人力资源管理部门形成或者审查过的认可材料，具有真实性、机密性、权威性、专门性等特点。在现代企业制度建设中，有效地保护和利用档案材料，提高档案工作的科学管理，使其更加制度化、规范化、科学化，是新时代社会对企业档案工作提出的新要求和新任务。

关键词：人力资源管理；人事档案；科学管理

一、现代企业人事档案管理存在的问题

1.内容不全面。由于受众多因素的影响和制约，有的人事档案资料残余不全，给人力资源部门和企业组织机构全面考察提供不了完整的信息，有时容易导致考察失误和不全。比如，新招聘的员工有的档案没有入档，有的职工考察资料、工资变动、申报材料等没有入档，还有个别的干部任职文件也没有入档。有的材料对员工的历史记录发生偏差，前后记载不同，有的材料因没有保管好，发生霉变，这些都档案工作的管理带来种种不变，不利于归类、查询和存储。

2.管理方法落后。随着科技的发展，信息技术给人们的工作和生活提供了很多便利，计算机技术也在众多领域得到广泛应用。但是个别企业或个别部门对于档案的管理还处于手工填写，使用档案袋装资料等方式，还处于剪刀加胶水的时代。即使有的企业虽然使用计算机对人事档案进行管理，但只是简单的整理，并没有将计算机数据库作用发挥到最大，更没有使用计算机的大数据和云计算，这种缺乏科学的管理方式，使企业享受不到信息技术发展带来的红利，并且还给管理工作带来种种不便。

3.保管条件不完善。对人事档案库房没有设置空调、去湿、恒温、防尘设施，没有合适的阅档制档环境，没有足够的合理的档案保管空间。有的企业干脆将人事档案库房设在办公楼一楼，或邻近机房扬尘较高的地方，对档案保管极为不利。

二、构建现代企业人事档案管理措施分析

1.改善现有的档案管理条件。建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置专用的档案柜，库房面积每千卷档案需要20-25平方米。库房内要具备防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等安全设施，要保持库房的清洁和库内适宜的温度（要求：14-24摄氏度，相对湿度45%-65%），库房内要配置空调、去湿、灭火等设备。库房内严禁吸烟，要保持清洁，不準堆放杂物。

2.实现员工人事档案信息化管理。上线运行SAP，HR一体化等现代化的网络系统，功能包括有劳动人事管理模块、工资绩效管理模块、人才评价模块、教育培训模块、社保医保模块等，从而建立一个人事档案信息数据库，储存在信息库的信息要具有真实性、准确性、全面性以及及时性和时效性。通过数据库，可以进行人员信息的查询、检索、统计、分析，生成各种名册和表格，以提高人事档案利用工作的效率和质量，进一步挖掘人事档案的内在潜力。

3.做好入档材料的审查工作。归档材料必须是原件，除电传材料及相关规章规定的可用复印件的材料外，一般不得使用复印件代替原件存档，所有入档的复印件必须经人资部审核确认其真实性，盖章后存档。一旦发现不符合要求的材料时，应立即退回送交单位部门，并提出要求限期补办后再归档。

4.提高人事档案管理人员的专业素养。档案工作的主体就是工作人员，在新的历史时期，为了让档案工作更好地服务企业和社会发展，提高工作人员的政治素养、文化素养、业务素养、职业道德素养、创新能力、管理能力等是必须的，也是企业对档案工作人员提出的新要求。同时，还要加强档案人员的“专业技术职称”，“人力资源管理师”，及“计算机操作员”等资格取证工作，当然还要增强档案管理人员的服务意识，使他们积极主动地与各部门沟通、协作。只有具备这些意识和过硬的工作能力，才能更好地为企业组织和人力资源管理提高真实、有效的决策咨询。

5.人事档案信息要全力服务于企业的人力资源管理。人事档案的最终目的就是高效利用，为企业的发展提供全方位的服务，这是档案工作的优势和价值体现。随着市场经济的发展完善，企业在发展中会不断拓展业务，因此会从不同岗位、不同部门抽调一部分员工重新组建或调整岗位，这时档案管理为人力资源部门的调配工作提供了详细的资料和参考依据，以便企业通过员工的工作能力、工作经历、贡献大小，综合素质、潜在价值等来综合考察、合理调配人事安排，以便使企业有限的人力资源得到合理地配置和充分地发挥。

6.档案的转递工作要细致认真。有的员工因业务发展或人事调动，需要转递档案，要及时给予处理。在档案转出前，要仔细认真核实，防止出错。要依据《保密法》和《档案工作条例》整理装订，不能分批转出更不能无辜克扣职工的档案材料。转出途径不能通过邮局邮寄或交付本人携带，这样容易丢失，发生信息泄露。为了安全起见，单位必须派专人转递或通过机要部门转递。对于转出的档案，应在档案管理中心做好备注，写清相关信息并注明转往的目的地，便于核实和查询。对于转出的档案，如果一个月时间没有回执，要及时核实查询，防止丢失。对于违反档案管理条例的行为（如随意抽取、随意变更材料、恶意破坏、撕毁等），要依法追究其刑事责任。

总之，伴随着现代企业制度的进一步完善，人事档案管理也要与时俱进，将由国家安全、人事管理、信用凭证逐步向开放型的契约、服务转变。在信息瞬息万变的今天，档案管理更应向现代化管理、虚拟化管理转变，运用现代化的技术支撑，不断进行档案管理的创新发展，并加入更多的辅助元素，全力为企业的人力规划、人才开发、人才使用等服务，使企业的发展始终能够注入新鲜血液，保持旺盛的生命力。

参考文献：

[1]邓绍兴.人事档案教程[M].中国传媒大学出版社，2008，04

[2]朱玉媛、周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉大学出版社，2011，11

[3]鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].档案学通讯，2006，07