浅析加强档案管理促进医院全面发展

杨倩如

[摘要] 医院里的各项工作，包括临床医学、教学、科研等工作都离不开对医院档案的应用，基于此，加强医院的档案管理工作不仅可以方便工作，还可以以档案为依据来进行相关的科学决策，对此，该文的研究就是对关于加强档案管理促进医院全面发展的探析。

[关键词] 档案管理；医院；发展

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）06（c）-0073-02

新时期下，档案的管理工作已成为各个单位日常工作中的一项重要工作内容。档案管理工作作为一种记录工作内容的纪实性工作方法，保存和保护好大量的真实资料是至关重要的。因此，加强医院的档案管理工作对促进医院全面发展起到的积极作用是毋庸置疑的，也是非常必要的。

1 加强档案管理对促进医院全面发展的重要性

1.1 提高医院工作效率与管理水平

加强医院的档案管理工作可以提高医院工作人员的工作效率与管理水平。例如在医院档案管理中，最复杂的一项工作当属于对患者信息登记的档案处理工作，高效率、高质量的医院病历档案管理工作，使患者能快捷并高效地完成看病后所需办理的各项手续程序。通过加强医院的档案管理工作在提高医院的管理水平与工作效率的同时还可以优化医院人力资源的配置，达到人力资源的最优配比，减轻医务人员的工作量与工作压力，提高工作效率，可以使其更好地为医院内的患者服务[1]。

1.2 提高服务能力与医院竞争力

加强医院的档案管理工作可以更好地利用档案信息来帮助工作，这样不仅可以方便医院工作人员开展工作，减轻其工作量还可以帮助医护人员提高服务能力，从而进一步提高患者在医院看病的满意度，提高医院美誉度，增强医院的竞争力。

1.3 让档案的使用变得更加方便快捷

加强医院的档案管理工作是为了更好地利用档案，档案存在的意義在于可以对以往重要事件进行保存，当需要对以前的某件事进行考证时只需查找档案即可。加强医院档案的管理工作可以增加上级领导决策的科学性与合理性，当其工作事务中出现某个与之前类似或相同的问题时，相关负责人可以通过快速查找当初解决此问题对策的相关档案，就可以使问题得以快捷且有效的解决，所以，加强医院的档案管理工作不仅承担着信息保存的职能，也可以让档案的使用变得方便快捷[2]。

2 医院档案管理过程中存在的问题

2.1 档案管理制度不完善

在日常医院档案管理过程中，对相关档案管理规章制度的制定和使用不明确，将致使档案的管理工作无法正常进行，而档案管理制度的缺失会导致档案管理部门对相关的档案内容、档案保存时间等问题无法做到准确及时的处理，档案后期的管理工作将变得越来越多，越来越难以处理，所以，制定完善的档案管理制度是迫切需要的[3]。

2.2 档案管理人员行为不规范

规范档案管理人员的行为是加强医院档案管理的前提性工作，在档案管理的日常工作中某些档案管理工作人员存在不规范的操作行为，进而导致档案的记录出现了误差，为后期使用人对档案的查找构成了诸多的不变，同时，不规范的档案的管理行为，也不能保证机密性档案的安全，无法达到档案管理的目的。

2.3 缺乏专职档案人员

目前很多医院没有专职档案人员，存在委托外包公司制作档案现象，档案质量和安全无法保障，在医院的档案管理工作中缺乏专职档案人员，将无法保证医院档案信息的真实与可靠，容易造成档案信息泄露等问题的出现，同时缺乏专职档案人员，进行档案外包，将增加医院对档案管理的成本[4]。

2.4 档案管理人员素质不高

新时期下，档案管理信息化成为必不可少的一部分。而目前医院档案管理人才队伍非专业人员较多，多为医疗、护理专业转岗人员，没有进行过系统化、理论化档案管理知识学习，缺乏信息化知识；同时，医院档案管理人员的选拔制度也不够完善，考查内容的科学性与和实用性欠佳，导致新的档案管理人员无法快速胜任工作。

2.5 档案人员培养机制和继续教育体系不完善

当前在医院档案管理中存在档案人员培养机制和继续教育体系不完善的问题。主要体现在培训对象、培训内容、培训方式、培训考核等方面缺乏切实可行的制度支撑。此外，档案管理人才结构与医院业务类型匹配度不够，没有站在医院发展角度进行综合考量[5]。以上问题都导致医院档案人员队伍业务素质参差不齐，不利于最大化地发挥档案人员的主动性和积极性，对档案管理工作的相关工作方法相对落后，不能及时有效地处理档案管理中的各项工作，降低了医院档案管理工作效率。

2.6 档案管理的硬件设施配备不完善

医院档案管理的相关硬件设施配备不是很完善，不是很专业，不仅不利于档案工作人员对医院相关档案信息进行分类与汇总，而且缺少必要的档案管理硬件设施也将减低档案工作人员的工作效率，使其增加工作量[6]。

3 完善医院档案管理过程中不足点的对策

3.1 完善管理机制

在医院日常的档案管理工作中，档案主管领导应该随着时间的变化，将日常工作中出现的和将来可能出现的档案管理的不利因素加以搜集和整理，总结问题，制定一套科学、准确、切实可行的档案管理机制。档案管理机制的制定与完善，①在制度的制定上确保实施的可操作性，只有制度科学合理具有可操作性，档案管理的工作人员才会在日常档案管理的过程中按照严格的制度要求自己；②档案管理机制的完善也要保证各级职层的职责明确与奖惩分明，使档案管理工作人员可以各司各职，提高工作效率，保障工作质量。

3.2 规范档案管理人员行为

在档案管理制度科学合理的情况下，应更进一步细化做好的便是规范档案工作人员的工作行为规范。档案管理制度与管理人员行为规范两者是相辅相成的，只有在工作人员行为规范都合理正确的情况下，所有制度才会规则化地运行。故在工作中应对档案管理工作人员的档案管理相关操作行为进行具体的行为规范。

3.3 聘用专职档案人员，建立院内档案人员队伍

针对于目前医院没有专职档案人员，存在委托外包公司制作档案现象，医院应聘用一定数量的专职档案人员来进行医院里日常档案管理工作，减少档案制作外包所产生的成本，降低档案管理存在安全隐患的几率。值得注意的是，在聘用专职档案人员时，除了注重其专业素质外，也应注重应聘者的职业道德素质，使其可以做好日常各项档案管理工作。此外，应根据医院实际，考虑档案人员年龄、教育程度、所学专业等因素，制定人才规划，建立院内档案人员队伍，保障每个部门的档案收集工作能与日常业务工作同时开展，确保档案收集的完整性、及时性。

3.4 完善档案人员专业培训和继续教育体系

要完善档案人员专业培训和继续教育体系，积极派遣、大力支持院内档案管理人员参加上级档案主管部门举办的各类继续教育。相较于高等教育，档案管理的继续教育更具直接性、目的性和高效性，在有效培养符合医院发展实际需要的档案管理人员方面具有很大优势。同时医院应定期开展各种档案管理专业讲座，来帮助基层档案员提高業务能力，使其可以做到对档案制作的严格、规范，并可以及时处理上级下达的对档案管理工作的新规定、新要求。

3.5 配备完备的档案管理硬件设施

在加强医院档案管理的过程中，完善档案管理的相关设施配备，例如：电脑、打印机、扫描仪、湿度测量仪、除湿机等相关设备。配备完备的档案管理硬件设施可以方便档案工作人员的工作，使其提高工作效率与工作质量。

3.6 加强档案的基础工作，提高档案质量

加强医院的档案管理工作，应最先抓起的就是档案管理的基础性工作。档案管理的基础性工作主要有档案的收集、档案的立卷、档案的归档、档案的编目以及档案的保管等工作。在具体加强档案的基础性工作方面，医院相关部门可以设立监察小组，以此来督促档案管理工作人员做好相关的档案管理的基础性工作，使其保障档案管理工作的质量。

4 结语

加强医院的档案管理实属势在必行，不仅可以提高医院工作人员的工作质量与工作效率，而且也将有利于医院的工作人员进行相关的科学决策，有利于打造“百姓满意、百姓放心”的医院形象。医院的档案管理在具体的实践过程中还存在很多问题，只完善眼前医院的档案管理工作是远远不够的，档案工作人员应不断改进工作方法，继续改进与档案管理相匹配的运行机制，以确保医院档案管理工作的更好发展，从而促进医院全面发展。

[参考文献]

[1] 王红玉.浅谈关于加强档案管理促进医院全面发展[J].中华居民旬刊，2017（18）：14-15.

[2] 王春香，胡广宇.关于加强档案管理促进医院全面发展[J].科技创新，2017（89）：17-18.

[3] 刘树超.加强档案管理促进医院全面发展[J].医院建设理论研究，2017（30）：28-29.

[4] 王楠.加强档案管理促进医院全面发展[J].专家论坛，2017（15）：45-46.

[5] 林迎迎.医院档案管理人才队伍建设策略探究[J].兰台世界，2017（9）：74-76.

[6] 郭宝庆.关于加强档案管理促进医院全面发展[J].科技资讯，2017（29）：26-27.

（收稿日期：2018-03-27）