浅谈档案管理系统在医院管理中的应用

李娟

[摘要] 随着我国医疗卫生行业改革的不断深入，各级医院的管理意识也随之增强。国务院在“十三五”期间明确提出“加快推进医疗卫生信息化”的要求，然而，当前各大医院普遍存在档案管理不规范的问题，这在一定程度上限制了医院管理效率的提升。该文首先分析了医院管理中构建档案管理系统的必要性，随后阐述了档案管理系统的设计及应用，归纳总结构建医院档案管理系统的意义，最后提出加强档案管理的几点建议，旨在提高医院档案信息化管理水平。

[关键词] 医院管理；档案管理系统；RFID技术

[中图分类号] R19 [文献标识码] A [文章编号] 1672-5654（2018）03（c）-0071-02

在医院的发展中，档案管理是医院管理工作的重要环节，创建档案管理系统对提高医疗质量和工作效率具有积极作用，而且其能提高医院服务品质，利于提高医院市场竞争力[1-2]。根据我国各种规模的医院来看，管理工作的有序开展，与医院正常运行有着直接联系，而档案管理占据着重要地位，与医院各部门的工作人员都有着紧密联系。因此，医院管理工作必须重视档案管理这个内容，加强管理人员素质提升，科学运用现代化管理技术和方法，并提升档案管理工作水平，才能更好地推动医院管理工作创新。与此同时，在国家加大医疗体制改革力的的情况下，医院应充分认识到档案管理在医院管理工作中的应用价值，真正发挥档案资料的作用，为医院各种科研工作提供参考依据，才能促进医院整体管理水平提升。基于此背景下，该文着重介绍了档案管理系统的设计与应用，充分体现出信息技术的重要作用，如ERP信息管理系统的运用，以及档案管理工作的创新性，旨在提高医院整体管理水平，现综述如下。

1 医院管理中构建档案管理系统的必要性

档案管理系统是提高医院整体管理效率的重要手段，其是实现医院信息化建设的基础，同时也是连接人事、行政等管理部门的枢纽，更是医务人员掌握医疗动态信息的平台[3-4]。比如，医生在为病患诊治时，可以通过档案管理系统平台掌握患者原来的就医情况、之前治疗所用的药物，不仅能提高临床诊治的直观性、清晰性，同时也能提高诊断结果的准确性。档案管理系统不仅减轻了医护人员的工作负担，而且也为患者利益提供了保障。

构建档案管理系统能够节省传统纸质档案的保存空间，及时对档案信息进行分类、整理，便于医护人员查阅档案资料，明显提高了档案的使用率[5]。总而言之，档案管理系统对推进医院管理工作发展具有积极作用，是构建现代化医院档案管理系统的必要基石。

2 医院档案管理中存在的问题

2.1 医院不重视档案管理工作

长期以来，医院在运作过程中都是将医疗任务作为运作基准，并不注重对档案的管理，也缺乏档案管理意识。并且，在大部分医生的工作中，都存在重业务轻档案的思想，医生们认为档案管理缺乏技术性，只具备查阅功能，实际价值不大。所以，医院档案管理效率低下，没有制定完善的考核机制，档案的价值得不到充分的利用。

2.2 档案管理人员业务能力差

医院在对职工进行培训中，一般比较偏向于提升医疗技术人员的工作技能，而很少对档案管理人员进行培训，使得其思想观念没有转变过来，业务能力无法满足现代医院档案管理工作的要求。有许多医院的档案管理人员专业不对口，甚至是由行政人员担任的，只对其进行简单的培训就上岗工作。由于档案管理人员缺乏专业的档案管理知识，导致医院档案管理工作不够规范，容易出现错误。比如，在收集档案后，没有对档案内容进行严格的审查，导致其中的错误信息不能及时被发现，而有的档案信息不完整就直接存档。在信息有变化或更新时，档案管理人员没有及时对相应的档案进行更新，使得档案内容比较陈旧，参考价值不大。

2.3 档案管理信息化水平低

一是医院在档案管理硬件设施上的资金投入不足，管理工具比较落后，阻碍着医院档案管理工作的发展。二是软件方面的投入和开发不足，使得档案管理效率低下，信息化水平不够。在大数据背景下，人工档案管理方式已经无法满足现代社会的发展要求。医院要积极采用信息化技术，实现档案管理的数字化，才能够提高档案管理效率，促进档案资源的开发和利用，发挥档案信息的有效价值，促进医院的快速发展。与此同时，医院还应通过信息化管理平台，提高档案信息的共享性，才能将各个医院的资源进行整合用于医疗科研中。

3 档案管理系统的设计与应用

3.1 设计档案管理系统的基本原则

3.1.1 先进性 设计档案管理系统必须要充分考虑医院档案管理特点，保证档案数据的完整性、一致性，设计的系统必须要功能齐全，各个模块功能设计必须要具有先进性。

3.1.2 实用性 系统应该严格按照医院档案管理特点及应用需求设计，保证界面清晰，操作简单，实用性好，确保构建的档案管理系统能全面满足医院管理需求。

3.1.3 扩展性 系统开发需在全面分析医院各项工作的基础上进行，各项工作都设置数据接口，保证医院各部门信息能实现共享。因此，档案管理系统必须具备良好的可扩展性。

3.2 档案管理系统的结构设计及应用

RFID技术屬于一种通信技术，该技术无需在特定目标、识别系统间构建机械接触或光学接触，仅借助无线电讯号就能识别特定目标并完成数据读写[6]。在构建医院档案管理系统时可以应用此技术，其能有效解决原有档案管理系统中存在的问题，显著提高信息传递效率，而且该技术可在档案管理系统中设置电子标签，避免出现患者信息、资产信息等被破坏的情况，可行性较高。

利用RFID技术构建的档案管理系统包括6个子系统，各系统分属任务不同，承担的工作也存在较大区别。其中子系统具体为：①系统管理相关模块系统：该子系统的主要功能是控制整个系统线上信息，为了全面满足线上控制的需求，研发人员需要在该子系统中设立个人业务平台，同时对管理模块进行授权，为工作人员控制系统提供便利。②资产设备的信息管理系统：研发人员首先在医院各项资产上粘贴标签，随后在标签上设定与档案管理系统想匹配的编码，系统借助扫描仪扫描标签就可采集资产信息。获取资产信息后，还应该统一进行分配管理、报废管理、置换管理等，使资产设备实现现代化管理。③人力资源管理信息系统：借助该子系统，可全面掌握医院所有从业人员的基本信息及工作信息，有效提高了人力资源管理的便捷性，大幅度减轻了人力资源管理负担。④患者救治档案管理系统：该子系统记录患者入院就医的基本信息，其具体内容有床位、生命体征、临床用药等，院方利用这个子系统可为患者创建独立的卫生档案，为患者日后就医提供可靠依据。⑤身份验证、准入系统：通过设置RFID身份验证及准入规则限定工作人员的权限，避免非工作人员登入档案管理系统，增强档案信息的安全性。⑥防盗门禁系统：档案管理系统内集成的RFID系统可自动化监控所有门窗，安全性较高。

4 构建档案管理系统的意义

4.1 实现全面信息化管理

医院内每位工作人员都有一个院内ID号，每个人的ID号都是唯一的，由人事科编制，ID号是建立全院统一的档案管理系统的基础。档案管理系统的对象为医院所有从业人员，具体有正式员工、返聘人员、派遣制员工等，创建的档案管理系统其范围覆盖人事、医务、科教、质管等相关部门，不同职能部门根据权限进行分工维护，这保证了档案信息更新的及时性、准确性。

4.2 实现系统多元化整合

医院根据实际业务需求，搭建合适的子系统，并对所有子系统进行整合衔接，有效提高了信息管理水平。在综合系统基础上，创建下属分系统及信息数据库，这在一定程度上扩大了档案信息的服务范围，使多个部门实现档案信息资源即时共享。

4.3 提高档案信息利用的灵活性

档案系统的数据结构与程序是相对独立的，研发人员可随意调整数据结构，而程序却不能随意改动。相关职能部门需要根据自身需求，对数据进行科学调整，这样不仅满足了程序的不同需求，同时也避免发生重复开发的情况，为医院节省了成本。

4.4 增强档案信息的安全性

档案信息化管理虽然给业务工作提供了便利，但是电子数据存在安全隐患，数据安全性一直是医院管理的核心问题。其中数据安全不仅包含了数据本身的安全，同时还包含了数据防护的安全。创建档案管理系统时，建立的数据访问授权机制及应用的数据加密技术，有效保证了敏感数据传输的安全性，规避了被外界窃取或篡改的风险。

5 加强档案管理力度的几点建议

首先，树立正确的观念。医院各级领导必须要深刻认识到档案管理系统的重要性，将档案建设纳入到医院基础建设中，使院内所有从业人员都意识到档案管理系统对推动医院整体管理工作发展的作用。其次，配置先进的设备。医院在构建档案管理系统的同时，还应该配置高质量的硬件设施，确保计算机等相关配置能符合檔案管理系统的操作。再次，加强人员培训。档案管理人员的专业素养会对档案管理效率产生直接影响，尤其是构建档案管理系统后，医院应该进行专业培训，提高从业人员计算机、软件操作能力，确保将档案管理系统的作用充分发挥出来。

6 小结

在医院管理中应用档案管理系统，不仅能实现档案信息获取的便捷性、及时性，而且医院各部门能实现档案信息资源共享，提高了档案的利用效益。因此，各级医院应该响应“十三五”号召，积极构建现代化医院档案管理系统，切实提高医院管理水平。

[参考文献]

[1] 王思思.个人健康电子档案管理系统的设计与实现[D].哈尔滨：哈尔滨工业大学，2014.

[2] 张朝艳.建立医院档案管理系统的必要性[J].中国科技信息，2011，23（13）：115.

[3] 郑巍.浅议电子档案管理系统的现代化[J].黑龙江史志，2013， 29（13）：107.

[4] 马启华，王新宁.档案管理系统在医院管理中的应用[J].世界最新医学信息文摘：连续型电子期刊，2014，13（29）：373.

[5] 刘景.医院管理系统建设中的医学档案管理[J].企业改革与管理，2015，23（18）：199.

[6] 王亚军.医德医风电子档案管理系统设计[J].解放军医院管理杂志，2016，23（4）：325-327.

（收稿日期：2017-12-23）