档案整理外包的风险与防范

梁爽

摘 要：企事业单位在档案管理过程中，为了提升档案整理的效率和质量，提高数字化档案管理水平，会选择把档案整理工作进行一个外包处理，也就是说把整理工作交托给其他单位进行。这种新的档案整理方法不仅仅确保了档案整理的精确度，还能够有效的发挥其作用，是一种有益的尝试。但是从某种角度上来看，这种档案整理外包的方法也是具有一定的风险和不安因素需要我们去考虑的，所以这篇文章的研究是有一定的实际意义的。

关键词：档案管理；外包风险；防范

引言

所谓的档案整理外包指的是一部分企事业单位和具有专业能力和资质的整理公司进行合同式合作，把自身的档案交由该企业管理，从而提升档案整理的效率和质量。从广义角度来看，这种新的尝试可以说是社会进步的体现，社会分工细化的外化。但是目前来看，无论是外包范围、外包中介还是外包质量上都存在一定的风险。本文就首先对其中存在的风险进行了简单的分析和表述，而后又在此基础上分析了该如何去应对和解决这些问题。

1档案整理外包产生的风险

在档案整理工作外包之后，企事业单位就无需投入太多的资金成本在这方面，也不需要浪费大量的工作人员在这项工作中，能够更好的对本单位的档案进行整理和保管，但是我们也必须要考虑到这其中存在的风险。具体来说，档案整理外包的风险可以从下面两个角度进行分析。

1.1 来自单位自身的风险

第一，外包范围的选择很多情况下不够正确。许多事业单位或者是私营企业在经营的过程中都会有许多机密性的文件和档案需要保存，它们涉及到的东西非常多。一旦丢失或者是泄漏后果不堪设想。假如在确定外包范围的时候没能把握好机密程度，把一些重要的档案归给其他单位，再加上监督管理工作不力，很容易造成安全风险。第二，外包中介机构的错误选择。企事业单位在决定档案整理外包的过程中考虑的最多的一点就是外包与自行之间的资金成本差异。也就是说，如果档案管理机构的报价比企事业单位的自主价低，企事业单位就会选择外包，价格则是越低越能够吸引企事业单位的目光。在这种情况下许多管理机构为了争取到更多的客源和市场份额一味地压低价格，自然而然的其质量就无法提升。假如说企事业单位在选择的时候没能综合考虑到整体的质量一味追求价格低廉，那么后期的负面影响将会非常的严重。

1.2 来自外包中介机构的风险

第一，中介机构专业性不强。对中国的档案整理外包情况进行分析我们不难发现，它还属于一种新兴产业，发展时间并不长，行业的准入门槛非常低，也没有一个严格的监督管理机制，这就造成了许多中介机构在质量和工作能力上的缺陷。许多中介机构在工作能力上存在大量问题，企事业单位在选择在服务机构的时候必须要综合各方面的因素进行考虑争取找到最佳的方案。第二，外包人员素质良莠不齐。在实际的工作中我们发现，许多档案中介机构一般都是一些退休的工作人员组成，他们往往具有许多工作经验，在处理问题时能力也比较强，但是实际负责档案整理的工作人员却不是他们，都是一些不具备工作经验直接培训上岗的待业人员。在实际工作中一旦遇到稍稍难以解决的问题就会出现问题，或者是一些看似不起眼的疏漏也可能造成最后档案整理的风险。第三，外包中介机构中途生变。假如外包中介机构在合同履行期间出现了经营不善的问题，那么的档案整理工作就会中断，这对于企事业单位而言十分不利。

2 档案整理外包风险的防范方法

2.1 外包前企事业单位要做好分析与判断工作

企事业单位必须要首先立足于单位的实际情况和具体发展状态分析是不是有档案整理外包的必要性，找到档案外包工作的最终目标和过程要求，到底是仅仅为了提升档案的规范化还是整体工作管理质量的提升。一般来说在处理大批量的档案的时候，都会选择以公开竞标的方式挑选最具有管理实力和管理经验的单位签订合同。考核的过程中需要考虑到的要素主要有竞争档案整理机构的过往工作质量、近一段时间的业内风评、工作团队的整体情况以及价格服务对应情况等等。

2.2 科学择取并确定完善的合同

上文我们提到组织公开竞标并且合理的挑选承包单位，在对多各方面的影响因素和具体情况进行了仔细的评估之后，方可从整体层面挑选最佳的档案整理机构，确保档案整理机构的工作能力过关、工作人员素质高、服务态度好且价格在可接受的范围内。在与机构签订合同确定合作之后，就需要严格的遵照合同中的一系列相关规定和标准明确双方的责任和义务。企业管理人员需要对合同进行仔细的分析审查，聘请专业律师团队核查合同是否具有合理性和合法性，对于一些不正确的条目进行调整，最终确定一套合理的科学化的合同制度。

2.3 实行科学的监控与沟通

在实际的工作中笔者发现有一部分的企事业单位管理人员存在某种思想上的误区，往往会认为只要合同签订完毕自己就不必再考虑这方面的问题，这种错误的思路会造成档案整理工作的缺失和风险，实践证明这种想法是完全错误的，是不值得提倡的。因此，即使是合同签订完毕以后，企事业单位也需要安排专门的工作人员对档案整理工作进行检查和角度，防止外包单位在工作中偷工减料消极怠工。

2.4 要确保档案管理机构的一致性

企事业单位必须要确保所有的档案整理工作都交托同一个管理机构，不能毫无根据的随意更换合作单位，否则在另一个单位接手的时候又可能运用另一种方法，造成档案管理的混乱。另外，与之前保持了良好合作的单位继续合作，能够确保档案整理的质量，防止出现一些双方的冲突和矛盾，进而造成不必要的损失。

3 结语

综上所述，在企事业单位的发展过程中，档案整理工作的重要性不言而喻，它直接关系到了企事业单位的发展状态和经营稳定性。所以在选择外包的时候一定要考虑到可能存在的风险和问题，从多方面进行充分的考虑，找到最佳的合作单位，杜绝其中存在的不安因素。

参考文献

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