事业单位档案管理创新与改革探讨

李志凤

摘 要：我国事业单位历来对档案管理工作不够重视，对档案的收集整理、立卷归档等管理程序缺乏制度化，管理不够规范，档案管理的技术手段落后，档案资料的利用率低。随着信息科技发展和各项工作改革的深入，对事业单位的档案管理也提出了更高要求。本文从档案管理创新必要性出发，分析了事业单位档案管理存在的问题，并提出创新与改革措施，以供参考。

关键词：事业单位；档案管理；创新与改革

档案管理对事业单位的管理工作起到了很大的影响，在信息化和经济全球化的时代，事业单位想要在激烈的市场竞争中发展，必须重视档案管理工作，创新管理理念，建立健全档案管理制度体系，培养提升档案管理人才素质，加大对档案管理经费的投入，加强基础设施建设，使档案管理创新与改革符合当前信息化时代的要求。

1 事业单位档案管理创新与改革必要性

随着科技发展，档案管理成为事业单位各项工作顺利开展的基础。信息化与各领域的融合使传统档案管理途径发生了变化，人工进行档案管理已经不能适应时代的发展要求和社会发展节奏。为了适应社会和时代的发展，需要将档案管理向现代化转变和创新，只有实现档案管理信息化和网络化，才能实现资源的优化配置和最大化利用。电子档案的建立和利用信息手段对档案进行管理可提高管理效率，通过网络即时查询，使档案使用不再受地域限制，以实现资源共享最大化。

2 事业单位档案管理存在的问题

2.1 管理制度不健全，信息技术应用滞后

在事业单位档案管理中，完善的制度是十分必要的，但是很多事业单位的档案管理制度形同虚设，很多工作人员敷衍了事，不按规章制度办事，导致档案管理工作混乱。同时，随着科技水平的更新，信息技术的应用没有和档案管理有效结合在一起，档案的更新速度以及管理方式也未实现信息化，与当今网络化发展不相适应。

2.2 对档案管理工作不够重视，管理程序缺乏制度化、规范化

各事业单位对档案管理工作的重视程度存在差异，许多单位对档案管理工作的重要性认识不足，未单独设置专门组织机构，只是将档案管理放在办公室管理工作当中，缺乏独立性，档案基础设施硬件配套不到位。档案资料收集内容不全面，摆放杂乱无章，档案管理程序缺乏制度化，管理不够规范。

2.3 档案管理人员素质差异大，能力水平不高

档案管理是一项综合性较强的专业工作，要求档案管理人员具有较全面的工作能力，但在档案管理的实际工作中，从业人员队伍专业素质不高，理论水平、文化程度等参差不齐，实践能力相对薄弱，档案的分类、整理和记录不严格，不能按照统一的标准来执行，对档案的综合管理力度不够。也由于缺乏相应地培训，使得新技术、新设备不能够较好地使用，档案管理模式和信息服务水平与信息化时代的管理要求不适应。

2.4 档案资料的利用率低，设施较落后

由于对档案的利用价值认识不够，各事业单位对信息化基础档案保护和信息资源开发不足，档案资料利用率低的问题比较突出。目前仍有许多事业单位的档案管理部门只有少量的计算机及落后的软件设备，有些单位档案室库房建造不完善，杂乱无章、尘土飞扬，设备陈旧不及时更新，基础设施落后。

3事业单位档案管理创新与改革有效措施

3.1 建立健全档案管理制度体系

为了保证档案管理工作的顺利实施，要制定符合单位实际情况与档案管理需要的规章制度，体现科学性、合理性。档案管理系统要具有良好的可行性、实用性、简便性，可以通过操作简便的档案管理系统进行更好的规范和引导。制定科学的档案管理制度体系，既要约束档案管理工作者，也要约束机制的主导人员，确保制度体系的公正性和严肃性，要结合档案管理的特点，尽量的实现管理的科学性、灵活性和高效性。

3.2 强化管理层对档案管理重要性认识

在事业单位的管理活动中，档案管理是单位发展的潜在推动力，它的作用一般都是潜移默化的，并没有明显表现出来，导致很多事业单位在实际工作中忽略档案管理的作用。对于档案管理工作，要从领导做起，强化对档案管理工作的重视，成立专门的档案管理部门，配置专业的档案管理人才。制定合理的奖惩措施，对在档案管理工作中表现优异的人员要适当地奖励，刺激员工的积极性，从而保证档案管理工作正常高效地运行。

3.3 提高档案管理人员综合素质，优化人员结构

事业单位档案管理的专业性和实用性比较强，档案的质量是由档案管理人员的工作水平決定的，如果没有足够的工作经验，将会遇到一些困难，很难满足档案收集和管理的要求。档案管理人员，应具备能够独立完成档案收集管理工作，确保归档的完整及时和统一。要适应信息化形势下的档案管理工作，必须转换思维，提高对信息化的接受能力与认识，掌握应用现代信息技术处理档案业务的流程、方法和手段。要建立并确保档案管理团队的稳定，加强人员培训，优化档案管理与知识结构，不断提高掌握现代信息技术的综合管理素质能力，树立正确的职业道德与操守，通过培养更多的档案管理人才以满足现代档案管理的需要，提高管理效率。

3.4 加大资金投入，加强档案管理基础设施建设，提高现代化水平

事业单位档案管理创新和改革的开展离不开基础设施的完善，齐备的基础设施可以为档案管理提供保障。在管理经费上要加大投入，保证有充足的资金满足基础设施建设，积极购买档案管理设备，提高档案管理工作效率。在基础设施的购进方面，要结合单位实际情况和实际需要，对不符合需求的设备要及时更换，提高现代化水平。

3.5 实行档案项目负责制

事业单位档案数量多，工作规模大，更适合采取协作的工作方式来完成。在团队管理中实行档案项目负责制，项目档案任务确定时，组成一个工作小组，分工协作完成档案收集、整理、检查、归档、移交等相关工作，使档案项目形成闭环管理。当档案项目出现交叉时，小组之间工作也交叉进行，人员灵活调配，互相支持，优先完成重点项目和交付时间紧的项目档案。

3.6 加强信息化管理，促进档案信息共享

随着信息化时代的来临，信息技术成为各领域的重要支撑力量，将事业单位的档案管理与信息化融合是档案管理创新和改革的必然趋势。信息化档案管理可以解决传统管理中的效率低、分类不完善等问题，提高档案管理与应用的效率。

构建信息化档案管理共享平台，方便内部各部门对于档案信息的调取，有效提升了档案管理的工作效率，实现对档案的有效管理和资源共享，从而使档案管理信息化发挥出积极的影响力。

深化信息化平台的构建和应用，围绕档案的录入、检索和应用等基本需求来强化管理思路，建立起档案管理的信息库，将档案都能够以电子版的形式呈现出来，同时可开通云端存储的功能，将档案信息上传云端，使档案信息能够得到永久性的保存，以促进信息化档案管理的全面提升。

实现档案管理的自动化，减轻管理人员的工作压力，节约人力与物力资源，提高档案管理的质量与效率，实现档案管理的创新。

4 结语

总而言之，如今我国事业单位档案管理工作的创新是势在必行，唯有创新才能适应新形势的需要，才能促进档案管理工作的深入发展，档案管理信息化，已经成为新形势下发展的必然趋势。因此，必须高度重视档案管理创新与改革工作，在资金和人才方面加强保障，不断加强硬件设施与管理人员的素质能力建设，促进档案管理工作信息化、网络化、数字化提高到一个新的水平。

参考文献

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