提高国企档案信息化管理水平之我见

文| 翁倩玉

国企档案信息化管理的必要性

我国国企长期来一直使用传统的人力档案管理制度，该制度存在诸多不足和弊端：在日常企业工作中会产生大量的档案类文件需要归档，在没有自动管理分类归档文件的办公系统条件下，这些归档文件的分类、归档、管理、保存和检索都非常困难繁琐；由档案工作人员对归档的档案进行手动整理、编写索引工具及各种目录，普遍存在手动编写目录速度很慢、不规范，索引速度和准确率低的情况，同时效率也并不高，费时费力；档案部对外提供查询的时候需要借阅文件，若是只依靠人工方法来获取纸质文件很可能造成重要档案文件的缺失或破损，对于档案文件的保管和再次利用带来种种问题。

由于当前电子技术的高速发展，档案管理的信息化建设逐渐受到国企高层的重视，将原始的纸质材料转化为电脑可读的电子资料，同时将办公自动化环境下产生的大量电子文件纳入档案的收集范围，利用信息技术、网络技术提供的便利条件，最大限度的整合档案信息资源，为国企的各项工作提供有效的信息支撑。

国企档案信息化管理的实施路径

1.加强档案信息化管理制度的规范建设。由于国企的行业特点和实际情况存在差异，决定了在国家有关档案信息化建设的法律法规指导下，国企要根据自身的综合实力以及档案管理的实际，制定本企业档案信息化管理的制度。笔者认为，一般国企档案信息化管理制度中需要界定及规范的主要有以下几个方面：规范档案信息化管理中的基本术语、用语，档案信息化管理的基本目标、基本框架、基本原则等宏观层面的基础性、通用性概念；用制度的方式公开界定本企业档案信息化管理中需要参与和配置的部门和人员，并明确他们各自的权利与义务；针对企业档案信息化管理各个阶段中需要界定和规范的所有内容，主要包括软硬件基本需求、数字信息资源的标准规范、应用系统采买（开发）的基本要求、安全保障体系建设以及其他所有需要约束和规范的方面；与本企业信息化管理相关的其他所有内容。

2.开发符合自身需求的档案管理信息系统。各国企在实施档案信息化管理的过程中，按照行业和部门的不同有很多种档案管理信息系统可供选择，例如社会保险事业中的社保三核管理系统、扶贫开发中的大数据系统等，各有各的档案管理信息系统，而且各个系统截然不同，因此国企应按照不同的档案管理系统进行相应的电子档案处理。为此应做好这些方面：一是确保各个电子档案管理录入的准确性，越是复杂的管理系统越是要进行认真对待；二是及时进行升级更新，不断优化档案信息化管理；三是不断开发创建档案管理信息系统，因为信息技术的革命，带来的是日新月异的变化，所以生产制造的计算机也在不断升级优化，其安装的各类管理系统也在不断的升级。

3.构建档案信息管理的安全保障体系。第一，保证硬件实施的安全。定期对国企档案管理工作中投入使用的计算机、扫描仪、服务器、打印机、路由器等硬件设施进行设备检查，确保硬件设施在运行过程中不会发生突发事件，造成不良后果；准确查看大型服务器和网络设备安全与否，及时更新档案日志，确保日常的档案工作顺利开展；加强对于机房和档案库房的环境监测与维护，若发现老化线路和陈旧设备也应该及时更换。第二，保障档案信息的安全。主要是保证本企业日常生产经营等环节形成的、档案管理信息系统中所存储的以及对企业过去保存的纸质档案进行数字化加工的信息等是原始的、完整的和准确的，同时也要防止未授予权限的、非法的用户通过不正当的手段进入档案管理信息系统窃取信息。第三，做好网络安全。企业中涉及个人隐私和重大保密事项的档案可放在内部网络，除此之外还可在企业员工的计算机和服务器上使用防火墙技术，防止不法分子和未经授权的用户侵入档案管理系统信息。第四，做好人员的安全教育。做到安全教育经常化、防护知识普及化，以增强和提高员工的安全意识和防护技能。只有所有员工自觉遵守网络安全的各项规章制度，密切配合档案工作人员和网络管理人员的工作，才能真正保证企业档案的安全。

4.提高档案工作人员的自身素质。具体做法如下：国企可以和高等院校进行联合培养，将系统、全面学习过专业档案知识和计算机专项技能的人才聘用进入企业，完善企业档案部门的人才储备；招聘拥有熟练计算机技术的人员，让其掌握企业日常档案管理的流程和原则，使其不仅发挥出本身所具有的计算机技术，还与专业档案知识进行有机的结合；鼓励在职档案工作人员进行深造，继续学习更精深的档案专业知识和计算机等技能；积极参加由专门档案机构开展的线上、线下培训活动，从中学习档案机构在档案信息化管理中的经验教训。

结语

国企档案信息化管理建设是一项长期且艰巨的任务，必须在深刻认识其必要性和重要性的基础上，逐步加强档案信息化管理制度，提高档案工作人员的综合素质并开发适合自身需求的档案管理信息系统，从而使档案管理工作更好地服务于国企。