基于信息技术优化医院档案管理探析

师迎春

【摘要】信息技术的高速发展使其被应用于生活的方方面面，医院传统档案管理在信息化环境的包围下已经出现滞后性，无法满足时代发展需要，亟待改革，而融合信息技术与医院现有档案管理是人们关注的焦点，怎样基于信息技术优化医院档案管理就成为一项重要课题，加强探究势在必行。

【关键词】医院;信息技术;档案管理;优化

在当今的信息化时代，信息技术大大推动社会经济的发展和进步，使医院档案管理信息化建设获得宝贵的契机。然而信息技术在方便医院档案管理的同时也产生了规格和形式各异的电子文件，通过归档形成医院电子档案，增加了档案管理难度，利用信息技术更好地开展档案管理工作是医院促进管理改革的必然要求。下面就从信息时代医院档案管理的新要求着手，探讨基于信息技术优化医院档案管理的措施。

一、信息时代医院档案管理的新要求

随着信息技术的应用，医院档案管理发生了巨大的改变，面临着一些新要求，主要包括：一是加强档案信息化管理应用系统建设，这是传统档案管理未涉及的内容，是基于信息技术开展档案管理工作必须满足的要求，实现对医院数字档案信息的管理。通过建设应用系统实现对信息的采集、管理和利用，这是现代化医院档案管理的核心。二是加强档案信息资源建设，这和医院传统档案管理的要求是一致的，要不断丰富馆藏，即丰富医院档案信息资源。从载体的角度看，档案信息资源就是数字化信息的各种存储载体;从内容的角度看，不仅包括医院档案，还包括具备档案价值的相关信息资源。三是加强档案信息的安全与保密管理，因为医院档案信息类型多样，不仅记录着医疗、管理、人事管理等信息，还是后续开展各项工作的依据，保证信息的安全性至关重要。同时，医院档案信息的类型不同，其保密需求也不同，需要形成良好的保密性，提高患者和大众对医院的信任。面对这些新要求，医院档案管理应采取针对性的措施加以优化。

二、基于信息技术优化医院档案管理的措施

（一）完善建设医院档案信息化管理系统。为促进医院稳定发展，需基于信息技术完善，建设其档案信息化管理系统，结合医院管理实际情况，参考科学的、先进的管理方案，规划医院档案信息化管理系统，且要细致到各个部门、各个科室，促进彼此的协调与合作，达到优化医院档案管理的目的。一是要明确基于信息化技术开展医院档案管理工作的重要性，在构建档案应用系统时遵守标准化、规范化与系统化的原则。二是严格遵循档案管理双轨制，转变档案管理重心，从之前的档案实体转变成档案信息，通过利用信息技术实现医院实体档案的信息化与数字化，但不能轻视纸质档案。三是为实现医院的现代化管理目标，应对档案管理进行长期的信息化建设，在不断实践与改进中体现出信息技术在档案管理中的重要作用，进而体现出医疗服务的现代化水平。

（二）加强医院档案信息资源的优化整合。一是文件归档。医院基于信息技术增加了很多电子文档，需要档案部门同时归档纸质档案、电子档案，以完善档案馆藏，丰富档案信息资源。医院需要归档的材料包括纸质、电子、照片、录像带、录音带等，特别是这些电子文档的声音与图像能准确真实地再现场景，全面记录医院发生的重大事件。一旦医院需要开展各种活动，电子文档就能发挥出纸质档案达不到的效果。二是建立健全医院档案信息检索体系，为档案使用者提供各种查询便利，促使档案资源信息化。完善现有查询体系，不但要有过去的档案室与专题介绍、形式各异的书本目录或卡片，还要建立计算机目录或全文检索，尝试利用网络信息技术形成远程检索，提高医院档案信息资源的整合度，从而提高利用率。三是在归档的医院电子文件中，所归档的电子文件材质应保持良好，且书写与绘画都要整齐、细致，图像与声音等要逼真而清楚。医院档案部门要按照相关的标准，结合医院现实情况制定归档管理的有效制度，在歸档纸质文件与电子文件的同时做好电子文件备份，巧妙保存备份的档案信息。

（三）深化医院档案信息的安全保密管理。随着信息技术在医院档案管理中的深入应用，电子信息成为时代发展和进步的必然产物，而建设电子信息档案就成为医院档案管理最主要的发展方向。较医院传统的纸质档案来说，电子信息档案能大大节约资源，节省档案建设成本、存储成本、维护成本，提高档案调用效率。然而电子信息档案的广泛应用给医院档案管理带来信息安全问题，不管是计算机存储过程还是档案信息传播过程均存在安全风险，不法分子在开放的网络环境下总有可乘之机。因此，医院档案管理要紧跟时代步伐，掌握并应用电子信息安全技术，主要包括病毒查杀技术、防火墙技术等，从而把电子信息安全技术变成医院信息保密技术的组成部分之一，保证医院档案信息的安全性。在利用计算机存储档案信息时，要对设备实施定期维护，预防因设备损坏而丢失档案信息。如果涉及外部存储设备，应妥善保管设备，明确相应责任，预防医院档案信息基于这种途径被泄露。医院在建设电子档案信息时也要继续确保档案信息的安全性，尤其是针对重要的科研信息、患者信息等要做好保密工作。

三、结语

信息技术能为医院档案管理工作提供便捷条件，通过在档案管理中广泛应用信息技术，结合传统档案管理发挥出独特作用，实现对医院档案信息资源的科学调度与充分利用，从而优化医院档案管理，助推医院提升整体管理水平、医疗水平，促进医院在网络信息时代实现可持续发展。

【参考文献】

[1]邱凯.信息化建设下医院档案管理的思考[J].东方企业文化，2015（10）：130-131.

[2]杨亦君.现代信息化技术在医院档案管理中的应用[J].中国管理信息化，2016（19）：194-195.