新时代工会档案工作及其在工会管理中的作用

李晓秋

（马鞍山职业技术学院 办公室，安徽 马鞍山 243011）

中国特色社会主义进入了新时代，工会要把握新的历史方位，保持和增强党的工会工作的政治性、先进性、群众性，就要深化工会改革，强化工会职能，切实提高工会管理水平。改革需要创新，创新源于积累。工会档案工作是工会管理的基础性、累积性工作，加强工会档案工作是夯实工会管理、深化工会改革的一条有效途径。

一、工会档案工作是工会管理的重要组成部分

（一）工会档案

档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”[1](p5)。考古发现，我国档案始于商甲骨档案，历经金石、简帛、简牍、纸质、胶片、磁介质、光盘等档案形式，目前电子档案发展迅速。档案是社会实践的原始记录，是社会重要的信息资源，工会组织在工作中也会形成档案。本文所指“工会档案”，是指工会组织在工作中形成的具有利用价值并经过整理、按照一定方式保管的历史记录，包括文书档案、会计档案、人事档案、声像档案等，主要由全总及地方（行业）工会组织的档案、基层工会形成的目前归属于所在单位的档案构成。

（二）工会管理与工会档案工作

泰勒认为，管理是建立目标，然后用最好的方法经过他人的努力来达到目标的艺术。工会管理就是通过工会资源配置，经过计划、组织、领导、控制及反馈系统，建立起工会的组织体系，实现工会工作目标的过程。

档案工作广义指“档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科学研究工作和档案出版工作等”[2](p41)，狭义指“档案室、文件中心、档案馆所从事的档案业务工作，基本内容包括档案的接受和征集、价值鉴定、整理、保管、编目与检索、编研与研究、利用服务和档案统计”[2](p41)，通常称“档案管理”。

我国档案工作实行“统一领导，分级管理”的原则。党政档案统一管理，全国档案事业由各级主管档案的行政管理部门统一领导、分级监督、检查、指导，各行业、领域主管部门（组织）在同级档案主管部门的监督、指导下，结合自身特点对本行业、领域内档案工作进行管理。各级工会有本组织内档案工作规划、监督、检查、指导的责任。

为便于探讨工会组织的档案工作，本文称工会组织对本机关的档案管理工作为“工会档案管理”，称工会组织对本机关的档案管理及对下级工会组织档案工作的监督、检查和指导为“工会档案工作”，即本文的工会档案工作指工会组织开展的与档案有关的各类工作，包括全总、地方（行业）工会的档案管理，全总、地方(行业)工会对下级工会档案业务的监督、检查、指导，基层工会组织的档案资料收集、立卷、归档，工作主体是工会组织。工会档案工作是工会管理的重要组成部分。

二、新时代工会档案工作的特殊作用

档案具有凭证参考、资政修史、宣传教育的作用。工会档案是工会重要的信息资源，档案工作是工会的基础性工作。新时期加强工会档案工作，发挥工会档案工作的特殊作用，对夯实工会管理、推进工会改革具有重要意义。

（一）参与工会文化构建，培育社会主义核心价值观

中国工会文化是中国特色社会主义文化建设的组成部分。工会档案是工运史专家学者研究工运史的重要史料,是工会文化的保存和传承载体，是工会文化建设的重要组成部分。目前，工会建会广、会员数量大，利用工会在维护、建设、参与教育等工作中形成的文字、声像、实物等档案，进行工运史研究，开展档案利用服务，进行网上推送、展览、宣传册发放、公益广告等宣传教育活动，可以发挥广泛的群体文化影响作用，宣传工会，培育广大职工的文化自信和社会主义核心价值观。

（二）促进工作规范，发挥工会管理的“显示器”作用

工会档案是工会组织在管理过程中原始记录的留存，是工会工作的“伴生物”和“录影带”。档案工作的原则要求档案保管要齐全完整，档案收集工作必须实施前段控制，保证工会管理中材料形成的完整与规范，在加强档案的收集、归档工作的同时，能促进工会规范化管理。在工会工作检查考核中，查阅档案比查阅资料更能检查出工会工作的真实性，是监督、检查工会工作实际情况的最佳方式，是促进工会工作“去形式化”的有效方法，是工会管理是否扎实、规范的“显示器”。

（三）满足职工需求，获得职工信任

社会的信任度是与社会组织的发达程度正相关的。工会作为我国最大的社会组织，“工会作用的发挥和地位的体现，必须通过劳动者的认可和信任才能实现”[3](p44)。工会要把握新时代职工群众对美好生活需要日益增长的特点，把握职工对民主、法治、公平、正义等方面要求日益增长的特点，在政府让渡出的社会管理空间里，赢得广大职工的认可和信任，才能真正成为党和政府联系职工的桥梁纽带。工会档案是保存工会历史的原始文献，是具有法律凭证作用的原始资料，通过让职工查阅、利用档案，有助于维护职工的知情权、参与权、监督权，是让职工了解、监督工会工作的有效途径，是获得职工普遍信任的最真实有效的方法，可提高工会工作的“群众性”。

（四）完善维护职能，履行法治责任

《档案法》规定“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”。工会组织有义务形成工会档案并安全保管、提供利用，这是对社会精神财富积累、利用的法律责任。“维护服务逻辑是工会本原的行动逻辑，即组织首先要对会员和职工负责。”[4](p2)工会有义务保存工作中形成的有关工会会员的档案，有义务在不损害国家、集体利益和不侵犯他人权益的情况下，为组织、个人提供工会的档案利用服务。在职工越来越社会化而非“单位人”的发展趋势下，工会作为职工相对稳定的社会关系存在，工会档案是职工社会存在的一种凭据，加强档案工作是工会组织在法治社会中的责任担当。

（五）丰富工会信息资源，促进智慧工会建设

信息资源是信息社会重要的三大资源之一，档案包含大量有价值的信息，是最具真实性的信息资源。档案工作可以极大地促进工会的信息资源建设，汇集优质信息资源，服务工会管理，服务广大会员，服务社会。把握数字档案发展契机，发展数字档案建设，可促进工会管理现代化，为智慧工会建设打下基础。

三、工会档案工作存在的问题

当前，中华全国总工会（以下简称全总）及各级地方（行业）工会的档案管理是按照党政机关档案管理办法实施；国有企事业单位工会档案资料按照本单位档案部门的要求收集、整理，归入所在单位的文书、会计、声像等档案，由单位档案馆（室）统一管理，工会保存相关资料备查；非公企事业（组织）工会的档案工作总体相对滞后。档案工作是社会各项事业中一项基础性工作，普遍不被重视；在国家档案事业中，工会档案工作状况相对较差。

（一）档案主管部门的重视和支持不够

工会被赋予的“辅助部门”角色，致使工会档案工作在档案事业中不被重视。“十二五”期间，国家档案局就专门档案管理制定了“伤残抚恤人员档案”等100个国家基本专业档案目录，要求相关部门制定专业档案归档范围和管理办法，工会方面的计划被忽略。基层工会的档案由单位档案室（馆）管理，同样不被重视。

(二)工会自身不重视档案工作，工作定位不准

工会是党领导下的群众性社会组织，有区别于其他组织的工作对象、内容、方式、目标，应该有自身独有的文件归档及管理方式，但现实中工会档案工作却照搬党政机关的做法，没有形成符合工会特点的档案管理模式。基层工会是独立法人主体，但单位档案馆（室）没有工会专门的档案门类，没有专门管理。给予档案工作的人力、物力、财力支持不够，市级及以下工会组织基本没有专职档案工作人员，档案专业人员缺乏；档案管理系统更新不及时；档案室“三分开”建设及配套设施不健全。2017年7月全总《文书档案归档范围和文书档案保管期限》通过国家档案局审核并实施，但各级地方工会及行业工会跟进缓慢。

（三）档案门类设置不科学，管理不到位

全总要求设立的困难职工档案、劳模档案不适用于基层单位。这两类档案虽有工会的独特性，但基层工会此类材料很少，基层单位档案室普遍没设此类档案；另一方面，基层工会大量资料不属于本单位文书档案归档范围，存滞在工会内部，缺乏专业管理，散失严重。工会组织档案没按照要求实行集中统一管理。“工会档案管理主要有三种模式：分散管理模式，单项分头归口管理模式，集中管理”[5](p165)，基层工会的档案集中于综合档案室（馆），但分散于文书、声像等各档案门类中。各级工会关于档案工作的制度规范不健全，普遍存在制度修订不及时的情况。工会档案材料的收集和管理不到位，利用率低，编研资料少，档案的宣传教育作用发挥不充分，“八防”保管不达标。

四、加强和改进工会档案工作的建议

思想上重视工会档案工作，树立政治意识、大局意识,认识到工会档案工作是党的群众路线在档案工作中的体现；手段上制度与技术并举，将档案工作纳入顶层设计，从制度入手，用专业化、信息化驱动档案工作；方法上内外结合，寻求外部支持，强化内部建设，建立内外联动、“上促下”的机制，从“质、量、用”上加强工会档案工作。

（一）争取档案主管部门支持

积极加强与档案行政主管部门的联系，争取档案主管部门的支持与指导，接受档案主管部门的监督与检查，使工会档案工作在国家档案事业中占有重要一席之地并获得快速发展。争取基层单位档案部门支持、指导，加强对工会档案的编研、开发、利用。

（二）坚持“统一要求，区别对待”原则

完善工会档案工作相关规章制度。在全国各级工会组织实行档案规范化管理，全总、各地方（行业）工会会同同级行政管理部门修订、编制工会档案归档范围和管理办法，各基层工会会同本系统本单位档案部门修订，制定本单位工会档案归档范围和管理办法。建立上级工会组织对下级档案工作监督、检查、指导的工作机制。区别对待条件不具备的基层工会组织的档案工作。以“为可为之处，不遗漏，不越界”的要求，加强小微、非公企事业单位的工会档案工作。结合联合工会的组建模式，建立联合工会档案，加强维权档案的建设，使之“不遗漏”；对涉及企业内部事项的档案资料“不越界”，维护企业自身合法利益，不强求资料的齐全完整，档案工作逐步推进。

（三）坚持“两专门”：设立专门档案，实行专门管理

工会有明确的社会职能，应设立专门档案。基层工会设立新的档案类别——职工权益档案，收集维护职工政治、经济、文化等方面权益的职代会、集体合同、关心救助（可包括困难职工档案）与教育培养（可包括劳模档案）方面的档案资料，即把困难职工档案和劳模档案并入，解决基层工会档案设置问题。基层工会的档案采取“暂存+分立”管理模式，档案形成后暂时存放在工会内部，使用两年后移交到综合档案室，设专柜保管，实行工会档案专门化管理。

（四）坚持“两列入”：工会档案列入工会资产，列入考核检查内容

工会的档案是社会的财富，是工会发展的历史记忆，更是工会的财富，把工会的档案列入工会资产，符合工会的组织性质，有利于加强工会档案工作。档案管理的信息化可实现档案内容和实体分离管理，可实现档案部门集中统一实体管理，工会组织虚拟拥有、管理、使用电子档案，掌握工会的档案信息资产。把档案工作作为工会工作的一项内容，纳入工会工作目标及检查，促进工会档案工作发展；以档案为工会工作检查考核的主要材料形式，以档案衡量工会管理，落实“去形式化”，促进工会务实、细致、规范管理。

（五）提高专业化水平，打造工会档案信息资源共享平台

加强工会对档案工作的主体责任意识，给予档案工作各方面支持。引进档案专业人才，开展系统内档案知识培训，提高档案工作人员的专业化水平。严格档案管理制度规范的制定和执行。在工会组织内建立档案资料收集网络，加强档案资料收集环节，把好工会档案工作第一关。积极开展档案编研工作，编制工会历史、劳模事迹、职工风采、维权案例、工匠技艺等文字、声像、图片等形式的档案编研产品，促进档案资源开发、利用与宣传，发挥档案价值。广泛采用现代化管理手段，加强多媒体档案管理。推进工会数字档案建设，利用后发优势，应用先进的档案信息资源管理系统。从大数据构建入手，整合工会网站、移动工会平台等虚拟平台数据，积累工会档案信息资源。保存工会电子档案，实现工会档案虚拟资产管理。共享各级工会分布存储的数字档案，构成工会档案虚拟全宗，打造工会档案信息资源共享平台，为智慧工会建设打下基础。

综上所述，工会档案是社会财富，做好工会档案工作对广大职工具有重要的现实意义，对社会发展具有深远的影响，因此，工会有义务、有责任把工会档案工作做好。