新形势下档案工作的方向探究

杨 凡

1　档案开放法规与现状

早在1986年2月7日发布的《档案馆开放档案暂行办法》中,国家档案局就明确了档案应该向社会开放和实行全面开放的思想和方针;到1991年12月26日发布《各级国家档案馆开放档案办法》,这是国家档案局1991年第2号令,一直沿用至今.也是当前我国各级档案馆开放档案的法律依据.各级国家档案馆根据本办法制定本馆实施细则.

在《中华人民共和国档案法》中明确规定了档案开放的期限,一般是自档案形成之日起满了三十年就可以向社会开放.经济类、科学类、技术类、文化类等档案开放的期限,甚至可以少于三十年.但是涉及国家安全利益或者其他到期不宜开放的档案则向社会开放的具体期限应由国家档案行政管理部门制订,报国务院批准施行.[1]

2014年2月《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》正式发布.其中有一条强调,各级档案馆要严格按照中华人民共和国档案法积极开展档案是否开放的鉴定工作并开放相应的档案.档案工作的核心是开展服务,开放档案又是开展档案服务工作的中心环节.各级档案馆要依法做好档案查询利用,改进服务的方式方法,最大限度满足社会需求.要以实现档案资源共享为目标,充分利用互联网和档案管理平台,把可开放的各类档案信息资源上传网络,提供远程利用和资源共享.

2017年6.9国际档案日主题是“档案——我们共同的记忆”,也就是说档案与每个人息息相关.[2]然而,各级档案馆的馆藏档案一直以来都是处于相对比较封闭的状态,甚至满三十年开放期限的档案是都没有完全开放,导致档案的利用率很低.随着时代的发展,互联网的普及与应用,人们对档案资源的需求也越来越多,档案开放也应与时俱进,满足各种需求.

2　档案资源建设与共享

新形势下,档案资源建设要以馆藏档案数字化副本和电子档案,即数字档案为主要对象,这是由实体档案和数字档案的特点所决定的.档案资源建设是档案开放的基础,档案馆作为档案开放的主导者,首先就要将档案资源建设好.一方面实体档案要做到应收尽收;另一方面从档案开放的角度出发,要将实体档案进行数字化,再将数字档案资源经过组织开发,建立数据库,在网络平台上通过应用系统实现资源共享,向全社会开放.

档案开放资源建设要加强以下三方面的工作:

第一,加强电子档案管理工作.在高度信息化的社会大环境下,通过网络获取信息已成为主要的获取方式.电子档案必将成为用户查询利用的主要对象.由于种种原因造成电子档案的管理工作不好开展,因此,加强电子档案管理工作,做好电子文件的归档,将是十分有必要且非常有意义的工作.

第二,加强规章制度建设.要依据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》以及最新的中华人民共和国国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894-2016)等有关法规,结合本单位电子档案的实际情况,制定《电子文件归档管理办法》及《电子档案移交管理办法》等相关的规章制度,使本单位电子文件的归档管理有规可依,确保进馆电子档案的管理规范和利用有效.[3]其次,档案工作的水平很大程度上取决于档案管理工作者的水平.档案馆工作人员要具有较高的政治业务素质,熟练掌握计算机操作技能;同时配备满足档案开放需求的服务器及软、硬件系统等设施设备,保证电子档案资源的有效利用.此外,全体档案人员要利用已有的馆藏资源,积极进行档案编研工作,经过鉴定后将可开放的编研资源开放利用.

第三,加强数字档案馆(室)建设.目前各级档案馆(室)的档案数字化工作都还处在初期阶段,只有少数档案馆实现了全文数字化扫描.因此要把档案数字化建设列入单位整体规划,通过自行扫描数字化档案或者外包等方式,大力开展档案数字化工作,要严把数字化档案的质量关,档案数字化的效果一定要达到相应标准,便于有效利用.档案开放依赖网络服务平台和数字服务系统.档案馆的服务平台可以依托数字档案馆建立.加强数字档案馆(室)建设也是势在必行.[4]

3　档案开放模式与服务

显然,传统载体档案数字化以后,将数字档案资源经过组织开发,建立数据库,在互联网+平台上通过档案管理系统实现档案开放的模式,既遵循档案开放工作服务至上原则,又积极依法开放应开放的全部档案,为社会提供全方位优质便捷的服务,直接体现了档案工作的根本宗旨和基本原则,是档案开放工作应坚持的重要原则.[5]档案开放服务工作应从以下五方面创新:

3.1提高责任意识,转变思想观念,为窗口服务模式打下思想基础.全体档案人员要时刻做好服务准备,实现“等你查档”到“为你查档”的观念转变.当今社会各行各业都在做好服务,实行窗口服务模式,就是要提高用户查阅档案的感受,吸引更多的用户来查阅利用档案,发挥档案的价值.

3.2档案馆除现场查询外,还可以开展电话咨询,网上预约查档等服务模式.简化查阅手续,通过方便用户的需求来吸引更多用户走进档案、熟悉档案、利用档案.

3.3增强档案服务的有效性,联系时代热点和当下的核心工作,了解民生所需,熟悉馆藏资源,加强各类热点档案资源的编研工作,提高档案服务的效率和效果.

3.4加强档案宣传工作,通过开展各种档案宣传活动,利用各种新媒体,如微信公众号定期宣传,让用户知道档案馆有哪些档案可查可用,不断丰富档案共享资源,满足各种用户的查档需求.

3.5简化档案查阅手续,化繁为简,免费服务.

总之,通过多种档案宣传途径和开放服务模式,以用户需求为导向,主动收集整理各类档案,满足不同用户的需求,实现档案资源开放的价值.

4　档案开放安全与原则

档案资源建设好了,经过鉴定后,依法开放,惠及民生的同时也要注意档案安全.[6]尤其是电子档案的安全,由于目前电子档案的保护要依靠高科技技术手段,难免出现漏洞,因此为做好档案的开放工作还要坚持以下三项原则:

4.1档案安全原则

从档案实体而言,要确保开放档案的安全,要优先对利用率比较高的开放档案数字化,并及时将扫描后的数字化档案提供利用,档案原件无特殊情况不再提供利用,对档案原件起到保护作用.档案数字化后要用正版杀毒软件对数字化副本和电子文件进行检测,确保没有木马病毒,并核实是否真实性、完整、有效;对特殊格式的电子文件,应连同其相关的软件、版本、操作手册一起核查.确保档案数字化副本和电子档案在设备安全、网络安全、系统安全的环境下,最大范围、最长久地发挥档案服务社会的作用.[7]

4.2依法开放原则

从档案信息而言,要求建立档案开放审核机制,即对拟开放档案进行逐件逐页的审核.未经开放审核、审批的档案不得以任何形式公开,严防有损国家安全、公共安全、经济安全、社会稳定的档案被开放.要确保开放的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私,避免引起各种法律纠纷,依法开放档案.

4.3用户需求原则

用户需求研究是非常必要的,开放的档案要有吸引力就必须能满足用户的需求,让档案的价值深入人心.此外高质量档案服务也是吸引用户的最富有成效的要素.《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中要求,在档案开放服务内容上,特别要把涉及民生的人事档案信息资源如:干部人事档案、学生档案等及时整理挖掘、通过鉴定,提供利用,维护人民群众的合法权益.也就是说,民生需求即为用户需求,所以我们在数字化档案以及电子档案的开放选择上就要以民生档案为重点,进行鉴定审批,尽最大限度地开放有关档案,遵循“档”的宗旨,为人民服务.