浅议高校基建档案的管理

程向美

（山东科技职业学院，山东 潍坊 261053）

一、基本建设项目档案资料的内容和特点

每一个完整的工程建设项目都包括整体规划、建设单位立项、设计、施工和竣工验收等环节。其中规划（以某高校基建项目学生公寓楼为例）首先要完成整个校园的修建性详细规划，在此基础上再进行单体建设项目的规划立项等工作。以上工作内容按照具体的建设步骤又分为：（1）申请立项；（2）对项目的实际可行性研究进行充分认证；（3）编制本项目的可行性研究报告；（4）向上级主管部门申请建设项目的年度投资计划；（5）根据《招投标法》，通过招投标确定符合资质等要求的勘探、设计单位；（6）图纸要经过图审中心的审查，然后到消防大队办理建设工程消防备案；（7）相关手续齐全后，方可取得建设工程施工许可证；（8）通过正规完整的招标程序选择确定符合要求的施工单位和监理单位，并实施项目的具体建设工作；（9）五大主体单位配合质量安全监督管理部门进行竣工验收；（10）由审计部门负责竣工决算，出具决算报告。从以上十个环节可以看出，要形成一个基建项目完整齐全的档案，需要各个环节和各个阶段的真实的支撑材料组成，既有文字记录也有图纸文件。综上所述，基建档案具有内容繁杂，图纸与文字材料并存，涉及面宽而广建设周期长的特点。在实际的操作过程中较为繁琐，因此，每一个环节都至关重要，做好基建档案的管理工作也是基本建设中的一项重要工作。

二、高校基建档案管理工作中存在的问题

1.首先是建设单位（也就是高校）存在的一些问题

高校作为建设单位是建设工程项目管理的第一责任者，高校的建设规划管理部门就是基建档案形成与管理的主体。但是在工程建设的实际实施过程中，高校基建管理往往会只重视项目主体设施的建设过程中质量、安全、进度等硬件的效果，而忽略了建设过程中及竣工后相关资料的收集与整理。因为基建档案的重要性在短时间内体现不出来。而在若干年后，当该项目需要改扩建或者是大型维修需要当时的相关数据资料时，基建档案的重要作用才得以体现。其次，基建档案的专业性较强，如果仅仅是依靠档案员来完成整个基本建设项目的档案资料的收集与整理是存在诸多困难的。因此，要想高质量的完成这项工作，首先，分管基建的学校领导要高度重视，其次，建设规划管理部门负责工程、计划等各专业相关管理人员之间要互相协作，认真负责，密切配合，并建立健全完善的规章制度制约体系和档案管理的组织体系，只有这样才能高效完整的完成基建档案的管理、收集工作。

2.其次是施工单位中存在的一些问题

基建档案的专业性较强，这也决定了对基建档案管理提出了较高的要求，而施工单位管理人员自身素质不高，甚至是由临时性的施工工人兼任此项工作，这样，人员不固定，流动性强，兼职档案管理人员的岗位也不够稳定，人员责任心差，使得建设项目的档案在形成过程中要求不够严谨，施工图纸及施工技术资料不够重视，特别是隐蔽工程的技术资料缺这少那现象尤其严重，使得资料收集不完整，收集数据不准确，图纸资料缺张少页是家常便饭，还互相扯皮、推诿，遗失或损坏基建档案的问题也普遍存在，这就使得所归档的基建资料缺乏连续性及准确性。从而导致基建档案的不完整。

鉴于以上种种原因，加强高校基本建设项目档案的收集与管理是一项迫在眉睫的重要工作。

三、提高高校基本建设项目档案管理水平的方法及措施

提高高校档案管理的科学管理职能和综合业务水平是做好档案管理工作的基础。当今社会是一个信息化高速发展的时代，办公自动化已普及到各项管理工作的角角落落，只有运用现代化的科学手段管理高校基建档案，才能保证档案工作的正常高效运转，才能将高校基建档案合理的开发利用，同时，有利促进档案管理的现代化进程。

第一，要从上到下提高重视程度

首先要从思想上高度重视基本建设项目档案资料的管理，学校领导要对该项工作给予大力支持，并提供可靠有效的保障，加大日常督查管理力度。这就需要建设规划管理部门安排专人负责此项工作，按照建设工程项目规划管理和基建档案资料管理“齐步走”的方针，做到从项目的规划、立项、决策开始就编制该建设项目的专项资料，其中包括项目规划的所有审批手续及批复意见，项目的可行性论证，政府部门、主管单位的批复文件、评审意见及立项、消防备案、工程报建、施工许可手续等相关资料。在建设项目进行过程中积极主动的全程参与，将所有与建设项目有关的资料进行分类归档。在日常管理工作中和项目建设过程中，档案管理员还要注意收集、整理上级主管部门和有关单位的文件、通知、信函以及施工过程中每一项隐蔽工程验收过程中的记录等相关资料，同时，更要做好施工图纸、设计变更资料的收集与归档整理工作。

第二，提高高校档案管理人员的专业知识和综合管理水平

基本建设项目的档案管理是一项周期长、专业性强，涉及环节众多，非常细致、繁杂的一项工作。档案管理工作的性质就决定了该岗位的工作人员必须具备较高的业务理论知识和熟练的工作方法与技能，精益求精的工作态度，扎实认真的工作作风，同时还要熟练掌握基建方面的工作流程以及国家相关的政策法规，须有一定的政治敏锐性和大局意识。在工程项目建设的各个环节，与施工、设计、监理等单位的专项工作负责人多沟通，多交流，在建设项目档案形成的过程中，各个阶段的每一个环节都要准确把握，以保证形成高质量完整齐全的档案材料。最好是定期举办档案专业人员的学习培训，交流考察等活动，这样，通过学习可以取长补短，以有效提高档案工作管理人员的理论知识和综合业务能力与水平。同时利用大数据大平台等现代化的管理手段，提高工程建设项目资料的归档质量，进而提高档案的开发和利用功能，更好地为高校发展服务。

第三，进一步增强高校建设规划管理部门的责任感

高校的建设规划管理部门承担着学校基本建设的重要职责，是基本建设档案资料的第一责任人，既需要收集利用前期的档案资料进行校园的整体规划，又需要整理形成新建项目的档案资料，因此，应设专人专岗负责完成此项工作。并制定与之相关的管理制度和办法，让所有基建人员明白档案工作的重要性，并协助档案人员及时的收集、积累，顺利完成各个环节建设资料的归档工作。

第四，尽快实现档案管理工作大数据平台信息共享的现代化管理

信息化数字化在管理工作中的普及与应用到了高速发展的时代，各高校正处于争创优质高校、双一流高校建设发展的关键时期，各项档案的管理工作已经正在逐步运用大数据的先进技术的科学管理时代。在高校发展的进程中，基本建设项目的档案资料不仅记录着学校发展变化不断前进的历史，也为学校未来的发展和规划提供重要的佐证材料。所以，完善基本建设项目档案的大数据平台信息化的需求已刻不容缓。为进一步保护好基建档案，高效的利用基建档案，为学校新时代的发展搞好服务，尤其是学校大数据平台的整体建设须尽早实现网络化管理，建立数字化信息平台，完善查询系统，最终实现基建档案网络化查询，使基建档案的管理和利用满足高校发展的需要，实现现代化管理。

作为高校档案的重要组成部分，高校的基本建设项目的档案资料记录了学校从无到有，从小到大，从弱到强发展变化的历史进程，是学校的基础设施建设和各方面综合能力提升的最有力的证明。基本建设项目档案资料的形成过程和管理过程琐碎而复杂，它需从事该项工作的人员要认真对待，高度负责，同归，从建设规划部门的负责人到学校的分管领导都要高度重视并给予大力支持，通过各种途径方式，加强和提高专职兼职档案员管理水平和综合素质能力，定期参加相关专业的学习培训，从基建档案的日常收集、管理入手，不断维护和完善，同时，建立健全档案管理相关的规章制度，责任到人，认真执行，落到实处，有条不紊的开展好这项管理工作。新时期新形势下随着学校招生规模的不断扩大，办学水平不断提高，教育教学及产学研结合等方面的不断发展，只有加快学校基础设施建设的步伐，提高基本建设工作效率和水平，形成高质量高标准的基建档案，才能更好的为学校领导的决策管理提供有力的佐证材料和重要的参考资料，为学校今后的发展升格提供重要的参考依据。当今社会信息化的高速发展，要求高校的基本建设档案管理必须适应现代化的高科技的迅速发展。在互联网+的时代实现网络信息数据大平台的共享利用。这是一项任务艰巨的工作，必定面临重重困难。学校首先从自身实际出发，做好准备和应对策略，加强整体的现代化建设节奏，从而带动档案工作的现代化科技水平的建设与发展，从而进一步提升学校的综合办学实力与水平，提高学校在互联网+时代的综合竞争力，为培养更多更优秀的毕业生打下扎实的基础。