浅谈大数据背景下档案管理面临的挑战与对策

舒 丽

（上海市松江区卫生人才培训中心，上海 201600）

在当今信息社会，大数据的概念已经非常普遍地被应用于商业、金融、通讯、政务等各个领域，大数据是现代社会未来发展不可或缺的重要内容和推动力量，它对以社会档案的保存和提供为己任的档案管理工作增加了新的课题，提供了新的环境。较传统社会，大数据时代，档案管理工作每天需要记录的信息数量和种类更加的庞大和繁杂。因此，档案管理者要勇于面对大数据的潮流，需要转变思路，用大数据的思维模式去应对未来的挑战，才是正确的选择。

一、大数据的内涵和影响

“大数据”的概念最早是由全球知名咨询公司麦肯锡提出，先是作为互联网技术行业的专业词汇被广泛应用，后来逐步被社会所认知和接纳，开始流行开来。“大数据”研究机构是这样定义“大数据”：需要新处理模式能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。百度百科对“大数据”的定义是：大数据指的是所涉及的资料量过于巨大，以致于无法通过普通所应用的软件或分析工具进行有效的分析、梳理和研究，达到供相关企业和机构运用的咨询。徐子沛先生在《大数据：正在到来的数据革命》一书中指出：“‘大数据’之大，不仅仅意味着数据之多，还意味着每个数据都能在互联网上获得生命，产生智能，散发活力和光彩。”

虽然各行各业对大数据有着不同的定义，但是无一例外地都着重强调了“大数据”的大不仅仅是数量的庞大，更重要的是数量的庞大所带来的影响，它使人们在数据的收集、保存、维护和共享方面的难度和复杂程度呈现几何级数的增加。同时，这种数量之大给数据处理所带来的挑战也孕育着更好的机遇，因为，人们可以从海量的数据中发现新的知识，探寻新的规律，创造新的价值，带来大数据时代知识经济的信息管理的“新发展”。

二、大数据时代档案管理面临的挑战

（一）档案管理的信息数量和类型明显增多

在大数据时代，社会档案工作所面临的首要挑战就是信息资源量的迅速增加。具有关部门预计，到2020年，全国档案馆的社会资源存储量将达到6亿多卷。随着时间的推移和社会的发展，这一数量还将进一步上涨。当前时期，整个档案资源管理已经转向运用电子化管理，用于海量规模的档案资源的储存。虽然，电子文件的管理提高了档案信息存贮的效率，但是想要从如此庞大的电子文件中阅读到有价值的信息，成为了一个难题。传统社会用“直接鉴定法”来阅档的方式将会成为历史，因为文件鉴定人员已经不可能逐一进行文件的阅读了。

另外，大量的异构数据的存在也增加了档案管理的难度。与传统社会不同，信息社会所产生的档案资料已经不局限于纸质、声像、实物等类型，而更多的是图片、图表、音频、视频等电子档案，这些成为了现代档案管理中的主要档案类型。如此复杂、种类繁多的数据类型，形成了当今时代档案管理的数据结构和类型，是当前档案管理面临的重大挑战。

（二）档案存储安全与风险防控的压力

高效稳定的档案信息的存储是档案管理工作的基础和重要内容。只要做好档案信息存储，后续的信息整理、研究以及提供服务等工作才能得到更好的开展和完成。大数据时代到来后，庞大的档案信息量给现有档案管理的存储提出了更高的要求，有关部门必须要改变传统的存储模式和方法，改进存储和管理技术，才能应对大数据时代迅猛发展的数据处理需求，形成稳定的数据存储和管理模式。

另外，档案风险防控也是档案管理工作的重要内容。数据资源的安全是确保档案管理工作顺利进行的保证。大数据时代，档案更多的是用电子信息的模式进行存储，与网络技术产生了不可分割的联系，因此，在实际的工作过程中，就会存在档案信息泄露、丢失以及篡改的现象。所以，档案存贮安全实际上就是信息安全的问题，档案管理工作人员必须对提高安全防范意识，提前采取有效的防范措施，才能确保档案存储的安全，保证后续的档案信息管理和运用。

（三）档案资源的利用率明显提升

共享是大数据时代重要特征，在网络技术的推动下，传统的、封闭的档案管理和查阅模式已经成为了历史，通过信息终端实现网络共享已经成为了不可逆转的大趋势。档案信息的需求方可以自行进行档案信息的检索和获取，并加以运用，因此，当前时代的档案信息的运用率明显提升。

另外，基于用户需求的改变，现代档案管理已经开始从传统的实体管理向知识管理转变。当前时期的档案用户不仅仅是从档案馆中获取单一的数据资料，而是更多的要从庞大的数据资料中获取背后蕴藏的知识。因此，服务方式和内容的转型是当前档案管理工作的重点，由提供单一的信息转为提供系统的知识，是未来档案管理工作人员的努力方向。搜索引擎是档案知识服务的核心技术，也是实现档案服务转变的重点所在。大数据时代所产生的海量档案数据需要新型知识服务引擎的参与才能更好地进行知识输出。新型知识服务引擎可以对各类学术资源、信息按照用户的需求和喜好进行分类和编码，以便于有序的输出。同时，大数据时代，搜索引擎需要进一步革新，以满足用户不同的个性化需求。因此，利用大数据技术推进档案工作中新型知识服务引擎的引用和推进，这是实现知识管理的必要步骤。

新的技术需要新的技术人员进行使用操作和改进，档案管理工作要能够顺应大数据时代的发展，成为知识输出的重要力量，需要大量的大数据人才作为支撑。目前，人才短缺成为档案管理大数据时代知识生产和管理的主要短板。因此，加强档案分析人才的培训和储备力度，培养大量的档案管理的技术人才，是当前档案管理工作发展的重要内容。

三、大数据时代档案管理的应对策略

大数据时代的技术变革和管理方式的改进对于档案管理工作来说既是挑战，更是机遇。面对海量繁杂的信息，大数据技术可以提供解决数据收集、分类、整理和挖掘的实用办法，同时可以提供更加有效的的管理和服务思路。因此，档案管理工作要借大数据对于社会变革的潮流，进一步推动各个方面的转型和革新，才是最佳的应对策略。

（一）由传统管理模式向信息管理模式转型

传统的档案管理以纸质信息为主要保存方式，通过分类、编号、排序等程序进行管理，这种管理模式存在保存、借阅、管理不方便等缺点，更为主要的是，这种管理方式早已经与大数据时代的信息产生、存储和传输的主要形式格格不入了。大数据时代，档案的信息化管理已经成为了必然。档案信息化管理的核心信息数据的编码和信息的线上传输，从而实现资源管理和使用的高效。实际上，档案管理的信息化是传统“存档”的模式向现代“用档”模式的转变，是从“管理需求导向”向“用户需求导向”的转变。只有明确了这种转变，才能实现档案管理工作的现代化进程。

（二）由封闭型向开放型转变

大数据时代的档案管理工作的主战场是在网络上，而非实体的档案馆，其覆盖面更宽，受众面更广。受众获取档案信息的时间、空间、便利度都发生了翻天覆地的变化。因此，传统的封闭的档案工作管理环境已经被开放的档案网络管理空间所取代。档案管理工作必须从档案馆中走出来，紧跟社会的发展，服务于社会的发展，在大数据的网络中寻求服务的定位。这就要求各级档案管理工作者改变思维模式，提升运用大数据的能力，学习大数据技术，强化大数据的服务意识，改进服务内容，积极探索各种服务功能等等，尽快实现将档案管理工作转型成为开放型、“用户需求导向”型的目标。

（三）由分散型向集约型转变

大数据时代，档案管理工作要有“大档案”的理念。传统的档案管理是分散式的，各个地区、各个县市都有自己的档案馆和档案管理系统，不同的档案管理系统各自为政，互不交融，资源比较独立和分散，不能实现交流和共享。在大数据时代，这种传统的管理模式就会逐渐显现出很多的弊端。“大档案”理念就是一种集约型档案管理的理念，它是将分散在不同档案管理机构的档案，通过互联网技术进行资源的整合，建立跨地区、跨部门的档案资源管理平台。这种大档案的理念和格局的优点在于，它打破了不同档案管理系统之间的界限和屏障，不仅方便管理、整合，而且还方便了用户的使用，使档案资源得到了充分的共享和使用。档案管理工作实现由分散型向集约型的转变，必须与互联网相融合，在构建信息资源网络平台上下功夫，用网络来“勾连”信息资源，提升集约效率。

（四）由保管型向服务型转变

档案管理工作如果还是停留在“管理”的层面上，显然已经不能符合社会需求了。在今天，档案管理工作不能仅仅发挥“保管”功能，更应该凸显“服务”功能，为社会提供高效、优质的信息查询服务是现代社会档案管理工作的题中之义。因此，传统的档案管理需要转变理念和角色，从一个“保管员”转变成一个“服务员”。面对海量的数据，档案管理工作不能仅仅把它“保存”起来，还要认真的“研究”起来，把原始的数据转变成“可用”的数据。因此，在大数据时代，档案管理人员也要相应的进行转型，要向“职业化”和“专家化”进行转变，提升主动提供参考信息的意识，提升信息服务的能力。总之，档案管理工作务必要实现保管型向服务型的转变，才能在大数据时代达到社会服务的高要求。