会计信息系统软件选择的影响因素和成本效率

陈硕 龙怡婷 冷希

摘要：文章基于财务软件层面对北京卷烟厂进行案例研究，探究了企业信息系统软件选择的影响因素及其成本效率。研究发现行业因素、功能需求以及沟通成本均会影响企业信息系统软件的选择。进一步，对软件选择的成本效率分析发现，在企业一个部门的内部，只使用一套高性能的财务软件系统有利于节省成本，提高工作效率；而在企业的部门之间，则应该使用相互独立的财务软件，可以减少沟通成本和时间成本，提高效率。

关键词：会计信息系统；软件；成本效率；北京卷烟厂

一、 引言

随着中国改革开放不断与国际接轨，会计信息系统这一概念也逐渐广泛应用到中国企业的财务管理当中。在我国的会计信息化进程中，会计领域的从业者已经深切体会到信息技术带来的便利性，手工记账已经不再能够满足企业的经营和决策的信息需求。对于信息的需求使得会计信息系统（Accounting Information System）在企业中得到重视和广泛的应用。随着会计信息系统的推广，财务软件业也在蓬勃的发展。在全球经济一体化的浪潮下，我国的会计制度也在逐步的与国际接轨，因此我国的财务软件业必然要朝着国际化方向发展（郑玲，2006）。财政部在2014年11月出台了关于财政部关于全面推进管理会计体系建设的指导意见。在该指导意见中，特意强调了要推进面向管理会计的信息系统建设。建立面向管理会计的信息系统，以信息化手段为支撑，实现会计与业务活动的有机融合，推动管理会计功能的有效发挥。

刘红霞、孙宝文（2006）在2005年对中国财务软件市场进行了调研，结果显示虽然我国使用财务软件的企业在调查样本中占了几乎一半的比例，但是我国的软件业还存在很多不足。于增彪（2006）认为在我国国内的软件公司缺乏知名的管理专家和会计专家，而国外的软件公司又不能很好的适应中国企业，因此我国大多数企业并没有建立可操作的管理控制系统。近年来，虽然我国对于会计信息系统和内部控制领域的文章已经成果颇丰，但都是基于企业层面对于整个会计信息系统和内部控制进行分析，并没有细化到财务软件层面。而企业财务部包括其他部门使用的财务软件是整个企业会计信息系统的基石，从软件层面来分析企业的成本效率是十分有意义的，可以填补该领域的空白。

本文試图回答以下几个问题：探究企业选择使用不同类型的财务软件系统的影响因素是什么？软件的使用数目对于企业效率的影响是怎样的，是使用一套软件的效率高还是使用多套软件的效率高？在企业选择使用多套财务软件系统时会给企业带来哪些额外的成本？本文的研究可以弥补从企业日常的软件使用这种具体实务层面进行分析的空白，并且为后续研究奠定基础，丰富该领域的文献。

由于我国没有关于不同企业软件使用情况的数据库，因此基于软件层面的分析很难取得大量数据，无法进行大数据的实证分析。因此，本文选择使用案例进行研究，不仅方便获取数据，而且可以对于企业的软件使用情况进行深入的分析。

本文所研究的对象是北京卷烟厂，研究结论不仅适用于案例企业，也适应于类似的制造业企业。文章研究发现行业因素、功能需求以及沟通成本均会影响企业信息系统软件的选择。进一步，对软件选择的成本效率分析发现，在企业一个部门的内部，只使用一套高性能的财务软件系统有利于节省成本，提高工作效率；而在企业的部门之间，则应该使用相互独立的财务软件，可以减少沟通成本和时间成本，提高效率。

二、 文献回顾

企业财务软件的使用是企业信息系统最为基础的部分，因为财务软件构成了企业的信息录入和输出部分，并且会根据录入的信息为企业提供决策相关的盈利信息。我国早期的财务软件主要解决记账和报表处理，经过了多年的发展，我国现阶段的财务软件实现了核算、报表、管理、预测、分析等功能，实现了质的飞跃（兰国海、高阳，2007）。在企业内部对于同一科目运用多套财务软件进行记录的时候可以促进企业的内部控制，因为使用不同软件记录之后要进行对账，软件之间的记录必须要能够完全相符。（李端生、续慧泓，2005）认为信息需求是会计信息系统发展的直接动力。会计信息系统的内部控制需要与企业会计业务和流程相结合，在保证会计信息系统质量的同时提高企业经营效率。现有的文献主要研究了财务软件的使用对于企业的影响，并没有关注企业自身在对会计信息系统软件进行选择时的影响因素。本文的着重分析了企业自身在选择会计信息系统软件时会考虑哪些因素，并进一步分析不同软件的选择对企业成本效率的影响。

三、 背景介绍

本文研究的北京卷烟厂属于制造业企业。相较于其他行业来说，制造业企业有独特的物流系统。不同原材料和存货出库系统有单独的核算模式，虽然存货属于财务部门的核算科目，但却无法在财务部门的软件上进行细分科目的记录。因此，制造业企业对于财务软件性能的要求高于其他类型的企业，更具有代表性。该厂生产的特制红中南海、低焦油中南海等牌号卷烟畅销国内，并远销海外。2000该厂通过了ISO9001质量体系认证，被列入中国烟草总公司34家“十五”期间重点支持的烟草企业之一。随着企业的飞速发展，对于北京卷烟厂来说，一套财务部门的基础财务软件并不能够满足企业的日常核算需求。因此，该厂除了财务部门有独立核算的财务软件之外，在产品部还拥有存货会计，使用专门的存货核算系统，另外还有资金系统。细分的软件系统可以使得企业的账务记录和成本核算更加精确，员工的工作效率大幅提高，沟通成本和使用维护费用也在增加。

1. 部门介绍。北京卷烟厂的主要财务软件使用方包括两个部门，财务部门和产品部门。该厂的财务部门一共有12人，其中出纳3人，会计6人，财务主管3人。出纳的主要职责是日常费用报销、委托收款办理、支票的收支、发票开具等；会计的日常工作是税务核算、存货核算、成本核算、固定资产及无形资产核算、薪酬核算、往来账款管理、预算核算、稽核核算、报表编制；财务主管负责财务预算控制和考核、年度会计决算、财务预测和财务分析等。另一个主要的软件使用方是产品部，该部主要负责各种原材料、在产品及产成品的采购入库及发货出库。该厂的其他主要部门分别是制丝车间、卷包车间、膨胀烟丝车间、技术中心、营销中心、海外营销中心、动力中心、企业管理部、人力资源部、审计部、厂部办公室、安保部、行政房管部、党委工作部、厂工会。

2. 软件使用情况。图1详细描绘了部门软件的使用情况，如图1所示，在2009年之前，财务部门的内部使用了两套财务软件，一套是用友，一套是金蝶。用友财务系统主要是用来进行日常账目记录的，包括普通报销单、普通借款单、项目报销单、项目借款单、凭证生成、制单等节点。该厂的用友系统除了基本的记账功能之外，还有一个专门的合同管理系统。该系统主要负责记录每一笔的合同花费。由于该厂经常需要签订各种不同的购货以及销售合同，因此详细的记录每一笔的合同费用也是十分有必要的。合同类型包括采购合同、销售合同、招标合同、基建合同、维修合同、项目合同等。该合同管理系统包含合同导入、合同分类、付款进度分析、费用指标管理等功能。金蝶系统主要用于记录付款业务，是一款专门的付款软件。金蝶软件用具记录现金及银行存款的收付款业务，主要适用于中小企业的财务核算，系统功能较为单一，模块简单易于操作，但是精细化程度不高。

这两款软件在企业发展初期可以满足企业的基本核算需求，但是随着企业不断发展壮大，对于会计核算精细化的要求也越来越高。金蝶软件的付款模块和核算模块已经逐渐不能满足企业在核算中的需求。因此在2009年到2012年，财务部门内部只使用用友一套软件，以用友接替了金蝶。

随着整个烟草行业的发展，烟草行业在不断地进行改革和创新，对于整个烟草行业的监督和规范也在不断地进行完善。现阶段财务部门使用的财务软件包括用友和融通。融通是一款负责记录记录付款的专门系统。该厂上级单位对资金进行统一监管，所以需要一款具有专门记账功能的软件进行辅助记录。该系统的模块包括授权支付列表、票据管理、历史明细、银企对账等节点。

除了财务部门外，该厂的另一个主要软件使用部门是产品部。产品部门有专门的存货会计，负责记录存货的明细账，包括8mg中南海、金装8mg中南海、5mg中南海、3mg中南海、1mg中南海、蓝色风尚、蓝色时光、软红中、红太阳、酷爽风尚、出口日本、出口迪拜、出口香港、出口澳门等二十余种类别。该厂对于存货的记录由财务部门和产品部门共同负责。财务部使用用友系统记录对于存货的金额进行总账的记录，包括原材料、在产品、产成品下的二级核算科目，并没有细分到具体型号的烟叶、烟丝等。而产品部门负责记录存货的明细账。该厂对于存货的记录分为两个部门，两套系统，而不是由财务部門全权负责。因为财务部门的核算时需要按照人工成本、制造费用、管理费用等将发生的支出分摊到成本中，而产品部门则按照产品分类明细进行记账。现在，财务部门对使用的用友软件进行了升级，存货的明细账进行了扩展。财务部门已经不再只记录存货科目的总账，而是同时记录明细账。

四、 主要发现

1. 软件选择的影响因素。

（1）功能需求。随着企业不断发展壮大，对于会计核算精细化的要求也越来越高。金蝶软件的付款模块和核算模块已经逐渐不能满足企业在核算中的需求。因此企业将金蝶软件替换为用友软件，使会计电算化系统由简单的付款及核算功能，转变为在年度预算控制及考核下的综合电算化功能。财务核算以年度预算控制为枢纽，将企业的开支通过年度预算填制、月度预算填制、报销单据填制等节点进行时间及指标的网格化控制，将会计核算的精细化管理延伸到各个部门中，使企业资金规划更加明确。

（2）沟通成本。不同部门的员工虽然同属于一个单位，但是由于不在一个办公室办公，因此彼此之间并不是十分熟悉，缺乏沟通。当财务部门需要用到有关明细账的数据时，不能从自己的财务系统中调取，而是要到产品部问询。而由于沟通不畅，经常会出现产品部提供的明细账并不是财务部门需要的数据，因此还需要进行再次的沟通和数据调取工作。为了解决沟通不畅的问题，财务部门在记录存货科目的总账的时候同时记录明细账，并且明细账的细化程度与产品部门相同。当财务部需要明细账的数据时可以从自己的系统中调取，不再需要去产品部进行询问。

（3）行业因素。行业不仅要求企业对于员工进行职业技能培训，还要进行职业道德教育的考核。为了完善行业的内部监督和内部控制，能够实时监测各个下属企业的账目系统，可以随时查阅下属公司的明细账目，上级单位于2009年下发了《会计基础工作规范化规定》，要求所属公司统一采用用友财务软件进行付款及核算业务；于2013年该厂应行业要求，统一采用融通软件进行付款业务。总公司可以通过融通软件调取各个下属机构的实时数据。因此，该厂全面使用用友和融通，用友系统继续记录企业的日常业务，用融通系统接替了金蝶系统记录企业的付款业务。

2. 成本效率分析。

（1）部门内部。从本文之前的介绍可以看出，该厂财务部门内部财务软件的使用经历了从两套到一套再到两套的过程。在2009年～2012年，财务部门内部只使用用友这一套财务软件。此举不仅节省了软件费用，而且由于软件的升级而提高了工作效率。因为每一套财务软件的使用除了需要花费软件的购买成本之外，还需要对于软件进行维护，因此需要花费软件的维护成本。在2013年，该厂现在由于行业规定使用了用友和融通两套系统。企业除了需要购买额外的融通系统，还需要负担定期维护和升级的费用。对于该厂来说，在购买了软件之后，软件公司会派驻一批专门的软件维护和升级人员在公司内部驻扎，而这批人员的劳务费用需要该厂来承担。在使用融通软件之前，该厂只需要对用友的派驻员工承担费用。在使用融通软件之后，该厂需要额外再负担一批派驻员工的费用，成本大幅增加。因此，在一个部门的内部，只使用一套高性能的财务软件系统有利于节省成本，提高工作效率。

（2）部门之间。该厂对于存货的记录由财务部门和产品部门共同负责，这样虽然可以原材料的使用记录的更加完整和清晰，但是却会给员工带来额外的时间成本。该厂内部制度规定存货要在每个月末进行盘点和数字核对。由于财务部门记录总账而产品部门记录明细账，记账系统不同导致经常会出现月末数字核对不上的情况。这种情况是经常性的发生而不是偶尔出现，因此为了是总账和明细账的数字记录能够相符和一直，两个部门的员工在月末都需要进行加班。结合文章之前的分析，跨部门的软件使用还会带来额外的沟通成本。因此，在部门之间共用一套数据，使用的软件功能互补的情况下会带来额外的时间成本和沟通。部门之间所使用的软件应该相互独立，各自核算自己部门所需要的数据，减少沟通和时间成本，提高效率。但是这样的情况并不是最优的。财务部门和产品部门存在一定程度的重复劳动，若有软件能够同时满足财务部门和产品部门的信息需求，则能够进一步提高效率。

五、 结论

本文选择基于财务软件层面对北京卷烟厂进行案例研究，分析影响该厂对于软件选择的因素，分别是行业因素、功能需求和沟通成本。由于行业规定，企业用用友财务软件进行日常核算，用融通软件进行付款业务。随着企业的发展壮大，金蝶软件已经不再满足企业的核算需求，该厂将金蝶软件替换为用友软件。为了节省沟通成本，财务部门在记录存货科目的總账的时候同时记录明细账，并且明细账的细化程度与产品部门相同。其次，本文分析采用财务软件的数目和成本效率的关系。在部门之间，应该使用相互独立的财务软件，可以减少沟通成本和时间成本，提高效率。在一个部门的内部，只使用一套高性能的财务软件系统有利于节省成本，提高工作效率。目前我国对于会计信息系统和内部控制领域的文章都是基于企业层面的，并没有细化到财务软件层面。因此本文的研究可以弥补从企业日常的软件使用这种具体实务层面进行分析的空白，并且为后续研究奠定基础。

参考文献：

[1] 刘红霞，孙宝文.中国财务软件发展战略研究[M].北京：经济科学出版社，2006.

[2] 于增彪，王竞达，袁光华.中国管理会计的未来发展：研究方法、热点实务和人才培养[J].首都经济贸易大学学报，2006，（1）：53-59.

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[5] 李端生，续慧泓.论信息需求与会计信息系统的发展[J].会计研究，2005，（6）：40-44.

[6] 郑玲.我国财务软件发展方向的多元化思考[J].江苏商论，2006，（2）：125-127.

[7] 财会〔2014〕27号.财政部关于全面推进管理会计体系建设的指导意见.

[8] 徐玉德.企业内部控制设计与实务[M].北京：经济科学出版社，2009.

作者简介：陈硕（1989-），女，汉族，河南省开封市人，北京大学光华管理学院会计系博士生，研究方向为会计与资本市场；龙怡婷（1990-），女，汉族，湖南省横山县人，中国财政科学研究院会计学博士生，研究方向为会计理论；冷希（1988-），女，汉族，北京市人，上海烟草集团北京卷烟厂出纳，研究方向为财务会计。