简论高校档案资源整合工作

张 岩

（赤峰学院 报刊社，内蒙古 赤峰 024000）

引言

全面提升高校教育档案资源的利用效率，从而使其可以充分发挥出在高校档案管理资源共享过程中的积极作用，是目前各个高校档案管理工作急需解决的主要问题.

1 高校档案资源的重要意义

1.1 高校档案资源是珍贵的历史资料

大多数高校的档案资源主要是通过年鉴之间的关系将高校发展的基础资料信息全面详实的体现出来[1].在这其中，年鉴资料由于其较为重视资料的真实性、客观性因此其准确性相对较高.而这也为高校建立长期的系统化档案资源系统提供了极为有利的基础，通过高校年鉴与高校档案两者之间的相互补充，从根本上实现了高校档案资源可信度和完善度的全面提升，为高校档案信息资源的共享奠定了良好的基础.

1.2 高校档案资源提升高校文化水平

高校文化建设水平的高低对高校档案资源建设的发展具有极为重要的影响，而这也是保留第一手详实高校文化成果的主要手段.各个高校在实际建设发展的过程中，高校的教育、管理、教学以及科研等各种活动的开展都会以档案资源的方式记录和保存下来，而这也就完成了对高校发展历史进程的记录.另外，大多数与高校文化发展关系紧密的新闻报道、校歌、重大事件等原始资料，也是高校档案资源记录的主要内容.而这些最原始的信息不仅为确保了高校文化建设的顺利进行，同时也促进了高校道德教育、创新精神等各方面工作效率的全面提高.

1.3 高校档案资源起到教育学生的作用

高校教育档案资源不仅详细的记录了高校发展和建设的整个历史过程，同时对校内学生的学习和生活等各方面都进行了详细的记录，通过档案管理的方式将学生在高校内的主体地位体现出来，为高校教育教学活动的开展奠定了良好的基础.虽然目前的大学生视野和思维等方面都有了全面的提高，但是很多学生在学校生活的过程中依然存在着像自私、冷漠、懒散等负面情绪，而这些负面情绪的存在也使其难以与他人和谐的相处.利用高校档案中的成功案例对学生进行教育，不仅增强了教育内容的感染力，同时也促进了高校学生道德教育成效的稳步提高.

2 高校档案资源整合与共享内涵分析

教育信息化环境的建设是高校档案资源信息化建设基础，而这也是促进我给高校档案资源管理工作效率提高的关键因素.所以，各高校必须在开展档案资源信息化建设的同时，进一步加强高校档案资源配置管理力度，才能促进我国高校档案网络信息交换与共享目标的顺利实现.而这也是促进我给高校档案资源组织、配置优化效率提高的主要手段[2].因此，在高校档案资源信息化建设的过程中必须做好以下几方面的工作：首先，必须将高校档案资源信息化环境的建设作为实现高校档案资源整合与共享的主要手段，才能从根本上促进高校档案资源利用效率的稳步提高，才能发挥出高校档案资源管理工作的积极作用；其次，利用先进的信息技术手段完成高校档案资源的整合与共享，从而解决高校档案资源存在的分散、孤立、封闭等特点，为高校档案资源的多样化、集中式管理奠定良好的基础；最后，数字化档案信息资源的建设是高校档案资源整合与共享过程中必须予以充分重视的问题.高校档案资源的整合与共享都是以互联网为基础开展的，因此必须利用数字化处理技术和手段，处理以传统介质为基础的档案资源，并将其通过网络进行传播，才能将档案资源的潜在价值充分的发挥出来.

3 高校档案资源整合的方式探析

3.1 高校档案资源整合为高校提供数据分析

各个高校档案资源的整合与共享必须以详实的数据资源为基础，因此这就要求高校内部各个部门必须详细的的登记高校内存在的各种档案资源，并对其资源的来源进行认真的检查，才能确保档案资源的整合与共享顺利实施.另外，在普查登记档案资源的过程中，必须对高校招生、教学、科研以及日常管理等学术性较强的资源档案有一个清晰的认识和了解，才能确保高校档案资源与共享工作的顺利开展.

3.2 高校档案资源整合是当前信息化建设的内容

目前，我国高校已经将档案资源的整合与共享作为高校档案资源信息化建设的目标，因此在实施高校档案资源整合与共享工作的过程中，必须严格的按照档案资源信息化建设的要求和目标做好以下几方面的工作：（1）档案信息资源整合效率的稳步提高.在开展信息资源整合工作时，必须将数据复制、聚集以及数据接口等方式的特点和优势充分发挥出来，同时进一步加强不同数据资源之间相互整合的力度.才能促进高校档案信息资源整合效率的全面提高.（2）系统资源整合.由于大多数高校在信息系统建设的初期都没有构建完善的整体框架理念.再加上高校内部各个部门开展的信息化建设和档案资源管理大多都是以部门为核心独立完成的，这种现象不仅造成了高校内部各部门之间信息数据资源接口的不统一，同时也对高校档案资源的整合与共享造成了严重的影响.因此.为了从根本上改变高校档案资源管理效率无法提高的现状，促进高校档案资源管理效率的稳步提高，高校档案资源必须建立统一的信息资源共享平台，并以此为基础开展高校资源档案资源共享的建设，才能确保高校档案资源整合与共享目标的顺利实现.（3）管理资源整合.随着高校教育资源信息化发展速度的不断加快，高校档案资源的整合与共享也对各个部门之间的合作与协调提出了相对较高的要求.所以，高校在开展档案资源整合工作的过程中，必须不断的进行技术的改革与创新，才能确保高校档案资源整合工作的顺利完成[3].（4）加大高校档案资源服务体系整合的力度.目前，高校档案资源服务主要针对的是档案访问界面以及档案服务等几方面的内容.而档案资源整合的最终目标就是为了实现档案资源管理从传统信息服务模式逐步向知识服务模式的方向转变，才能使原本的被动服务逐渐的转变为主动服务，为高校档案资源服务质量和效率的提高奠定良好的基础.只有严格的按照要求做好这些工作，才能促进我国高校档案资源整合与共享目标的顺利实现，从而为促进我国高校档案资源管理和共享效率的提高奠定良好的基础.

3.3 高校档案建设提升资源信息服务能力

信息化技术的不断发展，对高校档案资源的管理和共享提出了新的要求，而这些要求也是确保我国高校档案资源整合与共享目标顺利实现的关键因素.虽然我国大多数高校都已经加强了资源档案与共享建设的力度，但是高校内的广大师生以及管理人员，依然没有充分的认识到档案资源管理在高校建设发展过程中所发挥的积极作用，也正是由于这种认识程度不深的现象存在，从而导致了大多数高校档案资源都没有被充分的利用起来.这就要求高校档案资源管理者，必须严格的按照高校资源管理的要求做好以下几方面的工作，才能为促进高校服务资源整合效率的提高奠定良好的基础.首先，应该根据高校自身的实际情况建立完善的档案资源搜集、整理以及整合流程，同时制定切实可行的执行标准，才能确保高校档案资源整合与共享效率的不断提高.所有工作人员必须认真完成对海量信息资源的筛选、搜集等各方面的工作.才能将档案信息资源的价值充分的发挥出来，才能为高校档案信息数据库的建立奠定良好的基础，而这也是确保高校档案资源逻辑性和规范性的关键因素，从而发挥出档案资源在高校建设发展过程中的积极作用；其次，必须采取积极有效的措施促进高校档案资源主动性服务效率的提高.因为大多数高校目前还处于被动开展高校资源档案建设和发展的状态，而这样的现状状况不仅增加了用户及时的获取相应的档案信息资源的难度，同时也降低了档案资源的利用效率，提升了档案资源管理的成本.所以，为了彻底改变这一现状，必须从以下几方面着手：首先，必须详细全面的了解和掌握用户对档案信息资源的服务要求，才能采取积极有效的措施满足用户所提出的的个性化的服务需求[4]；其次，提升档案资源管理人员的综合素质，确保其全面的掌握档案资源的特点，并根据用户所提出的的需求，为用户提供更加快捷的服务.比如，在学生即将就业的这一阶段，可以将往年学生的就业形势以及各个行业的就业需求以及行业的发展前景详细的展现在学生的面前，为学生的后期就业提供具有价值的参考意见；另外在学校的校庆日还可以安排校内领导人或者档案管理人员详细的讲解与高校发展密切相关的档案资料，使学生在听取讲解的过程中更加清晰直观的了解高校的建设和发展历史，为其自身正确价值观的形成奠定良好的基础.

结束语

随着信息化技术的不断发展，数据资源已经成为了高校发展建设过程中最重要的资源.特别是在大数据发展理念的影响下，只有采取积极有效的措施做好高校档案资源的整合管理工作，才能从根本上促进高校档案资源数字化共享效率的稳步提高，而这就需要广大的高校档案资源管理人员，必须深入的挖掘档案资源的潜在价值，不断探索，充分发挥其在高校档案资源数字化共享建设过程中的积极作用.