教学档案和评估资料一体化管理体系研究

瞿翠玲，徐琪，陈艳

（徐州工程学院化学化工学院，江苏徐州 221018）

1 高校院级教学档案和评估资料“一体化”管理系统的建设需求

1.1 应用需求

教育部普通高校本科教学评估工作已常态化进行，2018年该校也将迎来本科教学审核评估，按照评估标准要求，审核式评估注重考核教学过程的管理和教学质量保障体系，其每个环节都需要相关的基础性教学档案支撑,各学院在实际的教学管理工作中对于各项教学档案的利用需求也很大。但由于经费投入不足、管理人员缺乏，使大量来自教学一线，又未经系统规范整理的教学资料在学院档案室束之高柜或随意堆放，不能及时满足利用需求。

1.2 功能需求

如何科学系统规范地整理教学过程中产生的原始的基础性教学材料，使它们能在教学管理和教学评估中发挥应有的作用，是目前很多高校院系急需解决的问题。为此，该校结合工作实际需求，设计开发了高校院级教学档案和评估资料一体化管理系统，切实解决教学档案和评估资料交汇融合的管理问题。该系统可满足院级日常教学档案和评估材料的归档和使用需求,提高院级档案管理工作效率。例如该系统具有强大的查询检索功能,用户可以通过多种途径迅速、直观地找到所需要的档案资料。两个系统中的档案材料既分离又融合，但在查询界面根据需要按照条件查询时都能快速检索到具体材料的存放目录及材料说明，大大提高了教学档案的使用率和共享程度,使档案管理更加科学化、简单化、快速化、效率化。

1.3 可行性分析

该课题研究以教学评估为契机，借助工作中积累的有关高校教学档案管理的先进经验和典型案例，在已有研究成果和经验总结的基础上，以全新视角构建符合国内普通高校院级教学档案管理规律的新模式，激活教学档案的开发与利用，极大满足应用需求，真正发挥为教学研究和教学评估服务。学院领导非常重视和支持本项目的研究开发，整合该校教务处、评估中心、档案馆、信息化中心等相关部门优势资源，组织成立研发小组进行系统开发，构建教学档案和评估材料的一体化档案管理平台。此平台借助计算机网络及多媒体等现代技术手段，对档案数据进行有效整合，促使教学档案管理向数字化方向发展，此研究具有前瞻性、广泛性和实用性。

2 构建系统化、规范化、标准化的“一体化”框架体系

按照《高等学校档案工作规范》的有关规定及本科评估指标体系标准要求，形成教学管理过程、教学评估、教学档案建设相互促进的良性循环体系。

2.1 规范院系档案资料管理制度

根据高校教学资料分级管理办法和教学评估指标体系，制定学院教学档案管理制度，包括教学、科研、实验室、学生工作等各方面所产生的材料，形成较完善的教学档案目标管理制度体系。

2.2 建立明晰的院系档案“一体化”体系架构

根据国家有关规定和学院的实际情况，结合评估指标体系，认真研究院系教学档案的分类归属，构建教学档案和评估资料“一体化”教学档案管理体系。具体从以下几个方面进行。

2.2.1 院系教学档案模块架构的设计

该模块框架是根据教学档案管理的基本要求，对院系档案管理的文件分类梳理，这是重点模块。明确教学档案分类表号方法。根据高校教学档案实体分类法，结合工作的实际经验，该模块设计把学院教学档案编号分为7位，采用四层隶属编号方法。

2.2.2 评估资料模块架构的设计

评估资料模块的架构设计要根据教学评估指标体系和《学校二级学院教学档案管理办法》的相关规定，进行科学的分类整合。评估资料模块只包含教学档案中所没有的教学评估文件、各阶段的教学基本状态信息采集数据及其他相关的评估资料等三个一级类目。对于其他的教学档案中已涵盖的资料（如试卷、毕业论文、课程建设等一系列的教学过程材料），通过系统浏览、查阅等功能都能及时快捷地从教学档案模块中检索到，避免材料的重复整理，体现教学档案和评估材料“一体化”的建设理念。

2.2.3 主题橱窗模块架构的设计

为丰富和美化档案建设的内容和形式，创造性地设计开发主题橱窗模块。橱窗展板是将学院重要或有特色的原始教学档案信息进行加工提炼，以文字、图片、表格等形式，图文并茂地设计主题展板。它的经典之处在于对原材料主题内容的提炼和整合，凝练档案精华，深化档案内涵，丰富档案存储方式，是档案建设的升华，具有艺术特色和广告效应。主题橱窗扩展了档案建设的影响力，达到档案建设的至高境界，赋予档案以鲜活的生命力。

为展示学院教学水平，突出学院特色，对于档案室橱窗展板的内容要凝练出经典，对于板块中展出的内容，系统电子模块中都有相对应的“电子橱窗展”。

3 提炼内涵，按模块编研档案材料

档案编研是档案建设、提炼档案内涵的一项繁重而具有价值的创造性工作，现代化信息技术给档案编研创造了新的空间领域。可以利用各种优化的方法创造性地使用纸质文档、电子材料、主题橱窗等多元化的教学档案编研模式，为档案编研注入新的生命力，同时也为档案的开发利用拓宽新渠道。在档案材料的编研过程中，要借助美学原理、融入审美情趣，力求达到编研内容和形式的完美统一，提高档案的文化品质。同时，编研应围绕学校的教学评估和教学过程的中心工作，与时俱进地体现编研深度，提升档案的内涵建设。经过系统开发整理、按模块分类提炼编辑出的系列档案，不仅可以为教学服务，提高档案的利用价值，更能够为教学评估提供翔实的支撑材料。

4 教学档案“一体化”管理功能的实现

由于两个系统模块的材料内容既分离又重合，对于各模块材料的体系内容、材料存储规格要求、查询统计功能等各方面的设置，要兼顾到两方面的使用需求。

4.1 模块体系内容设置。

教学档案管理模块的体系内容是根据高校教学资料分级管理办法，结合院系教学特点分一、二、三级类目设置，是重点模块。此模块中同时也涵盖评估资料中诸如师资队伍、毕业设计（论文）、试卷、教学质量监控等大量的基础性材料。

评估资料模块的体系内容是在仔细研读 《学校教学档案分类目录》和评估指标体系内容的基础上，根据指标体系中要求二级学院应提供的各项支撑材料，对于教学档案模块中已经包含的内容，此模块不再做二次收存，避免了材料存储的重复性。此模块主要是针对每年度的《全国高校教学基本状态数据采集》的表格内容，在系统内容设置上做到材料的交汇融合和互补，在保证评估资料及时性的基础上，要补充好教学档案内容上的完整性、连贯性，做好日常教学工作中材料的收集、汇总和整理。

主题橱窗是对以上两模块档案内容和形式的丰富和升华。各主题展板要求在档案原始资料的基础上提炼设计，运用美学原理达到艺术性的宣传效果。橱窗展板是在原始材料信息中提炼内涵、浓缩精华、突出主题,编写富有特色的专题教学档案，达到同一内容不同载体的两种编研成果的优势互补。

4.2 规格要求

为规范档案材料质量，在认真研读各模块资料存放的范围和要求的基础上，争取符合各模块的规格要求。对于两模块重合部分的材料收档格式要找准二者的融合点，兼顾两模块的要求，统一格式，尽量满足不同需求。某些数据统计表格，由于教学档案中没有硬性的要求，归档的材料即可按照评估材料的规范要求进行收集整理。

4.3 档案目录的设置。

为避免归档材料的重复性，体现系统的“一体化”功能，切实实现两模块内容的交汇融合，在档案归档目录项目设置上，要标明纸质档案的存放位置和电子档案的链接，实现快速检索功能。

4.4 查询功能

为更好地体现系统“一体化”管理功能，查询页面设置了综合、组合和表内三种查询路径，可从不同角度、按照不同需求来搜索查找教学档案，更有效地发挥其利用价值。无论按哪条路径查询都能及时的检索到两个模块系统中包含的文件材料的存放目录，继而快速查找到所要资料的电子链接或纸质材料的存放位置。为保证检索的准确性，对于重合材料的档案目录项目中，要同时包含教学档案和评估材料两模块需要统计的项目内容，进一步体现了系统“一体化”的管理功能，最大限度地实现教学资料信息为教学服务的目标。