高校档案信息化建设现状与对策分析

张　倩

（赤峰学院　人事处，内蒙古　赤峰　024000）

随着网络技术的不断更新与进步，不同领域的信息化建设也成为社会发展的首要目标.高校在校园文化的建设中也要实现档案管理的信息化，这不仅有利于信息资源的整合，也方便学校对档案进行更加高效的管理.

1　高校档案信息化建设发展现状

1.1　配套设施不健全

实现高校档案信息化需要一系列相对应的配套设施进行辅助建设，但在现如今的各大高校之中，在硬件配置方面只有为数不多的几台计算机，达不到高校档案信息化建设的要求，也并没有引入更为先进的档案管理系统，使得档案的管理工作严重滞后，效率低下.在软件配置方面也没有能够进行系统操作、制定信息化管理计划的专业人才，工作人员队伍建设不到位.

1.2　工作人员不专业

高校中进行档案管理的工作人员大多数都是学校在最初成立时召集的，工作任务轻松又没有复杂性，所以出现了部分工作人员学历水平低，专业能力差，甚至存在消极怠工的现象.所以在早期的管理工作人员配置上学校大多都不重视，导致工作人员专业水平低，能力差，完全不符合信息化档案管理对于人才的要求，耽误信息化建设的进程.

1.3　信息数据不安全

随着互联网技术的高速发展，我们的生活变得更加优质，也从不同领域拓宽了信息获取的渠道，实现了信息的资源共享.但在高校档案的信息化建设中，由于网络信息高度透明，并存在着不同程度的网络漏洞，所以说高校档案的信息数据安全存在着巨大的隐患.

1.4　管理理念不创新

在很多人看来高校的档案管理工作是一个闲职，认为没有技术含量，工作轻松容易，易于操作.作为学校，对档案管理工作熟视无睹，对工作人员没有进行精细的筛选，使得管理工作严重滞后.作为工作人员本身也极其的不重视自己的工作，轻视高校档案管理信息化建设，管理观念守旧，得过且过，对高校档案管理工作认识不到位[1].

2　档案信息化建设的对策分析

2.1　完善配套设施，进行合理规划

高校档案信息化的建设需要有基础设施的支持，设施的优量配备才能保证在今后的工作中实现信息化管理，使档案管理更加高效，有现代化技术来做支撑.作为高校的管理部门，不仅要保障硬件上设备的齐全，还要加强并壮大对信息化人才的队伍建设.在硬件设备上，要结合学校自身的档案管理情况选择最为先进的应用系统，要对系统设备的耐用度、实用性、操作的难易程度、其他功能的开发等方面有一个具体的了解，然后进行多方的比较，选择最优质的一款系统软件进行购置，做到真正地将设备投入到日后的管理工作之中，达到物尽其用的目的.除了学校自行购置管理系统之外，如果有条件的话还可以进行系统的自我开发，根据学校的具体情况和档案管理工作得进度量身定制出一套属于学校自己的管理系统，在使用过程中如果觉得有不完美或有缺陷的地方还可以加以改进和基础应用上的创新，使高校档案管理信息化建设变得更加高效、便捷.在软件方面，人才是最为重要的一方面.在高校档案信息化建设过程中，要引进具备高信息化水准的专业人员，聘请专家进行一流的指导与操作，实现员工与专家的一对一交流与互动，在交流中发现信息化建设中存在的问题，多想商讨提出解决对策并运用到具体的建设过程中，以保证档案信息化建设的质量和效率.除了配套设施的完善，还要对整个高校信息化建设做一个具体的规划，对人力、物力、财力等方面进行合理的安排，在建设过程中按计划办事，加强各方面的监管力度，紧跟工作进度，实现档案信息化建设的高效率、高水准、高要求[2].

2.2　培养专业素养，提高工作水准

高校档案的管理工作虽然在外行看来是一项不具备技术性的工作，但真正意义上的档案管理是亟须具有高素养专业水平的工作人员来进行开展，只有这样这样才能实现管理工作的高水准、严要求.在档案信息化建设中，要想做到高效管理就必须要加强对工作人员业务水平的提高.要定期组织档案管理人员外出培训，学习专业的档案管理知识和管理系统操作技能；实现各大高校之间档案管理工作人员之间的联动性，加强与同行业人员的沟通与交流，优势互补，互相汲取经验，并将其应用到日后的档案管理工作中.除此之外，还可以通过社会招聘的方法招募到专业的管理人才，扩充档案管理队伍，体现档案管理的专业性，提升工作人员的专业素养和业务水平.除了原有的工作人员，高校应该积极引入本校的管理专业人才，因为高校本就是各色优秀的学生组建起来的，对于学校和学生自身的情况都是了如指掌，对于本校的档案信息化建设更是有自己独到的见解，这样一来不仅提升了工作人员的专业性，也在一定程度上促进了就业，解决了学生就业难的问题.向社会进行人才招聘也是提升管理人员专业素养、扩充建设队伍的最有效办法.通过面向社会聚集人才，可以了解到不同的人群对于高校档案信息化建设的理念，优中择优，在招聘中选择到最为专业的管理人才，为高校档案的信息化建设助力.

2.3　加强网络维护，确保信息安全

互联网技术的不断发展让生活变得更加美好，信息化管理系统的引进不仅给档案管理注入了新的活力，也在一定程度上解决了高校档案信息数据处理上的难题，减轻了管理负担和管理压力.因此，更为先进、更为成熟的管理系统是实现高效档案管理的关键所在.但随着网络技术的不断更新，也逐渐暴露了它的弊端，档案信息存在安全隐患.因此，为了有效避免这种现象的发生，作为学校要不定时地对档案管理系统进行系统更新和检查，对于不适用的系统进行及时的更换.专家的聘用是确保信息数据安全的一种有效途径，专家对于网络安全管理有自己独到的见解和立竿见影的管理方法，在系统维护方面更具专业性，对网络漏洞能够做到随时发现、及时处理，以此来确保档案信息数据的安全，加强密保措施的建设.作为档案工作人员，在熟练操作系统的基础上还要对系统进行日常的维护，避免不必要的麻烦.除了在工作中的维护，档案管理工作人员因其特殊性要时刻注重档案信息数据的保密工作，工作需要外不向任何人透露学校的档案信息，提高自身职业素养和职业操守，以确保高校档案信息数据的安全.

2.4　加大资金投入，确保顺利开展

高校的校园建设需要充足的资金来支持，档案信息化建设是中心环节，对于资金的需求更是迫切，电脑的更换、系统的维护、工作人员的培训等都是一笔巨大的费用，因此，许多学校纷纷放弃了对档案的信息化建设，使得跟不上时代的步伐，严重了影响了高校档案信息化建设的进程.作为学校的领导，首先要对校园建设做出一个具体的规划，对建设资金的用途进行合理安排，为档案信息化建设留足充裕的资金，确保物质条件的满足.除了学校的自有资金，还可以和优秀的企业进行合作.利用学校优秀的人才为企业进行积极的宣传并将其引入到企业中去工作、实习，找出企业中存在的问题并进行改进，为企业发展提供新思路，这样一来，不仅解决了学生的就业问题，另一方面也实现了和企业的合作，为档案信息化建设提供了充裕的资金，达到了校企共赢的目的.高校档案信息化建设不仅要在精神上将其提升到一个高度，还要在物质上尽可能地满足，实现物质与精神的共融，使高校档案信息化建设更进一步，迎合时代的新需求.

2.5　转变思维方式，更新管理理念

作为学校，首先要具备极高的前瞻意识，高校档案管理工作是一个长期的校园建设内容，因此，要将高校档案的信息化建设上升到一个高度，在观念上引起对档案管理工作的高度重视，在校园建设中根据自身情况对档案信息化建设提出切合实际的意见和建议，做出切实可行的合理规划，确保高校档案管理工作顺利进行；除了建设方面，还要对工作人员制定相关的规章制度，设置奖惩机制，加强对工作人员的监管力度，规范管理行为，一方面起到约束作用，另一方面也实现了有据可依.作为高校档案管理工作人员，要想实现信息化建设首先就要改变自己传统的管理观念，时刻树立起危机意识，在闲余时间学习专业的档案管理知识，借鉴其他高校工作人员的管理经验，利用网络等媒介了解最新的档案管理信息，在学习中改变自己的管理方式，更新管理理念，提高对自我工作的认知，形成良好的职业道德，在工作中提高自己的专业素养和档案管理水平，在管理过程中总结经验，及时反思，做好自己的本职工作，形成责任意识，逐步适应信息化建设之下的档案管理工作[3].

2.6　统一管理系统，实现资源共享

在信息大爆炸的时代，人与人之间的关系都是靠信息链接起来的，实现资源的共享是社会发展与进步的必然要求.高校作为培养高素质人才的基地，在档案信息化建设中也不能只是在校内进行规划与建设，还要实现与各个高校的联动性，加强各大高校在信息上的交流与合作，数字化档案信息库的建设就在很大程度上解决了这个问题.各个高校可以根据学校自身的情况开发出最能代表本校特色的档案管理信息化平台，方便其他高校浏览与借鉴.然后将各个高校的档案信息化平台中的数据集中到一个统一的、全国性的管理信息库中，加强校际的联动性，促进交流与合作，实现真正意义上的信息资源共享[4].

3　结束语

由此看来，高校档案信息化建设已经成为一个大的趋向，是每一个高校现代化建设进程中的重要工作，也是实现档案管理工作高效及时的一个重要手段.档案信息化使得管理工作更加轻松，更加快捷，解决了数据信息的处理麻烦，为高校档案信息化建设提供了一种新思路，使得校园信息化建设更加现代化.虽然在具体建设中还存在着许多难以避免的问题，但经过不断地优化和整合，高校的档案信息化建设将会变得更加健全、更加完善.

参考文献：

〔1〕谭春霞.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].科技资讯,2015,13(11).

〔2〕杨芳.高校档案信息化建设现状及对策研究[J].山西科技,2015,30(05).

〔3〕罗珊.高校档案信息化建设存在的问题及策略研究[J].兰台世界,2016(21).

〔4〕贾晓宇.高校档案管理信息化建设的思考[J].赤峰学院学报(自然科学版),2015,31(01).