浅析成人教育培训档案的特点与管理

摘要：在开展成人教育培训时，要求做好培训档案管理工作，以便全面收集和记录培训活动相关数据，为成人教育培训活动的组织提供借鉴。本文主要围绕成人教育培训档案特点、成人教育培训档案的管理等方面展开讨论，具体分析了成人教育培训档案的形成时间分散、档案形式多样等特点，并针对这些特点，提出了提高档案管理水平的有关措施，包括建立对应的档案管理制度、提高档案管理者综合素质等。

关键词：成人教育；档案特点；档案管理；教育培训

前言：成人教育培训档案管理工作是教育活动中的主要组成部分，旨在对培训活动开展过程的数据信息进行收集和整理，从而为培训活动良好开展提供依据。对于培训档案来讲，具有档案类型复杂及信息收集系统性等特点，在实际进行档案管理工作时，需要充分认识到档案管理重要性，并要求管理者能凭借自身综合素养，确保档案管理有效性及全面性，进而发挥培训档案在成人教育改革发展上的积极作用。

一、成人教育培训档案特点

（一）形成时间较分散

成人档案管理主要特点表现为形成时间分散性，由于成人教育档案是对不同阶段的不同类型培训活动数据进行记录，因此受到培训时间和培训内容不固定的影响，使得成人培训档案具有形成时间分散的特点。成人培训档案与学历教育档案有所差异，在培训时间上，主要根据学习者实际需求来设定，在教育培训活动结束后，要及时整理并储存已经收集的培训信息，以免造成档案资料的缺失，不利于对培训活动数据的系统性记录。在实际进行档案管理时，要从其形成时间分散性这一角度出发，能做到培训档案的及时归档，并由学校档案室保管档案。

（二）档案类型较复杂

成人培训档案还具有档案类型复杂化的特点。对于成人教育培训来讲，不同类型的培训项目，其内容、培训目标以及形式等有所差异，这就促使档案管理具有类型多样化特征，对档案管理者专业能力有较高要求[1]。如在为中小学教师提供培训活动时，包括职务培训、学历培训、新课标培训、计算机培训以及普通话培训等多种培训内容。并且在组织不同时期的培训活动时，还要根据培训对象及需求等，制定相应的教育方案及教材内容等。参与到培训活动中的人员还存在年龄、职务等方面的不同，增加了档案管理复杂性。为了保证各个时期培训活动的档案管理的有效性，则档案人员应从培训环节、培训流程及内容等多个方面着手，采取适当的档案记录手段，进而保证档案质量。

（三）档案形式多样性

随着社会不断发展，成人教育培训逐渐发展出多种类型，使得档案内容及形式更加多样化。进行成人教育档案记录时，要根据培训形式选择适当的档案管理方式。培训档案主要包括培训方案、培训规划、规章制度等，在对培训活动相关信息进行收集时，要从各类名册、成绩表、考勤表、教材内容、视频资源以及会议记录等内容着手，保证培训信息的有效收集。

（四）信息收集系统性

档案信息收集系统性主要体现在每期培训活动在实施过程中都要经过接收上级指令、确定培训计划到报名等多个环节，同时在实际开展培训活动前，还要开展各类教学资源配置、教育过程管理以及培训内容设计等工作，在上述培训环节进行阶段，势必会产生相应的数据信息。为了充分发挥培训档案应用价值，则需要细致收集各阶段的培训资料等，在提取相关信息的条件下，接着进行整理、组卷等操作，以便保证培训档案完整性和系统性。

二、成人教育培训档案的管理

（一）明确认识成人教育培训档案

要想加强成人培训档案管理效果，则应首先对成人教育档案有充分认识，应在现代化管理意识引导下，从思想层面认识培训档案管理在整个培训活动高效开展上的促进作用，进而保障档案信息全方位收集，确保档案管理工作高质量完成及提高培训档案质量，是保证档案有效性的重要途径。成人培训档案可看作是相关活动信息的记录载体，旨在为之后的教育培训方案设计及内容选择等提供数据支持。例如，为了加强对档案管理人员自身意识的培养，大多数学校将加大在档案管理重要意义上的宣传，并通过组织有关档案管理的竞赛活动，以便提高档案管理人员工作积极性。在相关活动组织下，不仅能帮助管理人员熟练掌握档案管理技巧，还能促使管理人员对档案管理有正确认识。

（二）建立对应的档案管理制度

成人培训档案管理是一项较复杂的工作，为了确保管理工作质量及效率，则应借助档案管理制度的指导作用，从而促使管理人员有序开展管理作业，并且在制度作用下，还能为各项管理环节的开展提供依据[2]。成人培训档案相应的档案管理制度应能做到对整理规范、信息收集范围、归档储存等内容作出明确规定。考虑到培训档案运用价值的实现关键在于信息的有效共享，因此，应尽可能按照统一规范标准来整理档案。例如，在制作各类表格时，通常要求使用统一纸张，并能在固定模板下进行数据记录。从培训活动开始时便应全面收集各类材料，做到将教学、教材等数据信息整合起来，并在收集环节完成后，建立系统的、完整的培训档案。

（三）提高档案管理者综合素质

档案管理人员是决定成人教育培训档案管理质量的关键人物，因此，有必要重视对管理人员综合能力的培养，进而为档案管理提供一批高素质管理者。例如，对于管理人员而言，应在实际开展档案管理工作时，有意识的学习相关管理知识，达到自身理论知识体系与档案管理实践需求相符合的目的。同时，档案管理人员还可有针对性的选择专题培训活动，通过借鉴及吸取先进管理方法，可有效提升他们的业务水平。另外，还要求管理人员在实际进行档案管理时，能自觉收集有关数据，例如在毕业典礼、专题讲座活动中，档案管理人员应通过拍照或录像等，为之后工作的开展提供资料依据。

（四）提高培训档案管理数字化程度

在信息化技术良好发展及运用的背景下，為成人培训档案管理的开展提供了新的路径，应促进培训档案管理朝着数字化方向发展，从而提高管理效率及质量等，是未来档案管理工作主要发展趋势。随着成人教育培训类型及内容的增加，使得档案数据信息量增加明显，传统的手工管理模式已经不适用于目前的档案管理中，这时要求档案管理能采取现代化管理观念，通过利用计算机等设备达到现代化管理标准。例如，大部分学校加大了数码照相机、打印机、复印机以及投影仪等基础设施上的资金投入，进而为档案管理自动化程度的提高提供设备支持。另外，还应重点关注校内网络系统的建设，以便确保档案管理信息的及时传递，将培训档案管理阶段产生的信息，分别传递至相关部门，可确保档案管理各环节的紧密联系，并在此基础上强化管理效果。

结论：综上所述，成人教育培训档案管理工作与教育活动是同步进行的，能做到对教育活动中产生的信息进行全面收集，对成人教育培训活动顺利开展有重要意义。本文主要针对培训档案特点及有效管理等进行分析，可发现成人教育档案体现出复杂性、分散性以及系统性等特点。为了取得理想的档案管理效果，应科学的进行培训数据收集及整理，并能充分利用现代化管理手段，进一步提高培训档案管理质量。

参考文献：

[1]于旭升.成人教育培训档案的特点与管理[J].亚太教育，2016（16）：292.

[2]屈秀红.成人教育培训档案的特点与管理[J].云南档案，2015（05）：26-27

作者简介：苏小菲（1978，10-），女，山东省莱西市夏格庄镇人，莱西市教育体育局工作，初级职称评选中级， 本科，研究方向：教育管理。