论优化我国档案信息资源配置的有效策略

智思敏

摘要：近年来对于国家档案资源的研究深入展开，但大多停留在丰富馆藏和档案基础建设层面，关于档案资源的优化配置研究相对较少。随着国家档案资源的不断壮大，档案意识在不断加深，档案学界越来越认识到应逐步构建档案资源合理配置的长效优化机制。

关键词：档案信息资源；优化配置；有效策略

笔者回顾了国家档案资源的基本概念，并基于此分析了优化国家档案资源配置的必要性，充分说明对其进行研究的重要性。继而结合我国档案资源配置的现实情况指出要想实现国家档案资源的优化配置，应采取统筹兼顾的方法，从宏观和微观两方面逐步深入優化，从社会大环境和档案自身着手解决，最终调节实现好档案资源优化配置的重大意义。

1国家档案资源的概念和优化档案资源配置的必要性

1.1国家档案资源的基本概念

对于国家档案资源的定义，戴志强在《国家档案资源整合的涵义及其运作机制探讨》就提出，可以将国家档案资源定义为一般，过去和现在的国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，对国家和社会有保存价值的档案总和。之后各位学者基本沿用了这一定义。从中我们可以看出国家档案资源不只局限于国家机构在运作过程中形成的档案，还包括社会组织和个人两部分的档案资源。笔者认为随着信息化社会的不断发展，数字化网络化的不断加深，国家档案资源的类型也在不断扩大更新，档案馆以及档案机构的工作步伐从搜集丰富档案资源开始，到逐步关注于档案资源的整合开发，我国档案事业一直在稳步前进。档案资源建设，是档案事业发展的物质基础。这就说明作为底部基础建设的国家档案资源如果不充足，则会影响档案资源的进一步优化与利用。当然，这种基础建设不只包括档案搜集工作，仅仅丰富档案资源的数量和种类也是无法达到档案资源的整体优化发展。

1.2优化档案资源配置的必要性

对档案资源进行优化配置，可以避免国家档案资源的结构不完整性。第一，可以避免档案资源的分散，我国有不少档案符合进入档案馆的要求却分散在其他机构，更不用说因为历史原因导致流失到异国他乡的重要档案资源。就目前在应用的档案资源来说，也大多是来源于第一等级，底层机构的档案较为稀少。第二，可以避免档案资源的种类单一。到目前为止，我国的档案资源以文书档案和纸质档案为主，其他种类以及其他载体形式的档案较少。作为历史的记录者和见证者，档案资源具有原始记录性，我国大多档案资源也达到了反映记载国家大事的要求，但同时对于小众群体和普罗大众的生活记录仍然不够全面。

对档案资源进行优化配置，可以使现有的档案资源达到效益最大化。这一产出效益既包括经济也包括社会效益。经济效益是指档案信息资源的配置要以尽可能小的成本取得最大效益，而社会效益是指必须保证社会各阶层平等利用档案资源的机会与权利。就如同数学当中会应用到的排列组合原理，在档案资源固定不变的情况下，对档案资源的优化配置，合理安排组合可以使这部分档案实现产出效益的最大化，充分开发挖掘档案资源的价值。在档案资源不断丰富扩大的时代，更需要合理优化配置，避免资源的浪费和不合理利用。

2国家档案资源优化配置的策略

要想实现国家档案资源的优化配置，就要回归到政治、经济、文化、法律等宏观层面上来，同时兼顾档案自身。国家档案资源优化配置就应采取统筹兼顾，从宏观和微观两方面逐步深入优化。

2.1宏观层面优化策略

宏观方面的优化策略则包括完善行政监管力度，完善法律体系建设，依据市场的信息调整整体策略。

完善行政监管力度，是优化配置的基础。由国家档案局在宏观上加以把握和调控，避免资源的重复建设。行政手段的管理具有权威性强制性特点，能够维持档案机构对档案资源的集中统一管理，严格遵守各项规定制度，各项调控和指挥。按照《档案法》等法律的规定，我国档案管理工作实行“统一领导，分级管理”的原则。笔者设想优化档案资源配置，需要深入践行档案行政与事业管理体制改革，在局馆合一的体制下，科学合理地设置档案局与档案馆，综合把握，强化对国家档案资源建设的宏观规划协调。政府层面的信息资源配置首先需要解决的问题是加强国家信息资源体系的规划和建设，着重设计国家信息资源保障体系组成结构及维持其发展的动态平衡性。

完善法律体系建设，是优化配置的助力器。法律手段是一种刚柔并济的手段。它无论对社会，机构还是个人都有明确的指引作用，运用法律手段，对可能违背或已经违背有关档案资源法规一方具有震慑和惩罚作用。而且法律法规的教化作用也维护同时，它又可以教育教化大多数需要关注使档案资源配置可以达到有法可依，也就是不断地完善立法。关于档案资源配置的立法，要求花心思关注于档案从形成开始到归档保存的一系列体系中的问题，比如档案馆的收集目标、档案机关单位的移交责任等等问题。借助于法律的约束，解决档案的形成问题；以法规的形式明确规定档案产权，为分别运用不同的手段进行资源建设提供依据；着手制定档案收集移交规定，明确规定档案资料移交和现行文件送交程序和要求，为创建规范化的档案资料收集和现行文件送交渠道、

稳定档案馆资源来源提供法律依据，促进档案资源建设的法制化。

依据市场的信息调整整体策略，是优化配置的把关人。我国档案资源是由各级档案局、处等共同筹划，统一领导。在如今信息化智慧化的时代，，档案管理部门在搜集整合和调配的档案资源时，应注意市场的调控作用和用户的需求，即使对我国来说，国家是享有对于档案资源配置的最高控制力，但如果要做到追求档案资源的可利用效益。那么以市场需求为导向是在优化档案资源配置的实际操作过程中一个最基本的原则。网络信息资源优化配置的目的就是要提高网络信息资源的利用率。一件档案的价值是会随着时间的变化而产生变化，档案价值的降低就是它不再适合目前社会的需要，因此，档案资源配置就应该以社会需求为导向，以此作为出发点，适应和满足社会经济和建设的需要。endprint

2.2微观层面优化策略

要实现档案资源数字化与文本化的共同建设。档案实体配置与虚拟配置要同时进行，以前的档案工作手段是手工操作，工作对象是纸质档案的实体，信息对载体的依赖性决定了现有档案信息资源布局是指档案实体收藏结构的状况。档案资源的优化配置是一项需要持续时间的工作，我们不可能改变已有档案的。但是这并不代表可以对此项不作为，计算机、网络和数字化技术不断在向我国的档案领域渗透，它们为档案工作提供了全新的平台，使档案工作的手段发生了改变，信息与载体的结合更加松散，工作对象的重心转为档案信息，所以我们这时所能做的配置应该是在兼顾档案实体收藏的基础上，重点利用网络技术打破档案信息在时间、部门和地区间的界限，实现网上档案信息资源的合理配置。因此，我们可以针对不同载体特点的信息资源，将实态配置与虚拟配置两种方式相结合起来加以运用。

要达到档案资源质量和数量的共同进步。运动是永恒的，静止是相对的。就如同变化是永恒的，不变只是相对的。在追求档案资源配置优化的过程中，档案资源的数量也一直在变化，在随着社会的发展不断扩充，数量不断增长。数量增长的同时，要配合质量的不断提高。可以着手向社会上知名人士组织收集有价值的个体档案资源。每个地方形成有自身特色的档案机构和文化同时，对于档案资源从形成到销毁的整个利用过程进行完善更新，维护档案数量与质量的和谐稳定发展，共同进步也是优化档案资源配置的重要手段。

3优化国家档案资源配置的意义

是充分发挥档案资源文化价值的必经之路。档案资源的重要作用包括了行政，业务，文化，教育，法律作用，优化档案资源配置可以更充分的发挥档案资源的价值优势，我们通常忽略了对于文化价值，文化建设的作用。国家档案资源是我们国家在历史发展长河中积累下来的精神文化财富，内容丰富而且多样，覆盖面广。如此广博的精神财富不可忽视，国家档案馆是科学文化事业单位，是党和国家历史跨步的见证者，是宣传党的思想理念弘扬爱国主义教育的实验基地。同时，档案是一个名族和国家的“根”，档案是一个民族文化和情感的寄托。对档案资源的优化配置可以更有效地发挥档案的文化价值，凸显出保管档案，重视档案资源的价值。

是实现档案资源社会共享的必要手段。档案资源的服务对象是社会大众。优化配置后的国家档案资源不仅门类齐全、结构合理、而且资源丰富、便于利用。这使得国家档案资源的丰硕成果能够被利用档案信息资源者便捷高效地获取到并加以利用，满足这一部分群体的广泛需求。并且，当社会大眾，企业和政府机构享受到了档案资源合理配置带来的便利，则会反之更加重视

现实当中，档案信息资源配置定是存在不均衡的，我们的目标是努力使档案信息资源配置趋于均衡。档案学界只有深入研究档案资源优化配置的概念，认识到优化配置的重要性和必要性，并科学合理有规划的进行完善，档案馆档案资源建设才能提高到一个新的水平，也才能获得更高的经济社会效益。endprint