职业学校档案管理存在的问题及对策

白献阳

摘要：我国的职业学校发展非常迅速，在职业学校发展的过程中必须充分地重视档案管理工作，发挥档案管理工作的作用。然而当前我国的职业学校档案管理工作还存在一些问题，影响了职业教育的发展，本文对此进行了分析，并提出了职业学校档案管理工作的具体对策，希望能够从理论层面上为我国职业学校档案管理工作的发展提供一点支持与引导。

关键词：职业学校；档案管理；问题；对策

近年来，职业学校发生了很大变化，教学理念不断更新，教学模式不断改革，作为学校基础工作之一的档案管理工作也面临着许多挑战和创新。档案管理工作是体现学校教学质量和管理水平的重要标准，也是各项评估工作的一项重要内容（如何加强中等职业学校档案管理的规范化建设，适应新形势下学校发展的要求，已成为学校改革发展中不容忽视的问题。

1职业学校档案管理工作的作用与意义

在职业教育的改革过程中必须做好档案管理工作，才能顺应改革的步伐和时代的发展，使档案管理更好地为职业学校的建设和发展服务。而当前在职业学校的档案管理工作中仍然面临着一些问题，随着职业学校的办学规模不断扩档案，教学管理水平和办学层次也在不断提高，对档案管理工作提出了更高的要求。职业学校的档案管理工作是对职业学校办学水平的一个重要衡量指标。

档案管理工作是职业学校全局工作的重要组成部分，是学校改革与发展不能缺少的重要管理工作。学校档案室在服务学校和社会的过程中，发挥了档案信息中心的独特作用，为教学、科研、管理工作及校史志的编撰、学校评估、重大纪念活动、历史和传统教育、对外宣传及个人资历凭证的查考等，提供了可靠的证据和翔实的材料。从档案的功能和作用看，档案具有育人、存史和凭证等功能和作用，是其他任何工作不能替代的。不重视档案工作的结果将可能导致一个学校失去历史记忆，对未来的发展后患无穷。因此，我们要按照科学发展观的要求认识和对待档案工作。

2职业学校档案管理的现状及存在的问题

目前，一些职业学校没有认识到档案资料的重要性，校档案室收集了较多的档案和资料，但是由于缺乏相应的特色，没有做好综合利用及开发工作，师生对于档案资料的利用程度较低，没有发挥档案管理的作用。针对此，本文对职业学校档案管理现状进行分析，并提出其中存在的问题。

2.1缺乏档案管理意识

当前，职业学校不断扩大招生规模，师资队伍迅速膨胀，档案管理工作的任务随之加重。基于此职业学校的档案管理工作应该变被动为主动，这样才能适应职业学校发展的新形势。然而，大部分职业学校，并未配备专用的檔案库房，未设立单独的编制，未配备专业的档案管理人员，仅由各部门的有关人员兼管档案工作，对档案工作年初没有部署，年中没有检查，年末没有总结，出现用时想到，不用时不要，评估考核检查时突击整理的现象。档案工作处于可管可不管的被动状态，使其难以发挥应有的作用。

2.2档案管理人员队伍建设不到位

信息化是目前高职档案管理的必然趋势，信息化使档案管理的技术和手段有所提高，同时对管理人员的水平和素质提出更高要求。但是大部分职业学校并没有为档案部门聘请专门的管理人员，而是让其他部门人员兼管档案管理，但这些人员几乎都未接受过管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化的基本理论、基本知识和基本技能。由于没有配备专职的档案管理人员同时也疏于对兼职管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，造成众多职业学校高素质档案管理专业人员匮乏。

2.3档案管理方法不科学

当下，大多数职业学校对档案管理

主要依赖的仍旧是传统的手工管理手段和技术，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象却不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。具体表现在从文件材料的形成和积累，到文件材料的立卷分类，再到整理组卷，最后拟写案卷标题装订成册、填写卷内备考表，已经形成一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法。殊不知，随着电子文件的不断增加，如果再继续按照传统的管理模式，则档案管理工作将需要准备大量的打印纸、文件档案柜，还要增加工作人员，所耗成本之大，给教学管理、教学组织都带来一定压力。总之，传统的档案管理手段和技术已经不适应现代社会的需求，档案实现信息化、数字化势在必行。

3做好职业学校档案管理工作的具体对策

正是由于档案管理工作对于职业学校发展的重要性，鉴于当前职业学校在档案管理工作中存在着很多问题，必须不断改进档案管理工作的方式方法，对当前的档案管理制度进行改革和完善，全面提高职业学校档案管理工作的水平。

3.1完善职业学校的档案管理制度

职业学校的办学规模越来越大，对于档案管理工作的要求也越来越高，要求档案管理工作要逐步走向规范化和科学化。这就需要对档案管理制度进行不断的改革和完善，对档案管理的工作流程进行规范，从而有效地提高档案管理的水平。只有制定了完善的档案管理制度，才能够对档案管理工作进行有效的约束，使档案管理更加合理和科学。这样一来，职业学校的校领导和档案管理员才能够提高对档案管理工作的重视。

3.2加强职业学校档案管理人员队伍建设

由于职业学校的档案管理工作比较复杂，具有较强的专业性，对于档案管理人员的综合素质有着较高的要求。要求档案管理人员必须具备一定的管理经验和专业知识，能够不断提高自身的档案管理业务水平，充分发挥职业学校档案管理工作的作用。只有将职业学校发展过程中取得的所有成果和每一个事件都在档案中进行详细的记载，才能真正发挥档案管理工作的有效性。与此同时，还要做好档案材料的分类，为相关人员查找和翻阅相应的档案资料提供便利。为了提高档案资料的使用率，充分发挥档案资料的作用，职业学校应该允许全体师生自由地阅览所有的非保密性档案材料。特别是鼓励学生自由的阅读学校的历史，使学生能够了解学校的发展历程，提高学校的整体形象，起到良好的德育作用。

3.3加强职业学校档案管理基础设备管理

职业学校各档案管理应该走向现代化、信息化，这就要求职业学校要对档案管理的基础设施进行完善，从而分别进行档案材料的归纳、查阅和整理，充分发挥档案材料的作用。职业学校要重视对档案资料的保存，防止档案资料受到蛀虫或者潮湿天气的损坏。对于一些比较干燥的地区，还应该对档案资料进行定期透气，提高存放的质量。

4结语

综上所述，在职业学校发展的过程中，必须提高对档案管理工作的重视，认识到档案管理工作对于职业学校发展的重要意义。在此基础上职业学校要正视在档案管理工作中暴露出的一些问题，从而采取有效的措施来提高档案管理工作的效率和质量，打造一支高素质、高水平的档案管理工作队伍，充分提高档案资料的利用率，将档案材料的作用充分的发挥出来，以适应职业学校改革和发展的需要。endprint