人事档案管理重要性及优化途径探究

◎王 芹

（中国水利水电第六工程局有限公司 辽宁 丹东 118000）

人事档案管理是人事管理的重要组成部分。档案中记录着员工的工作经历、社会关系等信息。因此，必须加强对人事管理部门的重视。在用人单位选拔人才时，通过查询人事档案就可以快速了解员工的信息。现如今，人才的流动日益增加，人事档案的管理就可能出现漏洞。为使人事档案管理工作迎合新时代发展需要，必须认识到人事档案管理的重要性，同时研究出优化人事档案管理水平的方法，更好的为人员提供更加全面的档案服务。

一、人事档案管理工作的重要性

(一）人事档案记录个人轨迹及履历

在人们工作生活中，人事管理档案的确扮演着重要角色[1]。它可以证明一个人从踏出学校后，到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，记录着个人的工作经历。因此，人事管理工作的重要性不言而喻。俗话说：“在其位谋其政”，人事档案管理人员须提高自己对工作职责的认知，加强工作责任感的同时在工作的细微处加强对个人档案的审查。只有对工作充满责任感，才会有更加饱满的热情去投身于工作当中。

（二）有助于用人单位挑选人才

基础性和服务性是人事档案管理工作的基本原则。在人事档案中记录着了解个人经历、学历、职称、社会关系、奖惩等方面的信息。用人单位通过人事档案可以掌握员工的整体信息，以此来决定该员工是否符合公司未来的发展以及能否实现效益最大化。用人单位以人事档案作为考察人才、了解人才的参考依据。这样一来，人事档案的基础性和服务性都得到了体现。

（三）人事档案的真实完整性的体现

人事档案管理部门的工作质量和效率的评价依据就是人事档案管理工作的真实性和完整性。为此，人事档案管理人员为实现人事档案的真实完整性，应不断地完善有关规章制度，对相关体系进行创新和规范，提高管理水平。使人事档案管理工作细致化、高效化和合理化。

（四）对于从事管理工作具有重要意义

人事管理工作的内容多且较繁杂，但是人事档案在我国人事档案管理中扮演着重要的角色[2]。做好人事档案的管理工作，人事档案管理人员的综合水平就可以得到提升。所以说，不管是档案管理人员，还是用人单位，在今后人事档案的管理中，都必须重视这一项工作，认真对待每一个人的人事档案，要做到信息完善和准确，内容真实且有效。

二、提高人事档案管理水平优化途径

（一）加强对人事档案管理重要性的认识

随着当今形势和企业需求，社会分工需要不断的细化和明确，人事档案管理人员的现有工作也需要提升、扩充，利用科学的原则和方法管理档案，为社会各项事业服务。因人事档案是对个人经历最有力的证明，所以我们要维护好历史的真实面貌，加强对人事档案管理的重视，认识到人事档案的价值[3]。它的价值体现在两个方面：一方面在管理企业人事的同时助推了企业的发展，另一方面作为企业人力资源的重要组成部分来提高企业的竞争力。

（二）完善人事档案管理制度

所谓“没有规矩不成方圆”，想要对人事档案管理工作进行优化，制定严格有力的管理制度是必不可少的。首先要建立相关制度体系，在明确各自分工后遵循相关规章制度工作。提高人事档案管理水平，我们可从以下几个角度出发：第一对人事档案管理工作进行规范和完善。日常生活中管理人员可以借鉴和学习一下先进经验，然后结合本部门实际，制定完善的规章制度。第二明确奖罚制度。将封闭的管理模式开放化，每个人可提出对人事档案管理优化有益的意见，一旦工作突出，就要采取奖励制度，若在工作中违反规定，就要实施惩罚。这样可以保证制度的公平性和真实性。

（三）提升人事档案管理人员综合素质

人事档案管理工作水平的高低主要取决于管理人员的综合素质，在完善管理制度的同时，也要加强对人事档案管理人员综合素质的培养。管理人员素质差、水平有限，工作效率肯定不高。所以，我们可以从以下几个方面提升人事档案管理人员的综合素质：第一，要合理引入新鲜血液，注重搭配，提高质量。让老员工和年轻人搭配合作，既有年轻人的热情带动气氛，又有老员工踏实认真的态度做榜样，使得工作完成更加高效。第二，定期组织活动，对员工进行培训。培训可分为内部培训和外部培训。内部培训就是利用老员工的丰富经验引领新员工尽快熟悉岗位职务。外部培训是安排人事管理部门对档案管理人员进行专业培训。管理水平专业化较低定会影响工作质量。所以我们要加强对管理人员综合素质的提升培养。

（四）加强人事档案的信息化管理

当今科技虽然不断进步，但是我国现有的人事档案管理工作效率普遍不高[4]。因此要格外重视信息化的应用，采用信息化的管理模式，可以快速地提升人事档案管理工作水平。它不仅可以控制成本，也能大大提高人员的劳动效率。一方面加强对信息化管理的认可度，为信息化的应用配备机器和人才；另一方面建立人事档案管理系统，将员工信息录入，可以利用计算机强大的功能将各类人员信息进行分类，可以分为领导、一般管理人员等，为人事档案的查询和导出节省大量时间，同时也可以做好档案的保密工作。

三、结语：

人事档案在我国人事档案管理制度中扮演着重要角色。概括地讲，一是作为凭证证明个人经历，二是作为参考方便相关单位查阅。因此，人事管理部门应高度重视起来，不断完善和提升档案管理水平，从提高对人事档案管理的认知、管理人员的素质和完善管理制度方面入手，对人事档案管理工作进行优化。无论是从自身的角度出发，还是对于每个人发展都具有重要的意义。只有不断的完善管理制度，它才能更好的为社会服务，为人才的选拔提供帮助。