浅谈大数据时代中职学校档案信息化建设的路径

叶志平

(福建省三明市农业学校，福建三明 365050)

互联网技术的高速发展以及计算机技术的广泛应用，使得中职学校当中的大量教学档案载体，迅速被电子化档案所取代。在大数据时代，数字化校园的建立健全受到了广泛重视，如何在这一背景之下进行有效管理，是当前中职学校所需要思考的问题。

1 大数据时代中职学校档案信息化建设的必要性

中职学校档案信息化建设是大数据时代发展的必然要求。近几年，伴随这教育改革的不断推进，以及现代化信息技术的融入，使得当前中职学校所面对的信息量较大，教学活动形式也出现了巨大的变革，教务系统软件的使用范围比较广泛。在对于相关的教学档案信息进行采集和处理的过程当中，对于自动化和多媒体化水平有着一定程度上的要求，在这样一个宏观背景之下，如何有效快捷的处理相关的信息数据受到了广泛的重视；是校园档案信息化建设的必要条件。大数据时代的到来，使得信息技术在各个领域当中都有所延伸，对于中职学校而言，应当在此基础之上，充分实现电子文件归档与电子档案的标准化管理，只有这样，才能够最大程度上保证大数据时代档案信息化建设具有合理性、科学性、高效性的特征；是全面展现档案的利用价值需要。中职学校档案信息资源具有较大的利用价值，进行数字化处理的过程中，借助现代化的方式能够建立起来学校内部的专题信息资源库。借助于网络搜索的功能就能够找到所需要的档案资料，避免翻阅实体档案所带来的繁琐。

2 大数据时代中职学校档案信息化建设的路径分析

2.1 技术层面

(1)防火墙保障。在大数据时代，信息错综庞杂，时刻充斥在系统之中，因此，防火墙保障的存在能够有效规避风险。在中职学校的数据中心机房当中所采用的设备一般是模块化路由交换设备，所以防火墙直接进行部署即可，对于相关部门而言，需要对此予以重视，并及时向信息网络中心访问控制要求。此外，在对于服务器系统和各终端的管理上，也应当安装相应的软件防火墙，制定严格的访问限制策略，比如说禁止对服务器非必要端口的访问。

(2)制定信息网络系统访问策略。要结合实际情况制定并完善信息网络系统访问策略，在交换机层面通过VLAN技术划分子网之后，需要进行子网的访问控制。比如，我们目前制定的相对保守的访问策略——管理系统及相关设备只允许学校内网地址访问。下一步，为保证在数字化采集处理过程当中出现的文件流失，将进一步通过VLAN技术进行子网划分，将数字化加工处理设备划至同一子网，制定新的隔离策略。

(3)数据层安全策略。在对于数据库的管理上，可以采用最小权限策略，当然，在这一过程当中，对于数据库的访问是加密的。与此同时，针对数据进行自动化的备份方案，也是实现安全性的重要保障。当前学校当中的IP是固定的，在操作的过程当中，不仅要通过管理系统，对于授权的档案管理人员进行访问授权，还应当对于其访问的IP进行有效控制。

(4)办公自动化系统与档案管理系统的对接技术。办公自动化系统和档案管理系统之间有着密切的联系，上述二者之间的对接能够很大程度上实现档案信息资源的整合，对于文档一体化也有着重要的推动作用。在这一对接过程当中，应当从文书和档案工作的全局角度着手，将相关的资源纳入到一个管理体系当中，并配套完备的工作制度程序和方法。这样一来，就会改变传统意义上文件管理和档案管理互相对立的局面，从而最大程度上减少无效的劳动。从另一个层面上来讲，上述两个系统之间的有效对接能够实现电子文件全过程的管理，并且优化前端控制的平台，最大程度上实现电子文件的真实性和完整性。

(5)信息检索技术。在大数据时代，传统的检索工具已经不能够和资源开发利用的要求相符合，所以如何完善档案工作采用有效的检索技术已经成为教育界关注的热点问题。在对于检索技术进行提升的过程当中，一方面要具有全面性、准确性和快捷性，另一方面还需要控制成本、便捷操作。当前计算机学科领域当中，比较有效的检索技术有截词检索、词位检索、限定检索和布尔检索等，在具体应用的过程当中，需要结合中职学校自身的特点来进行选择性的保留。

(6)数字档案的信息安全。在针对档案资源进行开发利用的过程当中，数字档案的信息安全也是不容小觑的环节，当前，中职学校在对数字档案进行接收的过程当中，主要涉及到两种方式，其一是以存储介质的形式上交，比如磁盘、U盘等；其二是各个部门通过档案网络管理系统进行移交。在管理的过程当中，应当形成两套备份，在物理安全和内容安全上要予以保障。

2.2 管理层面

(1)档案标准化管理。在标准化管理模式之下，中职学校的业务工作发展能够实现进一步的统一协调，这也是当前中职学校档案工作管理的一项重要任务。和普通高校相比，中职学校在这一方面的起步较晚，近几年来才逐渐开展得更为全面，取得一定成效。在大数据时代到来之际，需要中职学校能够进一步实现规范化、标准化管理，真正服务于档案资源的共享和共建。在这一过程当中，需要对档案管理标准化进行宣传和培训，用严格的标准执行力来巩固档案信息化的建设成果，以此来为档案信息化建设保驾护航。

(2)档案管理硬件的物质保障。在大数据时代，海量的信息正在势不可当的冲击着整个信息领域当中，而中职学校身处其中需要以完备的物质保障来面对。和普通高校相比较而言，中职学校虽然在信息化过程当中存在着一定的滞后性，但是发展到今天已经有了较好的基础。在这其中，计算机和配套电子输入输出设备得到了建立健全和发展，这也是当前档案工作当中所必需的设备，也是大数据时代进一步实现信息化建设的基本要求，在未来发展当中应当对此予以高度重视。

(3)档案人员素质层面。中职学校当中的档案机构一般被看作是教辅部门，属于边缘机构，所以和教师以及其他行政管理人员相比较而言，档案人员似乎并没有一定的职业声望，也没有职业荣誉感，在中职学校当中，也往往会容易受到忽视。为了能够最大程度上保证中职学校档案队伍的稳定性，使得档案管理的效率能够提升到最大化，中职学校应当通过有效的机制，增强档案人员的职业期待值、提升档案人员的职业成就感，这对于提升档案服务的能力和促进档案工作的创新有着重要的意义。

总之，中职学校档案信息化建设是大数据时代的一项意义重大的事业，我们应予以高度重视。当前我国大多数中职学校在这一方面都有所成果，但是其中也依旧存在着一些问题有待于完善，在未来发展过程当中，应当对于现代化技术予以高效运用，挖掘档案信息资源的价值，使得中职学校档案信息资源的开发利用效果能够提升到一个崭新的层面上来。

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