高校档案部门微信公众号建设现状及对策

赵财霞

随着移动互联网技术的发展、智能手机的应用以及微信的普及，微信公众号成为人们获取信息的重要平台。根据腾讯2017年第三季度业绩，微信及WeChat合并月活跃账户达9.80亿，月活跃公众号为350万个，而公众号月活跃关注用户数为7.97亿。由于微信公众号具有信息传播成本低、信息表达形式多样以及信息推送主动及时的优势，已渗入到人们生活的方方面面，高校档案部门也初试锋芒，积极尝试利用微信公众号开展档案工作。

一、高校档案部门微信公众号基本状况分析

1. 数量分析

截至2017年12月25日，笔者以“大学档案”“学院档案”“档案馆”“档案室”等为关键词在微信公众号中进行检索，共搜索到高校档案部门微信公众号71个（其中“SZU学生部档案室”和“学生部档案室”均为深圳大学档案部门的微信公众号，后者自2015年8月31日后停止更新，故未计数），仅占全国高校数量2914所的2.4%。而截至2016年4月1日，我国省市级档案部门微信公众号数量已达110个。这表明，我国高校档案部门微信公众号不仅在绝对数量上较少，与省市级档案部门相比相对数量也较少。

2. 开设时间分析

由于个别公众号未显示注册时间，故笔者以注册时间和推送第一条信息时间中的较早时间为公众号开设时间。经统计，高校档案部门最早开设微信公众号的为上海交大档案馆（2014年4月17日），之后每年开设的微信公众号数量分别为2014年6个、2015年11个、2016年27个、2017年27个。可以看出，高校档案部门对微信公众号的利用意识不断增强，2016—2017年增速较快。

3. 名称分析

经统计，高校档案部门微信公众号名称为“学校全称+档案或校史字样”的有55个，为“学校简称+档案或校史字样”的有15个，未出现学校名称的有1个。特别是图书与档案馆（沈阳工学院）、成电档案（电子科技大学）、地大档案（中国地质大学）、民大档案之家（中南民族大学）等，虽然有的开设时间较早（成电档案2014年6月30日开设），有的内容较为丰富，但很难从名称上辨别出该公众号属于哪所大学的档案部门，不利于其传播。

4. 账号主体与是否认证

账号主体为官方且经过认证的微信公众号的真实性和合法性更加可靠。高校档案部门微信公众号账号主体为官方的有64个，个人的有6个，未显示的有1个；经过认证的有49个，未认证的有22个。这表明，我国高校档案部门微信公众号在真实性和合法性方面需要进一步加强。

二、高校档案部门微信公众号内容建设分析

1. 更新频率

高校档案部门微信公众号在更新频率上差别极大，有的公众号内容丰富、更新频率高，有的则成为“僵尸号”（即从未更新过或曾经更新频繁后来停止更新）。笔者按照2017年9月以来微信公众号历史消息中信息更新频率将其分为更新频繁（每2—5天更新）、频率一般（每6—10天更新）、频率较低（每10—30天更新）、频率极低（30天以上更新一次）以及无更新五种情况。经统计，71个公众号中更新频繁和频率一般的均有8个（11.3%），频率较低的有13个（18.3%），频率极低的有18个（25.4%），无更新的有24个（33.8%）。其中更新频繁和频率一般的加起来还不到四分之一，而无更新的则超过三分之一，这表明虽然高校档案部门微信公众号数量增加了，但是三分之一的公众号都是“僵尸号”，仅仅是为了跟风而开设。

2. 版块设置

经统计，78.9%（56个）的高校档案部门微信公众号通过设置2—3个版块来呈现内容，版块下一般会设有菜单，内容多为本馆概况/关于我们、业务咨询/档案服务/服务指南/我要查档/服务大厅、网上校史/校史研究/校史风采、馆藏展示/馆藏精粹等其中的几个，不能很好地反映档案工作的全貌。其中，笔者专门对服务版块做了细致的分析，发现未提供任何服务的有19个（26.8%），仅提供服务指南的有31个（43.7%），提供简单在线服务（如在线预约查档/参观、在线查询档案去向等）的有17个（23.9%），提供在线远程服务的有4个（5.6%）。这说明大多数高校都有利用微信进行档案服务的意識，但服务程度较浅，提供深层次服务（在线远程服务）的仅占5.6%。笔者还发现，虽然档案征集是档案工作中非常重要的一部分，但仅有7个（9.9%）公众号在版块或菜单中设置了档案征集版块；校史馆内容展示方面，仅有4个（5.6%）公众号通过音频、HD场景或全景展示了校史馆内容。

3. 内容覆盖与表现形式

高校档案部门微信公众号的内容主要覆盖了本馆概况、工作动态、档案知识（法制和百科等）、服务指南、校史故事、照片展览等，内容大多比较杂乱无章，未按类别进行很好的分类。仅有个别公众号开设了专题展览或系列文章，内容质量较高，可读性较强。表现形式主要是图文呈现，大多排版不够精美；较少采用音频、视频以及其他形式。

4. 用户关注

高校档案部门微信公众号的用户关注度较低，大多数文章的阅读数量仅有几十甚至不超过十，仅有个别微信公众号的少数文章阅读量突破一千。这与档案馆（室）工作内容较为狭窄有关，但公众号内容建设不够吸引人也是不可推脱的因素。

三、高校档案部门微信公众号建设对策

通过以上分析可以看出，高校档案部门微信公众号建设水平参差不齐，功能版块长短不一，总体而言存在数量少、更新频率低、版块设置不全、内容较枯燥且表现形式单一、用户关注度低等问题。高校档案部门应提高认识，互相学习，取长补短，更好地利用微信公众号为档案工作服务。

1. 拓宽稿件渠道，提高推送频率

高校档案部门微信公众号更新频率低，一方面是因为公众号建设意识不够，另一方面则是因为高校档案部门人员编制少、工作繁忙所致。对此，高校档案部门一方面可以给专职人员下达任务、提高意识，另一方面可以拓宽稿件渠道，如可向清楚学校历史、时间充裕的退休教师征集校史类文章，还可充分发挥兼职档案人员以及学生的力量，向其征稿。例如，山东交通学院档案馆于2016年7月成立，挂靠校办，仅有5名专职档案人员，2016年10月即开通微信公众号，推送频率为2—5天一篇，其中档案馆学生组织——档案部发挥了重大的作用。endprint

2. 丰富内容和表现形式，增加吸引力

高校档案部门微信公众号的内容多反映工作动态、档案知识、校史知识等，内容面较窄，用语或严肃或中规中矩，无法很好地吸引读者。对此，在题材上高校档案部门微信公众号应多开辟一些专题系列文章，增加内容的可读性，也可跳出档案校史的框框，增加贴近生活的内容；用语上宜生动活泼甚至可采用网络流行语，增加内容的趣味性。例如，南京大学档案馆在“专题导览”版块开辟了抗战专题、影像南大、高山仰止，分别展示学校的抗战历史、校史变迁、知名人物，内容非常丰富；贵州大学档案馆则登载了一些关于电脑操作技巧的文章（如《这些好用到流泪的word快捷键你知道几个？》），给人提供帮助；上海交大档案馆微信公众号的“精选文章”用语活泼有趣，加上唯美的图片、排版以及舒缓的配乐，给人一种美的享受。

表现形式上多数高校档案部门微信公众号使用图文呈现信息，提供的信息量较大，但形式太过单一。若能充分利用漫画、音频、视频、甚至HD场景等更多形式，则能够大大提高微信公众号的表现力。例如上海交大档案馆的《超萌动画来袭！同学，你的成绩单！》用一个制作精美、配音调皮、蕴含丰富档案知识的动画视频展示了学生成绩单从形成到建档再到被查询利用的过程，文后配有毕业生成绩单办理办法，既有趣又实用；河海大学和西安理工大学则采用HD场景来呈现学校的光辉校史。

3. 深化在线服务，真正为用户提供方便

目前仅有5.6%的高校档案馆微信公众号提供在线远程服务，这就意味着查档人必须亲自到档案馆才能办理业务，对外地人而言时间成本和经济成本都较高。在节奏快、科技发展迅速的今天，高校档案部门微信公众号应尽力开发在线远程服务，真正为用户提供方便。同济大学、华中科技大学、燕山大学、扬州大学的档案馆都开通了线上远程服务，查档人只需在微信公众号上填写信息、上传证件、支付必要费用，便可坐等档案资料邮寄到人。

4. 增设档案征集功能，丰富档案资源

档案征集是档案工作的重要内容，高校档案部门每年除了向各部门常规收集文书、教学、科研、基建、财务、照片等档案外，还可面向全校师生收集各类照片档案、实物档案和校史资料。尤其是征集照片档案，在微信公众号中开通“档案收集”版块可极大提高工作效率。但仅有9.9%的公众号单独设置了“档案征集”，且均为征集启事，不能直接接收档案。这一点高校档案部门可向地方档案部门学习，例如嘉兴档案微信公众号的“网友晒宝”版块，网友上传文件、介绍宝贝并留下姓名和联系方式，提交后就可晒宝，展出的宝贝有20世纪60年代粮票等。

5. 开发网上校史馆，宣传校史文化

高校实体校史馆多存在开放力度不够的問题，参观人员大多局限于校内师生，外来单位、人员极少，而网上校史馆则可扩大受众，让人不到现场就可了解校史、参观校史馆。南京工业大学档案馆微信公众号在网上校史馆建设方面提供了极好的例子。点击南京工业大学档案馆微信公众号“馆藏展示”中的“数字校史馆”便可对南京工业大学校史馆进行360度全景体验，可按照箭头指示依次参观校史馆的全部内容，也可点击下方的“导航”参观相应部分内容。整个数字档案馆画面清晰并可放大仔细查看，配有优美舒缓的背景音乐，提供“VR”和“点赞”功能，让用户拥有如临其境之感并能进行反馈，堪称网上校史馆的典范。目前，不少高校都在建设自己的新校史馆，可以南京工业大学校史馆为鉴，开发自己的网上校史馆，在微信公众号中呈现，扩大受众，增强校史宣传。

四、结语

总体而言，我国高校档案部门微信公众号建设尚处于发展阶段，个别高校走在前列，建设相对成熟，但大多数高校档案部门微信公众号建设存在诸多问题，有的甚至停滞不前而导致荒废。我国高校档案部门应重视微信公众号建设，以内容为本，拓宽稿件渠道、丰富内容和表现形式、深化在线服务、发挥档案征集功能、开发网上校史馆，不断创新和完善，才能在众多微信公众号中具有生命力和竞争力，使微信公众号更好地为档案工作服务。

（作者单位：贵州大学档案馆（校史馆））endprint