浅谈会计档案管理

吕晶淼

档案工作是一项服务性的工作，会计档案管理作为档案工作不可或缺的组成部分，因其管理财务的特殊性和专业性，更能突出其服务性的特点，尤其在从严治党、严惩腐败，不断加强金融财经监管力度的形势下，做好会计档案管理工作，做到材料收集齐全、整理有序、检索快捷方便、利用效果好，不仅有利于日常单位工作查考，而且更有利于开展审计工作，发现违纪线索，查处腐败案件，服务党风党纪建设工作，为决胜全面建成小康社会发挥会计档案工作应有的作用。

一、会计档案管理面临的问题

会计档案是一个单位经济业务的重要史料和证据。会计档案管理工作，则是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理工作仍存在一些难以解决的问题。一是对会计档案管理工作重要性认识不够全面、不够深刻，重视不够。集中表现在对会计档案工作在新时代治国理政中的重要性和深远作用认识不足，对经济政策制定、财务管理和防范重大金融风险的作用认识不足；档案保管的财力投入不足，档案室或库房狭小，缺乏必要的存储或防护设施设备；收集、整理、保管、保密、利用制度不健全；管理人员流动性大，缺乏档案管理的专业知识和工作经验，素质有待提高。二是不能及时收集或移交立卷归档。对每年形成的会计档案应由会计部门按归档要求，负责分类整理，装订立卷，编制案卷和文件级目录，移交单位档案室。由于档案形成部门和档案室立卷归档职责不明确，导致会计档案不能按时整理立卷并移交。三是立卷整理不规范。有的会计凭证卷封皮项目填写不完全；有的装订后没有封粘，或虽封粘但该处无会计人员签章；有的保管期限划分不准确。五是档案的保管不规范、不安全，设施简陋。会计档案形成后存放库（室）狭窄、潮湿，没有防盗门窗和防火设施，会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料随意堆放，或会计报表各月份分散存放，以磁盘等为介质的电算化会计档案更是没有专门的保管库房和相应的条件。

二、解决会计档案管理问题的途径

针对上述存在的问题，应采取如下措施：

1、加强《档案法》《档案工作条例》《会计法》《会计档案管理办法》向各级领导的宣传，提高各级领导特别是分管领导对会计档案工作重要性的认识。会计档案不仅是经济业务活动原始的历史记录，也是清理债权债务、解决经济纠纷、处理财会事务的重要凭据，是审计监督经济活动、打击经济领域犯罪活动重要依据和凭证，是编制财务收支计划，决策经济发展战略、开展会计分析的重要参考材料。只有引起各级领导重视，才是做好会计档案管理工作的关键。

2、明确会计档案管理部门和档案管理人员岗位职责。明确会计档案的保管是单位的档案管理部门，由财务部门将本单位的会计档案整理规范，在财务部门暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向单位的档案管理部门移交。移交前财务部门对会计档案的准确和完整性负责，移交后档案室对档案保管、利用和安全负责。移交中做到清点核对无误，双方签字，移交手续完备。

3、规范会计档案的立卷整理工作。会计档案由会计人员负责整理立卷、装订成册，编制会计档案保管清册；会计档案信息材料由财务部门人员负责搜集齐全，分类整理和立卷。整理会计凭证，必须加装封面、封底，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封面相关内容要填写齐全。会计凭证按月份整理顺序排放，其顺序是记账凭证汇总表、记账凭证、抽出记账凭证登记表。会计凭证装订要整齐、牢固、美观，不掉页、不倒页、不压字、便于翻阅。 会计账簿。整理会计报表，其排放顺序是财务情况说明、附件、编表说明、会计报表，按月、季、年分别整理，报表附注和决算说明与报表一并组卷装订。年终将会计报表划定保管期限，合并装订立卷，逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。 整理会计账簿，其排放顺序是启用表、目录、账页。按会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等各类别，分别整理立卷，组成保管单位。订本式账簿以一本为一个保管单位。活页账簿将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的则保留，并按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。计算机生成的总帐、明细账等应单独组卷并加装封面和扉页，填齐封面和扉页的各项内容。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧上角编页号，每册账簿单独编一个流水号。 整理未列入会计档案管理范畴的作废支票、存根等，一律编号造册，妥善保管备查。年度财务决算或报告以及相关文字分析材料 ，须单独装订立卷。 其他与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料，如经济合同、数据统计资料、财产清查汇总资料、会计档案移交清册等亦应视同会计档案一并整理归档。

4、规范会计档案的保管，改善设施条件。首先，要建立健全会计档案库（室）管理制度并严格执行。做到专人负责，妥善保管，存放有序，便于查找，不得随意堆放，未经允许非档案管理人员不得擅入库房，确保档案的保密与安全。会计人员不得自行保管会计档案，已离任的会计人员，其会计档案应移交本单位档案部门或财会部门保管，更不得私自留存。對已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应移交上级档案部门保管并尽快办理移交手续。其次，建设符合会计档案保管条件的档案库（室），配备合格的密集架、橱柜等存储装具，以及温湿度调节设备等，做到防火、防盗、防潮、防虫蛀、防尘，对于以磁带、磁盘、光盘、缩微胶片为介质的电算化会计档案，更须采用专门存储设备和库房，做到防磁、防震、防火，重要电子档案做到异地备份。

5、加强岗位培训，提高会计档案管理专兼职人员的专业素质。会计档案管理人员是会计档案整理的第一责任人，他们不仅要掌握熟练的档案专业知识和操作技能，还要具备一定程度的会计学理论知识，了解会计工作的程序和方法，使自己成为具有档案学、会计学跨学科知识的复合型人才，以便收集、分类、整理、汇编各种会计数据，编制图表，做好立卷归档工作。对两个学科知识和技能掌握和应用的熟练程度，决定着会计档案案卷整理的质量。因此，必须将会计档案管理及操作技能培训，纳入会计档案管理人员的岗位培训，从会计档案整理的基础业务学起，从源头上做好会计档案的整理和规范工作。

此外，加强对会计档案管理工作的业务指导，开展档案鉴定优化会计档案库（室）藏结构，进行会计档案的数字化和提供利用工作等，也是做好新时代会计档案管理工作，提高为党和政府治国理政中心工作服务水平的必要手段。

（作者单位：北京中企华资产评估有限责任公司河北分公司）endprint