高校图书馆决策支持服务的实践与思考

李 媛

(成都大学图书馆，四川 成都 610106)

网络时代信息资源和信息服务的日益泛化，使高校图书馆传统的文献信息中心地位受到挑战，图书馆界也在积极寻找图书馆的使命和定位，通过改善资源和提升服务来展示价值。与此同时，各高校正身处高等教育全球化的发展浪潮，管理部门在资源配置、发展规划制定等各种决策中都越来越需要基于数据的信息分析，基于文献的情报调研等一系列服务。目前不少高校图书馆都在原有参考咨询和学科服务的基础上，陆续开展了决策支持服务或面向决策的情报服务，来满足高校管理部门的需求。对图书馆而言，这不仅有助于创新服务内容、发挥资源人力优势，也是图书馆展示服务价值、提高影响力的机会。本文基于文献调研，对当前高校开展决策支持服务的状况进行分析总结，并就高校图书馆开展和深化此项服务提出设想。

1 现状及意义

高校图书馆的决策支持服务，是以管理部门的需求为目标驱动，以图书馆丰富的文献资源、数据资源为基础，图书馆员利用专业的文献搜集技能和情报分析方法，对多渠道信息进行筛选归纳、数据统计、综合分析，形成系统的决策知识产品，供管理部门的决策者在短时间内全面掌握信息，提高决策效率。

1.1 研究现状

现有文献主要从以下角度探讨了决策支持服务:1)从拓展和深化学科服务的角度探讨决策支持服务。如电子科技大学曹学艳从学科服务的角度对职能部门的信息需求进行了分析，并从理念提升、学科馆员职能重建、服务内容拓展三方面入手，探索了面向职能部门信息需求的学科服务拓展;暨南大学史小军从提升学科服务能力的角度，介绍了暨南大学提供学科级、学院级、学校级决策支持服务的实践;南京理工大学崔林介绍了在学科服务中展开的面向学校职能部门的学术和学科评价与分析服务，为学校科研产出和学科评估提供客观数据;北京大学图书馆刘姝结合实践案例，提出从供给侧改革的角度优化图书馆服务体系结构，丰富学科服务内容，提升学科服务水平。2)决策支持服务体系研究。如复旦大学宋洁就决策支持服务的概念、服务内涵、特征等做了具体研究;北京大学图书馆肖珑结合北京大学图书馆转型实践，论述了研究支持服务的定义、核心、总体框架、内容体系及支撑服务平台建设。3)面向高校领导及职能部门的决策支持服务。如南京大学王雅戈以优势学科综合竞争力评价为例，探讨了为高校领导提供专题信息决策支持服务的模式;华东师范大学周健在华东师范大学实践的基础上总结了为管理层提供决策支持服务的背景、思路、具体实施步骤、工作的特色和难点。

另外，图书馆业界的学术会议和研讨会也有很多涉及决策支持服务的学术报告。有的在“双一流”建设的语境下，探讨高校图书馆的决策支持功能;有的从深化服务、职能变革的角度，提出决策支持服务是图书馆事业发展的新增长点。因为参会主讲人多为重点高校图书馆的馆长、决策支持服务的管理人员或从事院校研究的研究人员，所以直观地展示了国内高校图书馆开展决策支持服务的现状、难点和机遇，具有很大的参考和借鉴意义。

1.2 决策支持服务的意义

从目前高校快速发展的现状来看，图书馆为高校管理部门提供决策支持服务对供需双方都有重要意义。

1.2.1 有助于图书馆融入学校发展主流。除了传统的文献资源建设，近些年高校图书馆开展多种形式的服务，嵌入式教学、知识服务、面向科研的学科服务等一系列主动服务，力图体现图书馆的价值。但用户的积极性和参与度不高，没能建立合作、双赢关系，因此即便是重点院校的图书馆也常被作为高校机构中的“弱势群体”被边缘化。例如，为谋求发展，浙江大学提出了“融入主流谋发展，拓展合作促繁荣”的发展思路，把彰显图书馆的特长和优势，跟上高校快速发展进程、开展切实有效的学科服务、扩大图书馆在教研人员和学校的影响力作为学科服务关注的焦点。决策支持服务面向学校各层级的管理与决策，有效地体现图书馆的专业能力，一定程度上更显性地提高图书馆对学校的贡献，提升图书馆在学校的影响力。

1.2.2 从供给侧开拓图书馆服务内容。2016年习总书记提出的“供给侧结构性改革”，从供给侧着力提高供给体系质量和效率。对高校图书馆事业而言，传统服务停滞不前，甚至不断萎缩，图书馆要面对不断变化的用户需求，充分挖掘馆藏资源内涵，寻求与学校需求的契合点，把图书馆服务与大学的战略目标和发展规划紧密结合。决策支持服务是图书馆服务的深化和拓展，使图书馆不仅为教学科研提供文献保障，也参与学校的管理决策。

1.2.3 为高校职能部门决策提供信息支撑。高等教育发展离不开政策制定的科学性和可持续性。但随着高等教育规模的不断扩展，高校已经发生深刻变革。学生规模扩张、学科结构复杂、办学空间扩大等因素都使得大学决策变得越来越复杂。以往基于个人经验、集体合意、方案折中、谈判等的决策模式效率低、主观性强、缺乏有利支撑，已经不适用于现状。当前高校在学科发展规划、人才评估、科研评价等方面都需要数据作为参考和支撑来有效配置财力物力资源。但相关职能部门依靠自身无法全面掌握这些数据，图书馆辅助相关数据的搜集、整理和分析，并运用擅长的文献计量方法提供直观的统计分析结果供相关部门决策参考。同时在基于文献的情报调研、基于科研成果的学科、领域分析方面，相比校内其他部门，图书馆都更能为为学校发展规划提供意见和建议。

2 决策支持服务的需求分析及定位

2.1 高校决策支持服务的需求分析

本文探讨的决策支持服务主要面向高校决策人员，即高校领导及职能管理部门，如各二级学院负责人、校办、人事处、教务处、财务处、科技处、研究生处、党委组织部、党委宣传部等。高校领导及职能部门掌握着全校的教育教学发展方向、学科发展总体规划、师资力量分布、指导和监督各学院等众多具体工作。决策支持服务要多角度、深层次，从校领导和职能部门管理者的角度思考问题。

首先，把校级领导的决策需求作为服务的重点。校领导统筹高校的组织管理工作，要长期关注和研究多方面问题，不仅要把控中央及各级高教政策、高教理论、行业动态、人才需求、相关高校动态等宏观政策及外围环境，还要关注校内学科建设、师资力量、人才培养质量、合作教育等具体工作，从而制定学校的科学发展战略和实施措施。这些研究工作，如果图书馆从信息资源上给予有力支持，则会显著提高工作效率。同时，校领导因从事专业和分管工作的不同，也有个性化需求，且信息需求的目的性、可操作性要求很高。这要求图书馆员协同合作，并借助相关专家的力量，开展持续的跟踪服务，以信息定制和信息推送为主要服务手段。

其次，高校职能部门因工作重点不同，信息需求有各自的侧重点和针对性。从服务内容看，当前服务以基于数据的学科或学术评价为主。由于各职能部门都有非常明确的职能分工，因此服务需求的针对性很强。同样是科研统计数据，科研部门可能侧重于横、纵向多角度的数据分析，不仅是本校，最好还有国内外同类高校的比对数据。人事部门则希望将统计数据落实到个人，方便用作人才考核和评估。

2.2 决策支持服务的特点

基于决策支持服务的需求分析，决策支持服务具有以下特点:1)综合性。信息提供者要能够换位思考，从领导的全局观念出发，针对领导和职能部门关心的重大或紧迫问题，提供既有情况分析，又有对策建议的信息。2)个性化。校内职能部门有各自的职能分工，所需信息不尽相同或各有侧重，针对性非常强。3)时效性。一方面，管理部门的规划、统计等工作具有阶段性，因此信息处理工作也要在规定时间内高效完成。另一方面，有些信息需要领导及时关注或对近期决策有重要影响，如不及时提供，就失去意义，甚至可能成为误导。4)前瞻性。发现未来发展态势将使决策有更前沿的视角和更长远的布局，使决策更具意义。5)准确性。信息的准确性直接影响决策结果，因此有重要意义。

2.3 服务定位

决策支持服务是一项典型的知识服务。通过对决策服务的需求和特点分析，可以确定两个基本的服务方向。

第一，提供“简单且有用”的服务。信息爆炸的时代，决策人员遇到的难题不是信息的匮乏，而是有效信息的相对匮乏。图书馆员通过大量信息的分析研究，去除过于技术性和理论化的信息，集中大量分散信息，为校领导及职能部门提供一目了然的信息或数据，提供解决或借鉴方案，提供精炼的文摘等各种高层次的信息产品。不仅节省领导阅读、理解和利用时间，而且为决策提供参考和佐证。

第二，主动服务。目前大多数领导及职能部门的信息需求，主要依赖下级部门汇报或职能部门自己查找。因为对图书馆的印象多停留在文献信息存储及管理，很少会想到图书馆。高校图书馆应主动地集合馆内优势资源，以馆员的专业知识及素质为主导，以图书馆可用的信息资源为基础，对文献资料进行深度加工，为高校管理者主动提供服务。

3 图书馆开展决策支持服务的主要形式及总结

3.1 主要实践形式

从决策支持服务的内容来看，基于科研数据的科研评估、学科评价和情报分析是较为成熟、规范的服务，在一些高校逐渐变为常规工作。内容基本是利用国内外数据库分析学校、院系的科研成果或学科发展态势，或利用文献计量方法分析研究热点、研究趋势、合作研究等。另外，定题服务或专题调研也是重要内容。

从决策支持服务的形式来看，主要分为主动服务和需求服务，主动服务包括发布学科评价、学科竞争力分析报告、前沿研究报告、出版高教发展专刊等。可以根据需求开发周期性更新的信息产品。需求服务由相关部门提出个性需求，图书馆为用户提供个性化的分析报告，有的可能需要长期跟踪分析。

从决策支持服务的层面来看，可以分为个人层面、学科层面和机构层面。个人层面是开展研究者个人科研成果影响力和科研产出能力分析。学科层面是开展学科影响力评价、国际竞争力分析、学科发展态势、学科研究热点及前沿分析。机构层面通常开展机构、院系的科研生产力、科研影响力、竞争力分析等。

从决策支持服务的深度来看，高校图书馆的决策支持服务可分为以科研数据收集和整理为主的基础数据服务、以事实查询为主的进阶检索服务、以综合研究报告为主的全面分析服务和以前沿性预测为主的深层次挖掘服务。

3.2 实践总结

各高校图书馆对此类服务使用了诸如学科知识服务、文献计量分析服务、决策咨询、情报分析、情报信息服务等名称。尽管名称不尽相同，但主要内容都是将校领导和职能部门的决策信息需求与图书馆工作结合。

第一，数据服务。包括基础数据服务、数据分析报告及对数据深度挖掘产生的趋势或前沿报告。主要内容是对本校科研数据的采集，并将多渠道数据信息进行整合、清洗。数据来源包括论文数据库、网络资源、科研评价数据库、专利数据等。数据服务是开展决策支持服务的关键，是提供决策信息的保障。基于数据分析，可以提供咨询报告、情报服务，如个人成果分析、学科发展报告、学科竞争力分析报告、机构科研成果报告等。更深层次上，借助词频统计、引文分析方法及Excel、SPSS、TDA等数据整理分析工具，还可完成领域热点趋势报告。

第二，数据管理和数据平台建设。在数据服务基础上，通过对数据的组织、存储、元数据标引、规范处理等，建成基于科研成果的校内人才、科研、学科数据共享平台。

第三，基于文献的情报调研和发展战略信息。为学校发展战略的制定、实施、监控、评价提供决策支持，例如汇编最新的国内外教育动态、完成相关调研和分析报告。服务模式有委托咨询、项目合作、主动推送等。

通过文献调研和高校图书馆主页的调查，表1列举了部分高校图书馆开展决策支持服务的主要类型。有些图书馆虽然开展了相应的服务，但没有在图书馆网站等公共渠道有详细揭示，所以此处列举不完全。

表1 各高校开展决策支持服务的类型(不完全统计)

4 图书馆开展决策支持服务的设想

目前国内高校图书馆间在决策支持服务上的差距巨大。有的高校图书馆已经形成了相当成熟的服务模式、服务规范，与职能部门建立长期稳定的合作关系。像上海交通大学图书馆不仅与校内职能部门建立长期稳定的服务，而且与校内的研究院、智库，甚至校外的企业和科研院也有合作，形成校内为主、校外为辅的具有相当规模和相对稳定需求的产品化服务。北京大学图书馆从2015年每年完成的《北京大学科研实力分析报告》《北京大学专利竞争力分析报告》已经在校内形成了极大影响力，成为校领导及职能部门决策的必备依据。这些大学图书馆的成功经验为我们提供了可供借鉴的做法和经验，可从以下几个方面挖掘资源和人力优势，逐步拓展决策支持服务。

4.1 图书馆在数据搜集、数据分析方面大有可为

数据分析的目的是用数据分析所得的信息完善和强化决策者依据自我认知经验所做的判断，帮助大学决策者从传统的依赖主观感受、个人经验、和下达指令等决策方式转变为理性决策和科学决策，也就是所谓的“数据驱动决策”。“数据驱动决策”是指决策者以相关数据分析所得到的信息和证据为依据制定决策一种形式。这是高等教育发展的客观要求和必然趋势。

在这个背景下图书馆因为拥有先天的资源、人力优势，可以成为高校决策支持体系的支撑力量。相比其他部门，图书馆能更加熟练地利用电子资源、检索网络数据、获取论文数据、专利数据等信息，还能运用文献计量统计等方法对数据进行整合、挖掘。

图1 图书馆参与数据驱动决策的运行机制

目前高校图书馆的主要做法是利用Web of Science、ESI等数据库及分析工具，对学校各专业、各类人才及团体的论文发文量、被引频次、发文期刊、专利数等基础数据进行定期或不定期统计，在此基础上为高校领导层及职能部门提供基于数据的多种分析报告，如学科竞争力分析、学科态势分析、科研产出分析、基金立项分析、人才引进与评估等。还可设置对标体系，与国内、国际同类院校做对比分析，使结果有更强的参考价值。这已经成为高校图书馆引人注目的业务增长点。

4.2 学科或领域的发展趋势及预判

除文献计量统计，还有基于词频分析、文本分析等做出的深层次的学科发展预判、学科发展趋势等报告。例如上海交通大学图书馆在2015年历时三个月，发布了八大主题120项颠覆性技术预见。调研首先获取各种数据来源，然后通过抽取热点主题、规范标引、定量分析、词频分析、共现分析、聚类分析的研究方法，做出各领域的分析报告。同济大学图书馆在2015年基于德国专利 数据，从专利活动的时间趋势、全球战略布局、主要创新领域的主体格局分布等入手，解析德国技术创新点的动力与源泉。这些基于数据的深层分析工作，不仅使图书馆的学科服务工作更为主动，也使决策支持服务更具前瞻性。

4.3 参与高校智库建设

面向决策，图书馆拥有资源、专业、平台优势，可以联合校内专家及研究所共建智库，并参与智库研究项目，提供高质量的研究报告。高等教育研究所、学科办、发规处等部门的职责是为学校高教发展建言献策，实际充当了学校智库的角色。图书馆可以与这些部门寻求合作，在图书馆擅长的计量分析和优势资源方面为智库提供信息支撑。除了校内，图书馆还可以参与校外面向政府部门的智库建设，提供政治、经济、科技、社会等各方面的政策扫描及调研报告等。中国社科院图书馆智库服务、上海图书馆的产业智库项目、国家图书馆的立法决策服务等都是成功的经验。当然这对图书馆资源及人力的要求都更高，应当成为图书馆努力的方向。