浅谈科研档案数字化的管理研究

李月华

(中国科学院微电子研究所 北京 100000)

在信息技术出现与普及之前，我国的科研档案都是以纸质、光盘的方式得以保管的。在档案管理工作中，相关人员需要定期进行档案修复，在相应的登记表中记录每一份档案资料的借用情况。但是，不管人们做得多么完善，都很难避免天气、摩擦、汗液等外界因素对科研文献的损害，甚至有相当一部分科研文献因为空气湿度多大而出现了发霉问题，缩短了科研文献的使用寿命。另外，随着人们科研文献的增多，单纯依赖纸质管理是难以扩充文献资源库的。随着信息技术的出现与普及，人们学会以数字化档案资源库来管理常规文献，定期在资源库中输入相应的文献信息，通过多次校正保证文献资料的正确性，由此降低外界因素对科研文献的损伤程度。同时，人们所研发出的云储存、网盘存储等信息技术也大大拓展了文献资料的数量，最大程度上消除了时空的不利影响。

一、建立完善的档案管理制度

完善的档案管理制度是优化科研文献数字化管理工作的基本依据。信息技术研发人员与科研工作人员的档案项目划分得越细，就越能实现精细管理。不管是哪一个科研行业，与其有关的分部门都会使用相关文献资料，而且一个科研工作单位也不可能只做一个科研项目，所以我们必须要建立完善的档案管理项目，通过相应的管理制度规范每一个科研人员的文献借用与录入行为。

为了建立完善的档案管理制度，科研工作人员应该结合自己的工作需求与发展前景整理与分类科研文献资料，由信息技术开发人员根据本单位的实际工作需求设立相应的文献项目，然后档案部门明确各个岗位的职责分工，比如由主管负责审核各个科研文献的借用、收录证明，科研工作文献资料整理员负责在数字化平台上及时录入信息，定期更新平台信息，等等。

二、实现异质与异地的备份保存

虽然以数字化信息平台管理科研文献是一种安全性很高的管理举措，但是为了避免意外发生，科研单位档案室还应该实现异质与异地备份保存管理制度，同时利用纸质档案与数字档案完善科研资料的管理行为。在网络应用过程中，很可能会发生一些意外行为，比如电脑死机、电脑关系、被各类病毒入侵、停电等，如果没有备份资料，那么很可能会丢失重要文献，所以应以备份管理降低意外的损伤度。

目前我所承担了《中国科学院院属单位数字档案室建设试点》工作，由于刚刚启动初期，以纸质管理与电子管理两种管理方式并行的方式来管理本单位的科研文献资料。但是，由于纸质文献资料的管理工作过于繁琐，所以会选择特色资源，也就是一些重点资料与核心科研项目展开双重管理，还会有专门的信息中心工作人员负责管理与维护这些科研档案的具体信息，尽量延长科研资料的寿命期。另外，虽然本单位并不提倡工作人员以私人形式备份科研资料，但是也允许工作人员在取得领导审核同意之后，以U盘、网盘等形式将科研文献资料上传到自己的私人资料储备软件之中，但是会定期排查，保证本单位的科研资料是安全的、保密的。通过多种资料保管活动，本单位几乎很少会出现因为停电、断网、死机等因素丢失文献的行为问题。

三、做好网络安全排查工作

说到数字化、网络化，一个不可避免的因素便是网络安全问题。如果档案室侵入了外来人员，或者黑客、电脑技术较高的工作人员侵入了本科研室的档案系统，都可能会发生档案被盗的问题。对此，在促使科研文献数字化改革的活动进程中，信息中心、课题组、科研管理人员应该主动做好安全排查工作，保护数字档案的安全性，尽可能减少不安全因素的发生。

在本单位，机房是信息管理的主要地点，也是本单位的重点监控地域。为了防止意外与危险，本单位在机房设置了监控报警系统、配电系统与防雷接地系统地等等，二十小时地监督机房工作人员的具体行为。在档案管理系统中，本单位还将专门邀请专业人员来安装防病毒侵入软件，不断升级平台安全系数。另外，如果要进入数字化档案管理室，本单位工作人员还需提供使用申请，由其部门领导和相关部门领导审核，然后由档案管理员亲自操作，通过特殊指令调动文献资料提供查询工作。

总而言之，科研档案数字化的管理改革是顺应时代发展潮流而展开的一系列改革探索，是实现我院档案工作转型升级和长远发展的必由之路，也是“十三五”期间档案工作的重要任务。采取有效的工作方法和技术手段收集、保存科研、日常工作形成的具有留存价值的、原生性的信息记录，变“资源总库”为“知识宝库”，解决新形势下的社会记忆的留存问题。便于科研人员及时合理收集整理材料，做好分类，便于项目档案的管理、开发与利用。能够有效降低传统档案管理工作的开展难度，便于档案管理员及时录入信息、更新科研资料，延长科研档案的管理寿命，提高科研档案管理工作的组织效率。