中职学校资助资金管理问题分析及完善建议

（江苏省如皋第一中等职业学校财务科 江苏·如皋）

一、引言

从2007年起，国家助学政策遍及中等职业学校，学生的资助资金目前有以下形式：政府奖学金、国家助学金以及免学费等，同时各类资助政策的出台和执行能够尽可能帮助到情况不同的学生。但是，随着许多地区秋季免学费新政策的实施和扩大对受助学生的范围，使资助资金管理一些问题渐渐凸显，如资助资金的安全、使用情况、学术资助档案管理检查评估等方面存在着一些问题。

二、中等职业学校资助资金管理存在问题

1.资助专项管理工作及专项管理人员的缺乏

完善的资助管理系统是资助工作顺利落实的基础，一套科学有效的流程能有效解决资助过程中遇到不必要的麻烦。一般来说，资助资金下发到所资助学生手中要经过学生申请、班主任签字、学校审批、校内公示、资金发放和学生签字等一系列步骤，但许多中等职业学校并没有给资助工作设立专项部门或专项人员负责，简单交由班主任或任课教师负责，而大多数教师没有经过专业讲解培训，对资助政策不了解，有的教师忙于其他事务而使责任心下降，这就导致资助体系尾端重要环节的缺失。同时，学校没有固定的资助管理人员或部门，使资助管理经验不能得到有效传承，这也就难以保证资助管理工作是否到位，效率是否提高。

2.资助评审流程与资格审核不规范

满足资助条件的学生在对助学资金进行申请的过程中，申请表以及相关要求的有效复印件是不可缺少的。然而在上级的检查环节中出现以下问题：一是部分学校没有按照制度要求申请者填写“国家助学金申请表”；二是申请者所上交的材料审核期不在要求范围内，或是有些学校为了减少手续而不对学生所交的证明材料有期限的要求，例如可以使用以前的证明复印件；三是部分学生在申请过程中缺少班主任的签字审核环节，缺少学校有关部门的部门印章，仅有资助部门的统计表也通过了资助资格审核，得到资助名额；四是在申报统计环节中，将没有获得中职学校全日制正式学籍的学生也算入申报数额中。这些问题的出现大部分是由于学校资助工作人员没有严格遵守政策要求收取申请者的申请材料，在复查申请者资料时没有按照规定执行审查，对于资助政策缺少正确的理解，通过主观理解随意审核材料和对资金随意的发放，造成资格审核环节形式化，随意性较大。

3.助学金发放存在延时，导致资金滞留构成资金结余

根据要求，国家助学金要以每月打卡的方式将资金发放到学生资助卡中，针对能够免学费的学生而言，学校可以采取直接免除学费，或是通过先收费再退款的方式现实受助对象的学费减免。在这些环节和过程中，资助管理组织没有将受助人的相关信息在规定的时间范围内转交到财务手上，而后财务方面也在信息传递给资助部门方面存在延时现象，从而导致了财务部门指掌握部分受资助学生的信息，不能在第一时间内把资助资金发放到学生的资助卡上，对于已收学费的退还存在延时，造成学校账面的年终结余较大。由于学校相关部门对政策要求方面出现理解差错，同时又缺乏对到账资金的重视，此外还说明了学校的学生资助部门以及财务部门之间缺少高效的沟通和配合。

4.财务核算存在漏洞，助学金与免学费资金混用

一些有关资助政策的规定，区（县）所属的中等职业学校的国家助学金以及学费将由市、区（县）级分别承担50%，而这些资助来源都从国库集中支付。有些地区政策则规定区（县）所属的中等职业学校的国家助学金以及免学费全由区（县）级单位负担，属于国库集中支付范畴。这笔资金直接下发学校，而学校也必须保证专款专用。但在这个过程中，我们也发现了一些问题：一是市区县分属资金的混合使用；二是助学金和免学费资助资金混合使用，一般来说，助学金和免学费资助资金发放时间不一致，部分学校直接用预拨的助学金支付免学费，这给财务部门带来很大的工作压力，同时也使得账面资金难以得到有效监管，资助资金的剩余不能清晰反映，资助资金管理不科学。

5.资助对象信息管理存在纰漏，资助档案管理不完善

由于校区分散的原因造成学校在资助信息管理工作方面较为零散，一些长时间缺席课堂教学或者是没有完成转学手续办理但是仍有学籍的受助学生管理上存在漏洞。一些相关政策规定，当受助学生出现转学、退学等异态时，不仅要把相关的书面资料信息进行存档，同时还要把该人员的受助范围、受助等级进行调动。按照要求，学校要对这类资助发生变化的信息进行重新认定和审查，然而部分学校没有及时获取学生最新审核的证明材料，造成获助学生的信息无法实现更新。除此之外，部分学生的“中职学生资助卡”丢失后，没有到财务部门进行相关信息的登记，而使得助学金的发放存在问题。

三、中职学校资助资金管理完善相关建议

1.构建资助工作领导组织，组建专业资助管理小组

中职学校要依照资助政策和相关规定来开展工作，构建完善学校资助资金管理体系，执行分管校长责任制，建立独立的资助管理组织，设立专业的学生资助管工作小组，同时每个岗位安排专业的资助管理人员将学生资助工作进行具体落实。同时要实施岗位责任制，清晰了解各岗位工作员工的职责，将管理责任具体化，发挥国家中职学校的资助资金作用，让需要帮助以及符合资助的学生得到资助，使资助政策得到有力执行。

2.加强资助政策宣传手段，推动资助与育人的高效结合

学校要提高对国家资助政策的宣传水平，可以通过在学生入学前的招生简章上填写相关内容，并且将其与学校的录取通知书一同发放给学生，一定程度上加大了学生及学生家长对资助政策的了解，实现信息的有效宣传。在日常的教学生活中，学校可以通过开展讲座、出黑板报、班会、发放通知等方式对资助政策进行宣传，可以让学生更好地对资助政策有所了解，实现资助政策公开化。此外，在受助学生之间要进行感恩励志教育，让受助学生懂恩、感恩、奋进以及对社会进行回报，从而推动资助与教育两者的有效结合。

3.资助审核程序规范透明，资助政策严格落实

在学生资助工作过程中，学校要严格按照相关资助政策进行。一是审核程序规范透明，相关评审程序细化有效，从最开始的学生申请、班级评议、学校审查、公示名单等各个环节要公开，同时，为保证审核结果公平公正，对资助标准、资助对象与其资助等级金额必须公开；二是加强审核部门的责任意识，用对学生和学校负责的态度，服务于资助学生，积极耐心的解答相关咨询学生。另外，为防止有关部门私自挪用资助款项，学校财务可直接与银行对接，统一为学生办理“中职学生资助卡”，通过银行系统确保资助资金及时发放至学生手中。

4.相关部门协作配合，使资助工作有效进行

资助部门和财务部门之间的协调配合是学校资助工作顺利有序开展的重要环节。两个部门不能简单地完成各自任务，而要互相配合，这能大大提高资助工作的效率，减少差错，也能互相监督。首先，资助部门就资助人数与资助名单、资助金额等数据及时向财务部门提交，同时也要时刻注意受助学生的相关信息，资助金额是否到位，协调财务部门做好登记。其次，财务部门就资助结果信息及时向资助部门反馈，防止资助结果出现偏差，如资助金额是否到位、金额是否相符。两个部门的协调机制可以通过制定相关制度确定下来，资助部门与财务部门是资助评审和资助资金发放不容出错的地方，两个部门有序协调可以有效纠正资助工作开展过程中出现的不必要的错误，这也有利于学校资助工作公平公正、科学有效，使资助资金管理更加完善。

5.加强财务核算，促进资助资金效益提升

一般来说，学校应定期检查资助资金管理制度，严格核算专项资金，及时发现资助过程中出现的漏洞，减少制度错误带来的损失。对没有资助资金管理制度的学校要认真参考有关政策和其他学校制度，制定符合本校实际的资助资金管理制度。制度中的财务核算管理办法，要注意以下几点：一是分类清楚明细，对各项资助资金按照分类专项核算；二是财务部门认真核算资助部门提供的资助对象名单；三是对银行回执单要认真检查，对有漏发、错发的及时与资助部门沟通反馈。

6.加快资助档案信息化建设

许多中职学校开始推进资助档案信息化建设，建立健全学校信息网站，同时注意纸质版的存档。资助档案信息化建设前提是完善资助信息档案管理制度，对受助学生申请表、资助情况、受理情况等重要资料进行保管，保证有需要时可以随时查看。同时，资助档案信息化有利于学生相关信息变动时，如在校情况变动、证明材料审核期限核查等，资助部门能有效处理，未来资助申请将会是网上申请、网上审核通过、网上评审等信息化管理。许多学校正在进行这方面的建设规划，但现在更多的是网上纸质同时办公，以纸质为主。因此，资助档案管理制度的完善能有效对资助资金和资助对象进行管理。

四、结语

中职学校资助资金科学管理、有效落实，有利于受助学生顺利结业，也有利于提高中职学生技能培养，对国家推进中职教育政策、培养职业技术人才具有重要的促进作用。应该培训入职专业的资助管理员工，增加向公众的提供资助政策的咨询频率，加强对资助程序审核制度的建立，强化各个环节之间的联系以及配合，对资金的财务预算严格控制，使资助资金产生更大的效益。